Talenta memiliki fitur Offboarding yang mana mempermudah proses pengelolaan dan pemantauan proses resign karyawan perusahaan Anda. Dengan Offboarding, karyawan dapat mengajukan resign dengan melalui proses approval. Selain itu, Anda dengan role Superadmin/admin dapat menyusun suatu prosedur dalam bentuk Task yang harus dilakukan karyawan saat resign dan menunjuk Person in Charge-nya. Anda juga dapat memanfaatkan fitur resign karyawan secara satuan ataupun massal.

Sebelum memulai proses Offboarding, terdapat beberapa hal yang perlu Anda atur pada Settings, seperti membuat daftar task (tugas) yang harus diselesaikan oleh karyawan atau PIC (Person in Charge Offboarding) dan menyesuaikan Form Setting untuk kebutuhan Anda pada menu Employees. Berikut adalah langkah - langkah untuk melakukannya:

A. Cara Create, Edit, dan Delete Task Offboarding

1. Klik profil Anda dan pilih Company Settings.
   
2. Pilih submenu Users, lalu Offboarding.
   
3. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut, dimana Anda dapat membuat, mengedit, dan menghapus task Offboarding. Untuk membuat task, pilih Task template, kemudian klik “Create task”.
   
4. Pada sidebar yang muncul, lengkapi informasi pada kolom - kolom yang kosong seperti berikut.
   
   Keterangan:

   No.	Nama Kolom/Tombol	Deskripsi
   1	Task name	Isikan nama task offboarding yang akan Anda buat.
   2	Task for	Pilih untuk siapa task ini ditujukan dan pilih nama - nama karyawan tersebut: - Resignee: Karyawan yang resign. - PIC (Person in Charge): Karyawan yang menjadi penanggungjawab Resignee.
   3	Due on	Tentukan tanggal tenggat waktu task offboarding.
   4	Description	Isikan deskripsi dari task offboarding ini sebagai informasi yang akan ditujukan kepada penerima task.
   5	Attachment	Pilih “Choose file” untuk memilih lampiran yang ingin Anda sertakan di dalam task. Klik ikon “Download” untuk mengunduh lampiran tersebut, atau klik ikon “Strip” untuk menghapus lampiran.
   6	Automatically add task when offboarding	All employee: Klik untuk menyertakan task ini secara otomatis pada setiap karyawan yang offboard. Only selected organization: Klik untuk menyertakan task ini secara otomatis pada organisasi tertentu yang offboard.
   7	Send email to the assigned employee	Klik untuk mengirimkan email task ini kepada seluruh karyawan yang telah dipilih di kolom Task for.
   8	Tombol Cancel/Save	Klik Cancel untuk membatalkan pembuatan task, atau “Save” untuk menyimpan task.

5. Setelah task selesai dibuat, maka task tersebut akan masuk ke dalam daftar pada halaman Offboarding Settings, dimana Anda dapat mengedit atau menghapusnya. Untuk mengedit task offboarding, klik “Actions”, lalu pilih Edit.
   
6. Sedangkan, untuk menghapus task offboarding, klik “Actions”, lalu pilih Delete.
   
7. Akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut jika Anda hendak menghapus task. Pilih “Delete” untuk lanjut menghapus, atau Cancel untuk tidak jadi menghapus task.
   

B. Cara Mengelola Pengaturan Form Setting Offboarding

Penting
Sebelumnya, perlu Anda ketahui bahwa Form ini merupakan fitur tambahan dari Talenta yaitu Forms+ yang mana membutuhkan subscription tambahan. Hubungi tim support kami untuk informasi lebih lanjut tentang Forms+ pada Talenta dengan email ke support-hr@mekari.com. 

1. Setelah membuat task template, Anda dapat mengelola pengaturan Form yang telah dibuat jika diperlukan dengan klik Form setting. Lalu, Klik toggle button pada form yang ingin Anda atur dan klik ikon “Settings”.
   
2. Maka, Anda akan diarahkan ke tampilan berikut. Anda dapat memulai pengaturan form dari Submission dimana terdapat daftar nama - nama karyawan yang melakukan request resign. Anda dapat klik pada nama karyawan untuk preview form.
   
   Keterangan:

   No.	Nama Tombol/Kolom	Deskripsi
   1	Filter status	Klik untuk memfilter daftar karyawan berdasarkan status.
   2	Export	Klik untuk export data karyawan.
   3	Search bar	Ketik kata kunci di sini untuk mencari nama karyawan.
   4	Share	Klik untuk membagikan request resign.
   5	Full screen view	Klik untuk melihat halaman dengan layar penuh.

3. Kemudian, Anda dapat melakukan Customize form terhadap nama karyawan yang telah submit Request resign tadi, seperti “Add question” untuk menambahkan pertanyaan. Klik “Save” jika Anda telah selesai melakukan Customize form.
   

   Notifikasi biru “This form already has a submission”, berarti karyawan telah mengisi form. Maka, jika Anda mengubah bentuk form (Customize form), data yang telah diisi oleh karyawan tersebut akan terhapus dan karyawan harus mengisi form kembali.
   

4. Selanjutnya adalah halaman Respondent, di sini Anda dapat mengatur siapa saja karyawan yang mendapatkan form ini.
   
   Keterangan:
   

   No.	Nama Tombol/Kolom	Deskripsi
   1	Select employee	Klik untuk memilih karyawan yang telah dicentang.
   2	Select all employees	Klik untuk memilih semua karyawan yang terdaftar.
   3	Filter respondent	Filter daftar nama - nama karyawan responden berdasarkan kategori tertentu.
   4	Search bar	Ketik kata kunci di sini untuk mencari nama karyawan.
   5	Checkboxes	Klik pada kotak di sebelah kiri foto karyawan untuk mencentang karyawan tersebut.
   6	Delete icon	Arahkan kursor ke nama employee, maka ikon ini muncul. Klik ikon tersebut untuk menghapus nama karyawan dari daftar.
   7	Save	Klik tombol ini untuk menyimpan perubahan.

5. Lalu, Settings. Anda dapat mengatur ulang Description, Notification, dan More options yang tersedia. Kemudian, klik “Save” untuk menyimpan perubahan.
   

Demikian adalah panduan mengelola Task Template dan Form Setting Offboarding. Selanjutnya, Anda dapat mengelola resign employee untuk Offboarding, pelajari panduannya di sini.