Pada bagian ini, Anda akan mempelajari cara menambahkan karyawan baru atau request untuk menambah karyawan baru beserta seluruh informasi karyawan yang diperlukan. Bagian ini akan berisi empat pembahasan terkait langkah penginputan informasi karyawan baru. Namun, sebelumnya pastikan Anda telah mengatur limitasi kuota karyawan, atau klik di sini untuk penjelasannya.

Berikut langkah-langkahnya.

1. Masuk ke menu Employees, kemudian pilih Employee directory.
   

2. Klik “Add Employee”, lalu, klik “Add Employee”.
   

   Penting
   Tombol “Add Employee” dapat berubah menjadi tombol “Request Employee” yang menjadikan approval Anda suatu keharusan untuk melakukan action “Add Employee” pada role tertentu. Fitur ini dapat diaktifkan pada pengaturan approval.
   1. Untuk melakukan Request employee, klik “Request employee”.
   2. Anda dapat memilih “Request” dan klik Add new employee. Kemudian, Anda dapat memantau status approval request tersebut pada daftar di bawah. Jika Anda perlu panduan untuk melakukan request add employee secara massal, baca di sini.
   

3. Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman penginputan informasi employee. Terdapat empat bagian data yang perlu Anda lengkapi, yaitu Personal Data, Employment Data, Payroll dan Invite Employee.
   

A. Personal Data

Pada bagian pertama, Anda akan diarahkan ke halaman Personal Data. Halaman ini berisi informasi personal karyawan baru. Untuk menginput Personal Data, berikut langkah-langkahnya.

1. Isi nama depan dan nama belakang karyawan sesuai dengan kartu identitas.
   

2. Isi alamat Email di kolom berikut.
   
   

   Sistem akan mengirimkan email aktivasi ke alamat email karyawan tersebut.

3. Isi nomor telepon karyawan di kolom Phone number dan tambahkan (opsional) nomor telepon lainnya di kolom Additional phone number.
   

4. Isi tempat kelahiran di kolom Place of birth (opsional) dan tanggal lahir di kolom Birthdate.
   

   Informasi ini berfungsi sebagai password default ketika karyawan pertama kali membuka payslip.

5. Pilih salah satu Gender pada opsi yang tersedia, kemudian pilih status perkawinan karyawan di kolom Marital status.
   
   

   - Gender akan memengaruhi jenis cuti yang menjadi hak karyawan berdasarkan ketentuan pemerintah, misalnya: cuti melahirkan. Sehingga, wajib untuk memilih salah satu opsi yang tersedia.
   - Marital Status dapat digunakan untuk membuat rumus, misalnya tunjangan/potongan yang nominalnya diatur berdasarkan status perkawinan. Sehingga, wajib untuk memilih salah satu opsi yang tersedia.

6. Pilih salah satu golongan darah di kolom Blood Type dan agama karyawan tersebut di kolom Religion.
   
   

   Religion akan digunakan untuk melakukan perhitungan THR berdasarkan hari raya keagamaan. Sehingga, wajib untuk memilih salah satu opsi yang tersedia.

7. Pada "Address and Identity", pilih salah satu negara atau kewarganegaraan karyawan ini pada kolom Country/Nationality, kemudian isi Nomor Identitas Kependudukan karyawan di kolom Citizen ID.
   
   

   Penting
   Untuk penduduk Indonesia, Anda dapat mengisi kolom Citizen ID dengan NIK (NPWP 16 digit), pastikan NIK dan NPWP 16 Digit telah tersinkronisasi.

8. Klik "Passport expiry date" untuk mengisi tanggal kedaluwarsa paspor pada karyawan dan "Postal Code" untuk mengisi Nomor kode pos alamat tempat tinggal pada kartu identitas.
   

9. Isi kolom Citizen ID Address dengan alamat tempat tinggal pada kartu identitas.
   

10. Isi nama wilayah pada kolom State / Province / Region, isi nama kota pada kolom City, serta masukkan kode pos yang sesuai pada kolom Postal code. Jika alamat domisili karyawan saat ini sama dengan alamat yang tertera pada kartu identitas resmi, Anda dapat langsung mencentang kotak pilihan Use citizen ID address as residential address agar kolom Residential address di bawahnya terisi secara otomatis tanpa perlu mengetiknya kembali secara manual.
    

11. Isi nomor paspor resmi yang masih berlaku pada kolom Passport number, lalu pilih tanggal kedaluwarsa paspor menggunakan fitur kalender pada kolom Passport expiration date, kemudian tentukan tanggal penerbitan paspor pada kolom Passport date of issue, dan langkah terakhir adalah memilih negara tempat paspor tersebut diterbitkan melalui menu dropdown pada kolom Passport country of issue. 
    

12. Pilih jenis izin tinggal atau visa karyawan melalui menu dropdown pada kolom Visa type, kemudian isi nomor visa resmi yang sah pada kolom Visa number, lalu tentukan tanggal kedaluwarsa dokumen menggunakan fitur kalender pada kolom Visa expiration date, setelah itu pilih tanggal penerbitan visa pada kolom Visa date of issue, dan langkah terakhir adalah pilih negara yang mengeluarkan dokumen tersebut melalui menu dropdown pada kolom Visa country of issue.
    

13. Setelah semua personal data diisi dengan baik dan lengkap, klik “Next”.
    

B. Employment Data

Langkah berikutnya, Anda akan langsung diarahkan menuju halaman Employment Data. Pada halaman ini, Anda dapat mengisi data yang dibutuhkan secara lengkap mengenai kepegawaian karyawan tersebut, seperti Employee ID, Join date, dan informasi penting lainnya.

1. Ikuti langkah-langkah di bawah ini.
   

Keterangan:

No.	Nama Kolom	Deskripsi
1	Employee ID	Isikan nomor identitas karyawan. Nomor ini bersifat unik dan berbeda bagi setiap karyawan. Format penomoran dapat diatur sesuai ketentuan perusahaan. Jika Anda melakukan tindakan request atas penambahan employee, dan ternyata request tersebut di-cancel atau di-reject, maka employee id tersebut akan dapat digunakan kembali oleh karyawan yang lainnya.
2	Barcode	Isikan nomor absen karyawan di mesin fingerprint yang bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan.
3	Group structure	Isikan grup struktur organisasi perusahaan. Maka, beberapa kolom akan secara otomatis terisi sesuai dengan konfigurasi Group structure yang terpilih.
4	Employment status	Anda wajib mengisi status kepegawaian karyawan yang meliputi status (default) Permanent, Contract, dan Probation.
5	Join date	Anda wajib mengisi tanggal karyawan bergabung dengan perusahaan.
6	Sign date	Bila Anda memilih status Permanent, maka Anda harus mengisi tanggal sign date pada kolom yang tersedia di bawah. tanggal karyawan - Bila Anda memilih status Contract atau Probation, maka Anda harus mengisikan tanggal berakhirnya masa kontrak atau masa percobaan. Bila Anda ingin menambahkan kategori Employment Status, Anda dapat melihat penjelasannya di sini. - Tanggal Join Date dapat berpengaruh pada aturan payroll sesuai dengan ketentuan perusahaan, misalnya aturan prorate gaji.
7	Branch	Isikan cabang perusahaan tempat karyawan tersebut bekerja.
8	Organization	Isikan nama departemen tempat karyawan tersebut akan bekerja.
9	Job level	Isikan tingkatan jabatan karyawan tersebut.
10	Job position	Isikan posisi jabatan karyawan tersebut. - Pilihan ini akan memengaruhi setting jalur persetujuan (approval) yang berlaku.  - Gunakan tombol “Add New Job Position” untuk menambahkan jabatan baru (jika ada).
11	Grade	Pilih status golongan karyawan yang umumnya terkait dengan skema penghasilan dan tunjangan karyawan (misalnya: golongan IV).
12	Class	Pilih kelas karyawan yang umumnya terkait dengan skema penghasilan dan tunjangan karyawan (misalnya: IVA).
13	Schedule	Isikan jadwal kerja rutin karyawan.
14	Leave and holiday country	Tentukan salah satu pilihan negara agar sistem dapat mengikuti regulasi cuti dan hari liburnya. Penting Opsi ini hanya tersedia bagi perusahaan yang berlangganan fitur payroll internasional.
15	Approver line	Pilih direct approver (atasan langsung) karyawan saat mengajukan beberapa permintaan, seperti cuti dan sebagainya.
16	Manager	Pilih manajer karyawan tersebut yang mana akan terlihat di susunan organisasi perusahaan (Organization chart).
17	SBU	Apabila di perusahaan Anda terdapat SBU, klik “Add SBU” untuk menambahkan SBU Maka Anda dapat menentukan SBU di kolom yang muncul seperti pada contoh di atas. Anda dapat menghapus SBU terpilih dengan klik ikon “-” atau menambahkan SBU dengan klik “Add other SBU”.

C. Payroll

Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman Payroll yang merupakan tahap pengisian data penggajian karyawan di perusahaan, baik data terkait gaji maupun pajak menurut aturan negara tempat perusahaan tersebut berada. Berikut langkah-langkahnya.

1. Payroll Country Indonesia

1. Pada bagian Paryoll untuk Payroll country Indonesia, pertama Anda dapat mengisi bagian Tax configuration. Berikut penjelasannya.
   

2. Pada bagian Payment account, pilih nama bank pada kolom Account type. Masukkan nomor rekening karyawan tersebut di kolom Account number. Maka akan terdapat tanda centang hijau apabila nomor rekening benar dan terdaftar, dan nama pemegang akun bank tersebut di kolom Account holder name.
   

3. Kemudian, Anda dapat melengkapi data bagian BPJS configuration. Berikut langkah-langkahnya.
   

4. Setelah semua data terisi dengan baik dan lengkap, klik “Next”.
   

2. Payroll Country Malaysia

1. Pada bagian Paryoll untuk Payroll country Malaysia, pertama Anda dapat mengisi bagian Salary. Berikut penjelasannya.
   

2. Pada bagian Payment account, pilih nama bank pada kolom Account type. Masukkan nomor rekening karyawan tersebut di kolom Account number. Maka akan terdapat tanda centang hijau apabila nomor rekening benar dan terdaftar, dan nama pemegang akun bank tersebut di kolom Account holder name.
   

3. Pada bagian Tax configuration untuk Payroll country Malaysia, pertama Anda dapat mengisi bagian Salary. Berikut penjelasannya.
   

4. Setelah semua data terisi dengan baik dan lengkap, klik “Next”.
   

3. Payroll Country Singapura

1. Pada bagian Paryoll untuk Payroll country Singapura, pertama Anda dapat mengisi bagian Tax configuration. Pada bagian ini, kolom yang perlu Anda isi akan berbeda-beda tergantung dari Residential status yang Anda isi. Berikut penjelasannya.

   1. Langkah Pengisian untuk Status Foreigner (Tenaga Kerja Asing): Pilih opsi Foreigner pada kolom Residency status, tentukan jenis visa kerja pada kolom Foreigner Pass, masukkan nomor identitas resmi pada kolom FIN (Foreign Identification Number), lalu tentukan kepesertaan kontribusi untuk CPF, SDL (Skill Development Levy), serta pilih jenis dana bantuan sosial pada kolom SHG (Self Help Group Funds).
      

   2. Langkah Pengisian untuk Status Singapore Citizen (SC) (Warga Negara Singapura): Pilih opsi Singapore Citizen (SC) pada kolom Residency status, masukkan nomor identitas nasional pada kolom NRIC (National Registration Identity Card), serta tentukan keaktifan pemotongan iuran wajib untuk kontribusi CPF, SDL, dan jenis dana bantuan pada kolom SHG. 
      

   3. Langkah Pengisian untuk Status Singapore Permanent Resident (PR) (Penduduk Tetap): Pilih opsi Singapore Permanent Resident (PR) pada kolom Residency status, masukkan nomor identitas pada kolom NRIC, atur pilihan kontribusi CPF beserta SDL, kemudian tentukan tanggal resmi persetujuan status menetap pada kolom Permanent resident approval date, serta tentukan skema tarif iuran yang berlaku pada kolom Permanent resident scheme dan lengkapi pilihan SHG. 
      

2. Pada bagian Payment account, pilih nama bank pada kolom Account type. Masukkan nomor rekening karyawan tersebut di kolom Account number. Maka akan terdapat tanda centang hijau apabila nomor rekening benar dan terdaftar, dan nama pemegang akun bank tersebut di kolom Account holder name.
   

3. Setelah semua data terisi dengan baik dan lengkap, klik “Next”.
   

D. Invite Employee

Demikian penjelasan mengenai cara menambahkan karyawan baru. Untuk menambahkan karyawan baru secara massal, klik di sini.