Bagaimana Cara Menambahkan Karyawan Baru / Add New Employee (Tampilan Baru)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara menambahkan karyawan baru atau request untuk menambah karyawan baru beserta seluruh informasi karyawan yang diperlukan. Bagian ini akan terdapat empat pembahasan terkait langkah penginputan informasi karyawan baru. Namun, sebelumnya pastikan Anda telah mengatur limitasi kuota karyawan, atau klik di sini untuk penjelasannya. 

Berikut langkah-langkahnya.

  1. Masuk ke menu Employees, kemudian pilih Employee directory.
  2. Klik “Add Employee”, lalu, klik “Add New Employee”.
    blobid1.png

    Penting
    Tombol “Add Employee” dapat berubah menjadi tombol “Request employee” yang mana menjadikan adanya keharusan approval Anda untuk melakukan action add employee pada role tertentu. Fitur ini dapat diaktifkan pada pengaturan approval.
    1. Untuk melakukan Request employee, klik “Request employee”.
    2.png2. Anda dapat memilih “Request” dan klik Add new employee. Kemudian, Anda dapat memantau status approval request tersebut pada daftar di bawah. Jika Anda perlu panduan untuk melakukan request add employee secara massal, baca di sini.
    3_1_.png

  3. Selanjutnya, Anda akan diarahkan pada halaman penginputan informasi employee. Terdapat empat bagian data yang perlu Anda lengkapi, yaitu Personal Data, Employment Data, Payroll dan Invite Employee.
    2022-11-22_10_26_55.jpg

A. Personal Data

Pada bagian pertama Anda akan diarahkan kepada halaman Personal Data, halaman ini berisi Informasi personal karyawan baru. Untuk menginput Personal Data, berikut langkah-langkahnya.

    1. Klik "Name" untuk mengisi nama depan dan nama belakang karyawan sesuai dengan kartu identitas.
      2022-11-22_10_26_56.jpg
    2. Klik "Email" untuk mengisi email karyawan.
      2022-11-22_10_26_57.jpg

      Email ini digunakan untuk aktivasi akun ESS dan notifikasi dari sistem Talenta.

    3. Klik "Mobile Phone" untuk mengisi nomor telepon seluler karyawan dan "Phone" untuk mengisi nomor telepon rumah karyawan.
      2022-11-22_10_26_58.jpg
    4. Klik "Place of Birth" untuk mengisi tempat lahir pada kartu identitas dan "Birth Day" untuk mengisi tempat lahir pada kartu identitas. 
      2022-11-22_10_26_59.jpg

      Informasi ini berfungsi sebagai password default ketika karyawan pertama kali membuka payslip.

    5. Klik "Gender" untuk mengisi jenis kelamin karyawan dan "Marital Status" untuk mengisi status perkawinan karyawan.
      2022-11-22_10_26_51.jpg

      - Gender akan mempengaruhi jenis cuti yang menjadi hak karyawan berdasarkan ketentuan pemerintah, misal: cuti melahirkan.
      - Marital Status dapat digunakan untuk rumus membuat formula, misalnya tunjangan/potongan yang nominalnya diatur berdasarkan status perkawinan.

    6. Klik "Blood Type" untuk mengisi jenis golongan darah karyawan dan "Religion" pilih agama karyawan. 
      2022-11-22_10_33_41.jpg

      Religion akan digunakan untuk melakukan perhitungan THR berdasarkan hari raya keagamaan.

    7. Pada "Identity & address" isikan NIK (NPWP 16 digit) dan Passport number pada kolom-kolom berikut.
      1.png

      Pastikan NIK dan NPWP 16 Digit telah tersinkronisasi.

    8. Klik "Passport expiry date" untuk mengisi tanggal kadaluarsa paspor pada karyawan dan "Postal Code" untuk mengisi Nomor kode pos alamat tempat tinggal pada kartu identitas.
      2.png
    9. Klik "Citizen ID Address" untuk mengisi Alamat tempat tinggal pada kartu identitas.
      2022-11-22_10_33_44.jpg
    10. Klik "Residential Address" untuk mengisi alamat tempat tinggal saat ini (domisili). Aktifkan checkbox Use as residential addres bila alamat domisili sama dengan alamat tempat tinggal pada kartu identitas. 
      2022-11-22_10_33_45.jpg
    11. Setelah semua personal data diisi dengan baik dan lengkap, klik “Next”.
      Add_Emp_13.png

B. Employment Data

Setelah itu, Anda akan diarahkan ke halaman Employment Data, employment data ini berisi tentang data karyawan di perusahaan, seperti employee id, job position, job level, dan yang lainnya. Untuk menginput Employment Data,berikut langkah-langkahnya.
APPL31.png

Keterangan:

No. Nama Kolom Deskripsi
1 Employee ID Isikan nomor identitas karyawan. Nomor ini bersifat unik dan berbeda bagi setiap karyawan. Format penomoran dapat diatur sesuai ketentuan perusahaan.

Jika Anda melakukan tindakan request atas penambahan employee, dan ternyata request tersebut di-cancel atau di-reject, makan employee id tersebut akan dapat digunakan kembali oleh karyawan yang lainnya.

2 Barcode Isikan nomor absen karyawan di mesin fingerprint yang bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan.
3 Join date Isikan tanggal karyawan bergabung ke dalam perusahaan.
4 Employment status Isikan status kepegawaian karyawan, yang meliputi status (default) Permanent, Contract, Probation.
5 Structure Grouping Isikan grup struktur organisasi perusahaan.
6 Sign date Bila Anda memilih status Permanent, maka Anda harus mengisi tanggal sign date pada kolom yang tersedia dibawah. tanggal karyawan

- Bila Anda memilih status Contract atau Probation, maka Anda harus mengisikan tanggal berakhirnya masa kontrak atau masa percobaan. Bila Anda ingin menambahkan kategori Employment Status, Anda dapat lihat penjelasannya di sini.
- Tanggal Join Date dapat berpengaruh pada aturan payroll sesuai dengan ketentuan perusahaan, misalnya aturan prorate gaji.

7 Branch Isikan cabang perusahaan di mana tempat karyawan tersebut bekerja.
8 Organization Isikan nama departemen apakah karyawan tersebut akan bekerja.
9 Job level Isikan tingkatan jabatan karyawan tersebut.
10 Job position Isikan posisi jabatan karyawan tersebut.

- Pilihan ini akan mempengaruhi setting jalur persetujuan (approval) yang berlaku.
- Gunakan tombol “Add New Job Position” untuk menambahkan jabatan baru (jika ada).

11 Grade Pilih status golongan karyawan dimana umumnya terkait dengan skema penghasilan dan tunjangan karyawan (misal: golongan IV).
12 Class Pilih kelas karyawan dimana umumnya terkait dengan skema penghasilan dan tunjangan karyawan (misal: IVA).
13 Schedule Isikani jadwal kerja rutin karyawan.
14 Division Isikan divisi karyawan tersebut.
15 Approver line Pilih direct approver (atasan langsung) karyawan saat mengajukan beberapa permintaan, seperti cuti dan sebagainya.
16 Manager Pilih manager karyawan tersebut yang mana akan terlihat di susunan organisasi perusahaan (Organization chart).

C. Payroll

Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman Payroll payroll berisi tentang data penggajian karyawan di perusahaan. Untuk menginput payroll data, berikut langkah-langkahnya.

  1. Klik "Basic Salary" untuk mengisi gaji pokok yang diterima oleh karyawan dan "Salary Type" untuk mengisi apakah basic salary tersebut untuk satu bulan atau satu hari.
    2022-11-22_10_50_31.jpg
  2. Klik "Payment Schedule" untuk mengisi periode pembayaran gaji karyawan dan "Prorate Settings" untuk mengisi tipe prorate karyawan sesuai ketentuan perusahaan.
    2022-11-22_10_50_32.jpg

    Pada Payment Schedule Opsi yang muncul pada kolom ini mengikuti setting yang telah dibuat pada menu Payroll Configuration > Payment Schedule

  3. Klik "Allowed for Overtime" untuk mengisi status lembur bagi karyawan dan "Overtime Working Day Default" untuk mengisi kebijakan overtime yang berlaku untuk hari kerja.
    2022-11-22_10_50_34.jpg

    Pada Allowed for Overtime bila dipilih Not Eligible, maka karyawan tidak bisa mengajukan lembur dan tidak ada tab Overtime pada Employee Info.

  4. Klik "Overtime Day Off Default" untuk mengisi kebijakan overtime yang berlaku untuk hari libur dan "Overtime Nasional Holiday Default" untuk mengisi kebijakan overtime yang berlaku untuk hari libur nasional.
    2022-11-22_10_50_35.jpg
  5. Kemudian, lengkapi bagian pembayaran payroll.

    No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
    1. Split payment Aktifkan metode pembayaran split payment dengan klik “Activate” atau matikan dengan klik “Not activate”.
    2. Split payment policy Jika Anda memilih “Activate” pada Split payment, maka Anda dapat memilih split payment policy di sini.
    3. Transfer to Pilih bank apa yang digunakan karyawan untuk pembayaran payroll.
    4. Account number Masukkan nomor rekening karyawan tersebut.

    Akan terdapat tanda centang hijau apabila nomor rekening benar dan terdaftar.

    5. Account holder name Nama pemegang nomor rekening akan secara otomatis muncul di kolom ini.
    6. Add account

    Tombol ini dapat Anda klik jika terdapat lebih dari 1 (satu) akun rekening karyawan untuk pembayaran payroll dan Anda telah mengaktifkan Split payment.

    - Karyawan dapat memiliki maksimal 3 akun rekening untuk payroll.
    - Hapus informasi rekening dengan klik ikon “tempat sampah”.

  6. Selanjutnya, lengkapi data perpajakan karyawan pada kolom - kolom yang tersedia.

    No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
    1. NPWP 15 digit (old) Isi NPWP lama dengan 15 digit di kolom ini.
    2. NPWP 16 digit (new)

    Isi NPWP baru dengan 16 digit di kolom ini.

    Pada NPWP bila kolom ini tidak diisi maka karyawan akan dikenakan tarif pemotongan pajak penghasilan 20% lebih tinggi.

    3. PTKP status Isi status Pendapatan Tidak Kena Pajak bagi karyawan di kolom ini.
    4. Tax method Isi tipe perhitungan pajak sesuai ketentuan perusahaan di kolom ini.
    5. Tax salary Isi tipe pembayaran gaji bagi karyawan di kolom ini.
    6. Taxable date Isi tanggal mulai pengenaan pajak bagi karyawan di kolom ini.

    Pada Taxable Date bila kolom ini tidak diisi, maka tanggal mulai pengenaan pajak akan mengacu pada join date.

    7. Employment tax status

    Isi status pajak karyawan di kolom ini.

    Status pajak karyawan yang dipilih berpengaruh pada skema perhitungan PPh 21.

    8. Beginning netto Isi jumlah penghasilan neto periode sebelumnya (bagi karyawan transfer atau join di pertengahan tahun) di kolom ini.
    9. PPH21 paid Isi jumlah PPh 21 periode sebelumnya yang telah dibayarkan (bagi karyawan transfer atau join di pertengahan tahun) di kolom ini, apabila ada.
  7. Klik "BPJS Ketenagakerjaan number" untuk mengisi nomor kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan "BPJS Ketenagakerjaan Date" untuk mengisi tanggal dimulainya perhitungan BPJS Ketenagakerjaan bagi karyawan.
    2022-11-22_10_50_56.jpg

    Bila kolom BPJS Ketenagakerjaan Date tidak diisi, maka tanggal mulai perhitungan akan mengacu pada join date.

  8. Klik "NPP BPJS Ketenagakerjaan" untuk mengisi pilihan konfigurasi JKK sesuai ketentuan perusahaan. 
    2022-11-22_10_50_57.jpg

    Pilihan yang muncul pada field ini sesuai dengan tarif JKK per lokasi kantor yang sudah diatur pada menu Company Configuration.

  9. Klik "BPJS Kesehatan Number" untuk mengisi nomor kepesertaan BPJS Kesehatan dan "BPJS Kesehatan Date" untuk mengisi tanggal dimulainya perhitungan BPJS Kesehatan bagi karyawan.
    2022-11-22_10_50_58.jpg

    Bila kolom BPJS Kesehatan Date tidak diisi, maka tanggal mulai perhitungan akan mengacu pada join date.

  10. Klik "BPJS Kesehatan Family" untuk mengisi jumlah tambahan tanggungan BPJS Kesehatan yang diperlukan. 
    2022-11-22_10_50_59.jpg

    Kolom ini diisi bila karyawan menanggung BPJS Kesehatan untuk keluarga selain istri dan 3 orang anak, misalnya: ayah dan ibu mertua.

  11. Klik "BPJS Kesehatan Cost" untuk mengisi pilihan konfigurasi BPJS Kesehatan sesuai ketentuan perusahaan.
    2022-11-22_10_50_12.jpg

    - By Company: Persentase BPJS Kesehatan yang menjadi bagian karyawan diberikan tunjangan oleh perusahaan.
    - By Employee: Persentase BPJS Kesehatan yang menjadi bagian karyawan ditanggung oleh karyawan sendiri.
    - Default: Konfigurasi BPJS Kesehatan mengikuti setting perusahaan pada menu Payroll Configuration.

  12. Klik "JHT Cost" untuk mengisi pilihan konfigurasi JHT sesuai ketentuan perusahaan.
    2022-11-22_10_50_13.jpg

    - By Company: Persentase JHT yang menjadi bagian karyawan diberikan tunjangan oleh perusahaan.
    - By Employee: Persentase JHT yang menjadi bagian karyawan ditanggung oleh karyawan sendiri.
    - Not Paid: Perusahaan tidak mengikuti program JHT.
    - Default: Konfigurasi JHT mengikuti setting perusahaan pada tab Payroll Configuration.

  13. Klik "Jaminan Pensiun Cost" untuk mengisi pilihan konfigurasi JP sesuai ketentuan perusahaan.
    2022-11-22_10_50_14.jpg

    - By Company: Persentase JP yang menjadi bagian karyawan diberikan tunjangan oleh perusahaan
    - By Employee: Persentase JP yang menjadi bagian karyawan ditanggung oleh karyawan sendiri.
    - Not Paid: Perusahaan tidak mengikuti program JP.
    - Default: Konfigurasi JP mengikuti setting perusahaan pada menu Payroll Configuration.
    Batas atas Jaminan Pensiun efektif per Maret 2020 adalah 8.939.700

  14. Klik "Jaminan Pensiun Date" untuk mengisi tanggal dimulainya perhitungan Jaminan Pensiun bagi karyawan. Bila kolom ini tidak diisi, maka tanggal mulai perhitungan akan mengacu pada join date.
    2022-11-22_10_50_16.jpg
  15. Setelah semua payroll data diisi dengan baik dan lengkap, klik “Submit”.
    Add_Emp_42.png

D. Invite Employee

Setelah mengisi personal data, employment data dan payroll kini data karyawan baru Anda sudah berhasil tersimpan pada aplikasi talenta. Selain itu, Anda juga dapat langsung mengundang karyawan untuk menggunakan akun Talenta ESS (Employee Self Service). 

Pada halaman Invite employee, Anda akan melihat tampilan Invite employee seperti berikut.
INVTLT1.pngKeterangan:

No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi
1 Invite to access Talenta Centang untuk memberikan undangan email akses Talenta kepada karyawan tersebut.
2 Set onboarding Centang untuk mulai mengatur Onboarding, yaitu proses orientasi karyawan yang dapat Anda sesuaikan menurut kebutuhan Anda. Anda dapat mengatur tugas - tugas dan dokumen - dokumen tertentu yang harus diselesaikan oleh karyawan baru tersebut.

Penting
Dengan mencentang Set onboarding, Anda akan diarahkan langsung ke halaman Onboarding dengan karyawan yang berstatus Ready to onboard. Untuk mempelajari tampilan halaman Onboarding, klik di sini.

3 Submit & add other Klik untuk menambahkan karyawan baru lainnya dan sebuah pop-up muncul. Anda dapat menambahkan karyawan baru pada bagian yang ditandai, kemudian klik “Send”.
INVTLT2.png

Anda juga dapat mencentang Set onboarding di sini. Lihat penjelasan tentang Set onboarding pada tabel baris nomor 2.

4 Submit Klik untuk mengirimkan undangan email akses Talenta kepada karyawan tersebut.

Demikian penjelasan mengenai cara menambahkan karyawan baru. Untuk menambahkan karyawan baru secara massal, klik di sini.