Perusahaan dapat melakukan Auto Generate Format, dimana hal ini akan berkaitan dengan penomoran Employee ID, dimana ketika menambahkan karyawan baru, nomor yang terbuat akan secara otomatis terbentuk sesuai dengan format yg sudah Anda setting pada bagian Auto Generate format ini.
Berikut langkah-langkahnya.
- Pada menu Dashboard, klik ikon profile pada bagian kanan atas.
- Lalu klik "Company Settings".
- Klik tab "Auto Generate Format" pada bagian Company.
- Lalu klik “Create format”.
- Anda dapat mencentang “Employment status condition” untuk menambahkan keterangan status karyawan. Lalu pilih status karyawan yang Anda inginkan.
- Selanjutnya, terdapat enam komponen format yaitu Text, Increment number, Join date, Branch code, Organization code dan Job position code. Anda juga dapat klik “Add component” untuk menambahkan komponen format lainnya.
- Anda dapat klik di sini untuk mengatur Job Position Code.
- Anda dapat klik di sini untuk mengatur Branch Code.
- Anda dapat klik di sini untuk mengatur Organization Code. - Anda dapat memilih komponen Text, untuk memasukkan format dalam bentuk text/huruf.
- Pilih Increment number, untuk memasukkan format dalam bentuk angka yang akan meningkat secara otomatis.
Anda dapat menggeser toggle Advance option, untuk menambahkan opsi tambahan seperti:
- Length: Untuk menentukan panjang karakter Employee ID.
- Padding: Untuk menentukan lanjutan karakter awal pada bagian Padding dengan satu karakter saja. - Anda juga dapat memilih komponen Join date untuk memasukkan format sesuai tanggal bergabungnya karyawan di perusahaan.
Anda dapat memilih format tanggal pada kolom yang tersedia.
- Selain itu, Anda juga dapat menambahkan Branch code, Organization code dan Job position code. Namun ketiganya, tidak akan diubah dan terisi otomatis sesuai dengan Branch code, Organization code dan Job position code dari karyawan tersebut.
- Anda juga dapat melihat preview dari format Employee ID pada bagian Format preview.
- Jika pengaturan sudah selesai Anda buat, klik "Save" untuk menyimpan.
Employee ID yang otomatis dihasilkan sistem ini hanya berlaku pada penambahan karyawan baru melalui transaksi Add Employee (Satu per satu), tidak berlaku pada import employee secara massal.
- Employee ID yang telah Anda buat akan terlihat seperti ini.
- Anda dapat mengubah employee ID yang ada dengan klik “Action” lalu pilih “Edit” atau Anda juga dapat menghapusnya dengan memilih “Delete”.
Demikian cara mengelola format otomatis untuk nomor identitas karyawan (auto generate format) pada Talenta. Lihat di sini, untuk mempelajari cara mengelola informasi perusahaan (Company Information) pada Menu Settings.
