Bagaimana Cara Menambahkan Karyawan Baru / Add New Employee (Tampilan Baru)

Diperbarui 12 Juli, 2023 07:56

Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara menambahkan karyawan baru atau request untuk menambah karyawan baru beserta seluruh informasi karyawan yang diperlukan. Bagian ini akan terdapat empat pembahasan terkait langkah penginputan informasi karyawan baru. Namun, sebelumnya pastikan Anda telah mengatur limitasi kuota karyawan, atau klik di sini untuk penjelasannya.

Berikut langkah-langkahnya.

Masuk ke menu Employees, kemudian pilih Employee directory.
Klik “Add Employee”, lalu, klik “Add New Employee”.

Penting
Tombol “Add Employee” dapat berubah menjadi tombol “Request employee” yang mana menjadikan adanya keharusan approval Anda untuk melakukan action add employee pada role tertentu. Fitur ini dapat diaktifkan pada pengaturan approval.
1. Untuk melakukan Request employee, klik “Request employee”.
2. Anda dapat memilih “Request” dan klik Add new employee. Kemudian, Anda dapat memantau status approval request tersebut pada daftar di bawah. Jika Anda perlu panduan untuk melakukan request add employee secara massal, baca di sini.
Selanjutnya, Anda akan diarahkan pada halaman penginputan informasi employee. Terdapat empat bagian data yang perlu Anda lengkapi, yaitu Personal Data, Employment Data, Payroll dan Invite Employee.

A. Personal Data

Pada bagian pertama Anda akan diarahkan kepada halaman Personal Data, halaman ini berisi Informasi personal karyawan baru. Untuk menginput Personal Data, berikut langkah-langkahnya.

1. Klik "Name" untuk mengisi nama depan dan nama belakang karyawan sesuai dengan kartu identitas.
2. Klik "Email" untuk mengisi email karyawan.
  
  Email ini digunakan untuk aktivasi akun ESS dan notifikasi dari sistem Talenta.
3. Klik "Mobile Phone" untuk mengisi nomor telepon seluler karyawan dan "Phone" untuk mengisi nomor telepon rumah karyawan.
4. Klik "Place of Birth" untuk mengisi tempat lahir pada kartu identitas dan "Birth Day" untuk mengisi tempat lahir pada kartu identitas.
  
  Informasi ini berfungsi sebagai password default ketika karyawan pertama kali membuka payslip.
5. Klik "Gender" untuk mengisi jenis kelamin karyawan dan "Marital Status" untuk mengisi status perkawinan karyawan.
  
  - Gender akan mempengaruhi jenis cuti yang menjadi hak karyawan berdasarkan ketentuan pemerintah, misal: cuti melahirkan.
  - Marital Status dapat digunakan untuk rumus membuat formula, misalnya tunjangan/potongan yang nominalnya diatur berdasarkan status perkawinan.
6. Klik "Blood Type" untuk mengisi jenis golongan darah karyawan dan "Religion" pilih agama karyawan.
  
  Religion akan digunakan untuk melakukan perhitungan THR berdasarkan hari raya keagamaan.
7. Klik "Identity Type" untuk mengisi jenis identitas yang digunakan pada data karyawan dan "Identity Number" untuk mengisi nomor identitas karyawan yang berlaku.
8. Klik "Identity Expired Date" untuk mengisi tanggal kadaluarsa identitas pribadi karyawan dan "Postal Code" untuk mengisi Nomor kode pos alamat tempat tinggal pada kartu identitas.
9. Klik "Citizen ID Address" untuk mengisi Alamat tempat tinggal pada kartu identitas.
10. Klik "Residential Address" untuk mengisi alamat tempat tinggal saat ini (domisili). Aktifkan checkbox Use as residential addres bila alamat domisili sama dengan alamat tempat tinggal pada kartu identitas.
11. Setelah semua personal data diisi dengan baik dan lengkap, klik “Next”.

B. Employment Data

Setelah itu, Anda akan diarahkan ke halaman Employment Data, employment data ini berisi tentang data karyawan di perusahaan, seperti employee id, job position, job level, dan yang lainnya. Untuk menginput Employment Data,berikut langkah-langkahnya.

Keterangan:

No.	Nama Kolom	Deskripsi
1	Employee ID	Isikan nomor identitas karyawan. Nomor ini bersifat unik dan berbeda bagi setiap karyawan. Format penomoran dapat diatur sesuai ketentuan perusahaan. Jika Anda melakukan tindakan request atas penambahan employee, dan ternyata request tersebut di-cancel atau di-reject, makan employee id tersebut akan dapat digunakan kembali oleh karyawan yang lainnya.
2	Barcode	Isikan nomor absen karyawan di mesin fingerprint yang bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan.
3	Join date	Isikan tanggal karyawan bergabung ke dalam perusahaan.
4	Employment status	Isikan status kepegawaian karyawan, yang meliputi status (default) Permanent, Contract, Probation.
5	Structure Grouping	Isikan grup struktur organisasi perusahaan.
6	Sign date	Bila Anda memilih status Permanent, maka Anda harus mengisi tanggal sign date pada kolom yang tersedia dibawah. tanggal karyawan - Bila Anda memilih status Contract atau Probation, maka Anda harus mengisikan tanggal berakhirnya masa kontrak atau masa percobaan. Bila Anda ingin menambahkan kategori Employment Status, Anda dapat lihat penjelasannya di sini. - Tanggal Join Date dapat berpengaruh pada aturan payroll sesuai dengan ketentuan perusahaan, misalnya aturan prorate gaji.
7	Branch	Isikan cabang perusahaan di mana tempat karyawan tersebut bekerja.
8	Organization	Isikan nama departemen apakah karyawan tersebut akan bekerja.
9	Job level	Isikan tingkatan jabatan karyawan tersebut.
10	Job position	Isikan posisi jabatan karyawan tersebut. - Pilihan ini akan mempengaruhi setting jalur persetujuan (approval) yang berlaku. - Gunakan tombol “Add New Job Position” untuk menambahkan jabatan baru (jika ada).
11	Grade	Pilih status golongan karyawan dimana umumnya terkait dengan skema penghasilan dan tunjangan karyawan (misal: golongan IV).
12	Class	Pilih kelas karyawan dimana umumnya terkait dengan skema penghasilan dan tunjangan karyawan (misal: IVA).
13	Schedule	Isikani jadwal kerja rutin karyawan.
14	Division	Isikan divisi karyawan tersebut.
15	Approver line	Pilih direct approver (atasan langsung) karyawan saat mengajukan beberapa permintaan, seperti cuti dan sebagainya.
16	Manager	Pilih manager karyawan tersebut yang mana akan terlihat di susunan organisasi perusahaan (Organization chart).

C. Payroll

Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman Payroll payroll berisi tentang data penggajian karyawan di perusahaan. Untuk menginput payroll data, berikut langkah-langkahnya.

Klik "Basic Salary" untuk mengisi gaji pokok yang diterima oleh karyawan dan "Salary Type" untuk mengisi apakah basic salary tersebut untuk satu bulan atau satu hari.
Klik "Payment Schedule" untuk mengisi periode pembayaran gaji karyawan dan "Prorate Settings" untuk mengisi tipe prorate karyawan sesuai ketentuan perusahaan.

Pada Payment Schedule Opsi yang muncul pada kolom ini mengikuti setting yang telah dibuat pada menu Payroll Configuration > Payment Schedule
Klik "Allowed for Overtime" untuk mengisi status lembur bagi karyawan dan "Overtime Working Day Default" untuk mengisi kebijakan overtime yang berlaku untuk hari kerja.

Pada Allowed for Overtime bila dipilih Not Eligible, maka karyawan tidak bisa mengajukan lembur dan tidak ada tab Overtime pada Employee Info.
Klik "Overtime Day Off Default" untuk mengisi kebijakan overtime yang berlaku untuk hari libur dan "Overtime Nasional Holiday Default" untuk mengisi kebijakan overtime yang berlaku untuk hari libur nasional.
Klik "Bank Name" untuk mengisinama bank yang digunakan pada proses payroll.
Klik "Account Number" untuk mengisi nomor rekening bank karyawan dan "Account Holder Name" untuk mengisi nama pemilik rekening bank dari nomor rekening yang bersangkutan.
Klik "NPWP" untuk mengisi Nomor Pokok Wajib Pajak karyawan dan "PTKP Status" untuk mengisis status Pendapatan Tidak Kena Pajak bagi karyawan.

Pada NPWP Bila kolom ini tidak diisi maka karyawan akan dikenakan tarif pemotongan pajak penghasilan 20% lebih tinggi.
Klik "Tax Method" untuk mengisi tipe perhitungan pajak sesuai ketentuan perusahaan dan "Tax Salary" untuk mengisi tipe pembayaran gaji bagi karyawan.
Klik "Taxable Date" untuk mengisi tanggal mulai pengenaan pajak bagi karyawan dan "Employee Tax Status" untuk mengisi status pajak karyawan.

- Pada Taxable Date bila kolom ini tidak diisi, maka tanggal mulai pengenaan pajak akan mengacu pada join date.
- Pada Employee Tax Status, status pajak karyawan yang dipilih berpengaruh pada skema perhitungan PPh 21.
Klik "Beginning Netto" untuk mengisi jumlah penghasilan neto periode sebelumnya (bagi karyawan transfer atau join di pertengahan tahun) dan "PPh 21 Paid" untuk mengisi jumlah PPh 21 periode sebelumnya yang telah dibayarkan (bagi karyawan transfer atau join di pertengahan tahun).
Klik "BPJS Ketenagakerjaan number" untuk mengisi nomor kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan "BPJS Ketenagakerjaan Date" untuk mengisi tanggal dimulainya perhitungan BPJS Ketenagakerjaan bagi karyawan.

Bila kolom BPJS Ketenagakerjaan Date tidak diisi, maka tanggal mulai perhitungan akan mengacu pada join date.
Klik "NPP BPJS Ketenagakerjaan" untuk mengisi pilihan konfigurasi JKK sesuai ketentuan perusahaan.

Pilihan yang muncul pada field ini sesuai dengan tarif JKK per lokasi kantor yang sudah diatur pada menu Company Configuration.
Klik "BPJS Kesehatan Number" untuk mengisi nomor kepesertaan BPJS Kesehatan dan "BPJS Kesehatan Date" untuk mengisi tanggal dimulainya perhitungan BPJS Kesehatan bagi karyawan.

Bila kolom BPJS Kesehatan Date tidak diisi, maka tanggal mulai perhitungan akan mengacu pada join date.
Klik "BPJS Kesehatan Family" untuk mengisi jumlah tambahan tanggungan BPJS Kesehatan yang diperlukan.

Kolom ini diisi bila karyawan menanggung BPJS Kesehatan untuk keluarga selain istri dan 3 orang anak, misalnya: ayah dan ibu mertua.
Klik "BPJS Kesehatan Cost" untuk mengisi pilihan konfigurasi BPJS Kesehatan sesuai ketentuan perusahaan.

- By Company: Persentase BPJS Kesehatan yang menjadi bagian karyawan diberikan tunjangan oleh perusahaan.
- By Employee: Persentase BPJS Kesehatan yang menjadi bagian karyawan ditanggung oleh karyawan sendiri.
- Default: Konfigurasi BPJS Kesehatan mengikuti setting perusahaan pada menu Payroll Configuration.
Klik "JHT Cost" untuk mengisi pilihan konfigurasi JHT sesuai ketentuan perusahaan.

- By Company: Persentase JHT yang menjadi bagian karyawan diberikan tunjangan oleh perusahaan.
- By Employee: Persentase JHT yang menjadi bagian karyawan ditanggung oleh karyawan sendiri.
- Not Paid: Perusahaan tidak mengikuti program JHT.
- Default: Konfigurasi JHT mengikuti setting perusahaan pada tab Payroll Configuration.
Klik "Jaminan Pensiun Cost" untuk mengisi pilihan konfigurasi JP sesuai ketentuan perusahaan.

- By Company: Persentase JP yang menjadi bagian karyawan diberikan tunjangan oleh perusahaan
- By Employee: Persentase JP yang menjadi bagian karyawan ditanggung oleh karyawan sendiri.
- Not Paid: Perusahaan tidak mengikuti program JP.
- Default: Konfigurasi JP mengikuti setting perusahaan pada menu Payroll Configuration.
Batas atas Jaminan Pensiun efektif per Maret 2020 adalah 8.939.700
Klik "Jaminan Pensiun Date" untuk mengisi tanggal dimulainya perhitungan Jaminan Pensiun bagi karyawan. Bila kolom ini tidak diisi, maka tanggal mulai perhitungan akan mengacu pada join date.
Setelah semua payroll data diisi dengan baik dan lengkap, klik “Submit”.

D. Invite Employee

Setelah mengisi personal data, employment data dan payroll kini data karyawan baru Anda sudah berhasil tersimpan pada aplikasi talenta. Selain itu, Anda juga dapat langsung mengundang karyawan untuk menggunakan akun Talenta ESS (Employee Self Service). Berikut langkah-langkahnya.

Centang “Invite to Talenta”.
Centang “Use onboarding for this employee”. jika Anda hendak melakukan onboarding terlebih dahulu, sebelum karyawan yang bersangkutan dapat menggunakan aplikasi talenta.
Lalu klik “Invite”.
Anda juga dapat menambahkan karyawan baru yang lain dengan klik “Add Another Employee”.
Atau klik “Back to Index” untuk kembali pada halaman sebelumnya.