Pada Talenta, bagi Anda yang memiliki roles sebagai Super Admin atau Admin dapat membuat custom forms, yang dapat Anda gunakan untuk membuat formulir, survei atau polling dari dalam Talenta. Forms Talenta ini terbagi atas 2 paket, yaitu paket free dan paket Talenta Forms Plus. Apabila Anda ingin belangganan Talenta Form Plus, Anda dapat hubungi tim support kami di support-hr@mekari.com. Fitur Forms ini dapat diakses pada Menu Company.
A. Cara Membuat Forms
Berikut langkah-langkah membuat forms pada Talenta:
- Klik Menu Company.
- Pilih Forms.
- Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman berikut, dimana terdapat 6 template form yang dapat Anda gunakan.
1. Apabila Anda memilih salah satu template, akan muncul pop up seperti berikut, yang berisi informasi bahwa dengan Forms+, Anda dapat menambahkan settingan approval dan akses forms dengan tipe pertanyaan file upload dan logic jump.
2. Apabila Anda klik “Learn about Forms+”, Anda akan diarahkan ke landing page Forms+.
3. Atau apabila Anda klik “Continue”, Anda akan diarahkan ke halaman pertanyaan, dan Anda masih dapat mengubah pertanyaan-pertanyaan yang tersedia. - Namun, Apabila Anda ingin membuat forms dari awal, Anda dapat klik “Create form”.
- Isikan nama formulir serta deskripsi yang menggambarkan formulir tersebut. Anda juga dapat centang Submission needs approval, apabila setiap submission memerlukan persetujuan terlebih dahulu. Klik di sini untuk mengatur approval forms.
Anda hanya dapat mencentang Submission needs approval, apabila Anda berlangganan Talenta Forms Plus.
- Klik “Next”.
- Isikan nama kolom atau pertanyaan yang ingin diajukan, kemudian pilih tipe jawaban serta lengkapi deskripsi apabila perlu.
Tipe jawaban yang terdapat pada forms Talenta adalah:
- Text: Pilih Text, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk tulisan/kalimat.
- Number: Pilih Number, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk angka.
- Email: Pilih Email, apabila jawaban diperlukan dalam bentuk email dengan domain extension (test@gmail.com).
- Amount: Pilih Amount, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk nominal uang rupiah.
- Option: Pilih Option, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk pilihan (hanya dapat memilih 1 pilihan).
- Checkboxes: Pilih Checkboxes, apabila jawaban yang diperlukan dalam pilihan (pilihan dapat dipilih lebih dari 1).
- Linear Scale: Pilih Linear Scale, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk skala.
- Date: Pilih Date, apabila jawaban diperlukan dalam format tanggal.
- Phone number: Pilih Phone number, apabila jawaban yang diperlukan dalam format nomor telepon (08 atau +62), maksimal 15 digit.
- Long text: Pilih Long text, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk tulisan panjang.
- File upload: Pilih File upload, Apabila ingin menggunggah file atau gambar untuk jawaban. (Hanya untuk forms+). - Jika Anda pengguna Forms+ dan memilih tipe jawaban Option, maka akan muncul icon Jump question yang bisa Anda klik. Fitur ini memungkinkan pertanyaan yang muncul selanjutnya adalah berdasarkan jawaban yang dipilih.
- Setelah jump question aktif, Anda dapat tentukan alur pertanyaan selanjutnya yang akan muncul setelah jawaban yang dipilih.
- Anda juga bisa menambah pilihan jawaban lainnya atau Others dengan klik “Others”.
- Kemudian, pilih jump question yang Anda inginkan.
- Anda dapat aktifkan Required, apabila pertanyaan wajib diisi.
- Anda dapat klik ikon "salin" apabila pertanyaan ingin anda salin untuk menjadi pertanyaan selanjutnya dan klik ikon "tempat sampah" apabila Anda ingin menghapus pertanyaan.
- Klik “Add question” untuk menambah pertanyaan.
- Apabila semua daftar pertanyaan sudah Anda buat, klik “Next”.
- Pilih Select Employee, apabila hanya karyawan tertentu saja yang dapat mengakses formulir.
- Cari dan pilih nama karyawan.
- Kemudian, nama karyawan yang terpilih akan berpindah ke bagian sebelah kanan.
- Klik “Save”.
- Namun, apabila semua karyawan dapat mengakses formulir, Anda dapat centang Select all employees.
- Anda dapat centang Default add to new employee, apabila karyawan baru diizinkan untuk mengakses formulir.
- Klik “Save” untuk menyimpan pengaturan formulir.
- Centang Only allow 1 submission per employee jika Anda menginginkan submission form hanya dapat dilakukan satu kali saja.
- Form hanya dapat di submit satu kali apabila form tidak membutuhkan approval.
- Namun apabila proses untuk men-submit form membutuhkan approval, maka form dapat di submit beberapa kali, sampai di approve oleh approver. Dan setelah approver melakukan approval, maka form sudah tidak bisa lagi di submit. - Lalu klik “Submit”.
- Maka formulir yang terbentuk akan terlihat seperti ini.
- Klik ikon "peninjau" pada formulir yang terbentuk untuk mengakses formulir yang sudah terbuat.
- Klik ikon "titik tiga" pada formulir untuk melihat detail serta melakukan perubahan pengaturan forms, menduplikasi, menghapus, menutup dan menyalin link formulir.
B. Cara Menutup Forms
- Masuk ke Menu Company.
- Klik “Forms”.
- Pilih salah satu forms yang ingin Anda close lalu klik ikon “titik tiga” dan pilih “Close form”.
- Lalu akan muncul pop up konfirmasi, Anda bisa klik “Close” untuk langsung menutup forms. Atau klik “Schedule close” untuk menjadwalkan penutupan forms.
- Jika Anda memilih Schedule close, maka Anda akan masuk ke halaman Settings.
- Kemudian centang “Set schedule” untuk mengatur jadwal penutupan forms dan pilih tanggal penutupan.
- Maka, Anda akan melihat tanda “Closed” pada bagian bawah forms.
Form yang sudah di close tidak akan muncul di tab All Forms karyawan sehingga karyawan tidak bisa melakukan pengisian form.
- Anda juga bisa membuka form yang sudah di close dengan klik ikon “titik tiga” lalu pilih “Re-open form”.
Demikian cara mengelola Forms pada Talenta. Pelajari cara melakukan perubahan pengaturan pada Forms Talenta di sini. Temukan add-ons dan produk rekomendasi untukmu, di sini.
