Ketika menggunakan Talenta, Anda diminta untuk mengisikan komponen penggajian karyawan yang didapat oleh karyawan pada database Talenta. Namun, Anda tidak perlu khawatir apabila di tengah periode terdapat perubahan komponen penggajian karyawan, Anda dapat merubahnya dengan menggunakan fitur Update Payroll Component.
Fitur ini dapat membantu Anda untuk memasukkan data perubahan atas gaji atau tunjangan yang dimiliki karyawan pada Talenta. Sebelumnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola salary report, di sini.
Penting
Terdapat beberapa perbedaan Update Payroll Component versi lama dengan versi baru:
- Saat ini, User dapat assign multiple employee & multiple component dalam 1x transaksi Update Payroll Component.
- User dapat memberikan end date pada transaksi yang akan otomatis merubah value menjadi 0, jika telah melewati tanggal expired yang telah ditentukan (tidak berlaku untuk basic salary).
- Super admin dapat memberlakukan pengaturan approval untuk update payroll component, pelajari panduannya di sini. Pada treatment ini, setiap update payroll component akan memerlukan proses approval terlebih dahulu.
Berikut adalah langkah - langkah melakukan add, edit, dan delete pada menu update payroll component.
- Masuk ke menu Payroll.
- Pilih “Update Payroll Component”.
- Klik “Update component”.
- Maka Anda akan diminta untuk mengisi kolom - kolom kosong berikut.
Keterangan:
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Type Pilih tipe perubahan komponen, “Adjustment” untuk penyesuaian dan “Expired” untuk mengakhiri komponen yang sudah tidak berlaku. 2 Effective date Lengkapi tanggal efektif komponen payroll mulai diberlakukan pada bagian ini. 3 Description (Optional) Masukkan informasi deskripsi perubahan komponen bila diperlukan pada bagian ini. 4 Applicable date Centang pada informasi End date apabila komponen tersebut memiliki batas tanggal penggunaan. Sehingga apabila sudah mencapai batas waktu tersebut, nominal komponent akan berubah menjadi 0 (nol) dan tetap aktif untuk karyawan.
Apabila tidak ada End date, Anda tidak perlu mencentang informasi ini.
Centang pada informasi Backpay apabila komponen tersebut ada backpay atau pembayaran secara rapel. Kemudian isi tanggal effective rapel komponen tersebut.
Contoh: Apabila kenaikan Tunjangan Harian seharusnya terjadi pada 2 bulan yang lalu. Misalnya pada bulan Juli, namun SK (Surat Keputusan) baru keluar pada bulan September. Maka, pada bulan September karyawan akan menerima Tunjangan Harian baru dan Backpay Tunjangan Harian dari bulan Juli dan bulan Agustus. Oleh karena itu, effective date diisi dengan 1 September, dan payment date diisi 1 Juli)
Apabila tidak ada Backpay untuk komponen tersebut, Anda tidak perlu mencentang informasi ini.
- Sertakan nama - nama karyawan yang ingin Anda update payroll componentnya.
Keterangan:
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Add employee Klik menambahkan nama karyawan yang ingin Anda update komponen penggajiannya. Lalu, klik “Save”. 2 Export Klik jika Anda ingin mengunduh informasi karyawan yang telah Anda pilih dalam spreadsheet. 3 Import Klik jika Anda ingin mengunggah informasi karyawan yang telah Anda ubah spreadsheetnya di sini. 4 Search by name or ID Masukkan kata kunci di sini apabila Anda ingin mencari nama atau ID karyawan tertentu. - Maka, nama - nama karyawan akan muncul di dalam daftar. Kemudian, isikan sertakan component yang ingin Anda update dengan klik “Add component”.
- Pilih component pada daftar yang tersedia, lalu klik “Save”.
- Perbarui atau sesuaikan informasi jumlah payroll component pada baris New amount, lalu klik “Submit”.
Sama seperti saat memilih komponen, di halaman ini juga akan terlihat penanda/informasi tambahan untuk komponen yang pakai Formula, yaitu tanda huruf “F”. Formula ini diatur pada Settings Payroll Component.
- Jika Super Admin Anda memberlakukan sistem approval, maka sebuah pop-up muncul sebagai notifikasi bahwa payroll component ini memerlukan approval. Isikan catatan bila diperlukan pada kolom Write the notes, lalu klik “Submit”. Approval ini akan berlaku untuk setiap request new, edit dan delete transaction.
Jika tidak ada proses approval, maka pop-up ini tidak muncul dan update langsung tersimpan.
- Maka, request new transaction di update payroll component berhasil diajukan. Karena sedang dalam proses pengajuan, maka statusnya adalah Need approval.
- Gambar di atas merupakan gambaran tampilan update payroll component apabila approval diaktifkan.
- Terdapat beberapa status pada update payroll component:
1. Status Need approval: Berarti pengajuan update payroll component masih membutuhkan approval dan belum diapprove. Transaksi tidak bisa digunakan di run payroll dan diberikan khusus untuk new transaction.
2. Status Active: Berarti update payroll component sudah aktif. Transaksi tersebut bisa digunakan di run payroll/aktif walaupun di dalamnya terdapat pending request edit/delete.
3. Status Rejected: Status ini berlaku jika request new transaction dengan status Need approval direject. Jika status sudah Active, walaupun direject request edit atau deletenya, maka tetap Active walaupun jika dibuka View detailnya akan terlihat rincian informasi rejectednya. - Klik “Action” lalu View detail untuk melihat rincian update payroll component. Anda juga dapat klik Cancel request apabila ingin membatalkan pengajuan update payroll component approval.
Penting
- Anda dapat melakukan dua tindakan yang berbeda saat status approval sudah berubah menjadi Active, seperti Edit dan Delete update component yang telah diapprove.
- Anda dapat mengubah informasi Description, Applicable date, Add employee, Add component, Export - Import employee component, dan Amount component pada component yang telah di-approve dengan catatan bahwa harus melalui proses approval kembali.
- Jika Anda memilih untuk menghapus payroll component yang telah di-approve, maka tindakan ini akan mengembalikan jumlah payroll component sesuai jumlah sebelum Anda update. - Jika Anda memilih View detail, maka Anda akan diarahkan ke halaman rincian seperti berikut. Di sini, Anda dapat melihat informasi lengkap tentang request tersebut, seperti Request history contohnya.
Anda dapat klik Cancel request apabila ingin membatalkan pengajuan update payroll component approval.
- Pada halaman Update Payroll Component, Anda juga dapat melihat data yang sudah terinput pada tab Employee History.
Demikian cara melakukan update payroll component pada Talenta. Setelah itu Anda dapat lanjutkan dengan run payroll, klik di sini untuk melihat langkah - langkahnya.