Pengelolaan dokumen HR dan Compliance sering terhambat oleh penomoran yang tidak konsisten antar Document template, sehingga membuat penelusuran dokumen menjadi tidak efektif dan memakan waktu. Anda dapat menerapkan penomoran dokumen secara otomatis dengan fitur dapat melakukan Auto Generate Format pada Mekari Talenta. Dengan fitur penomoran otomatis ini, perusahaan dapat memastikan setiap dokumen tersusun rapi dan mudah ditelusuri.
Berikut langkah-langkahnya.
Pergi ke menu “Settings”.
Klik tab "Auto Generate Format" pada bagian Company.
Lalu, klik “Create format”.
Pada kolom Type, Anda dapat memilih Document Number, lalu mengisi Format name dengan nama pengaturan format penomoran untuk dokumen yang Anda buat ini. Contohnya, ‘Certificate of Employment’.
Anda dapat memilih komponen Text, untuk memasukkan format dalam bentuk text/huruf.
-
Pilih Increment number, untuk memasukkan format dalam bentuk angka yang akan meningkat secara otomatis.
Anda dapat menggeser toggle Advance option, untuk menambahkan opsi tambahan seperti:
- Length: Untuk menentukan panjang karakter angka yang ditambahkan.
- Padding: Untuk menentukan lanjutan karakter awal pada bagian Padding dengan satu karakter saja. -
Selanjutnya, terdapat enam komponen format yaitu Text, Increment number, Join date, Branch code, Organization code, Job position code, Job level code, dan Generated date. Anda juga dapat klik “Add component” untuk menambahkan komponen format lainnya.
- Anda dapat klik di sini untuk mengatur Job Position Code.
- Anda dapat klik di sini untuk mengatur Branch Code.
- Anda dapat klik di sini untuk mengatur Organization Code. -
Anda juga dapat memilih komponen Generated date untuk memasukkan format sesuai tanggal dibuatnya dokumen ini.
Anda dapat memilih format tanggal pada kolom yang tersedia.
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan Branch code, Organization code dan Job position code. Namun ketiganya, tidak akan diubah dan terisi otomatis sesuai dengan Branch code, Organization code dan Job position code dari karyawan tersebut.
-
Kemudian, Anda dapat menambahkan Document template dengan klik “Add doc template”. Maka, muncul dropdown yang menampilkan nama-nama dari Document template yang pernah Anda buat. Anda dapat memilih salah satu atau lebih dari satu nama dari nama-nama Document template tersebut.
Setelah document template ditambahkan dan memuat beberapa dokumen, sistem akan menerapkan penomoran yang meningkat secara berurutan (increment continuously) pada setiap dokumen.
Sebagai contoh, apabila Dokumen A memiliki nomor 001, maka Dokumen B akan otomatis mendapatkan nomor 002, dan seterusnya. Dengan demikian, seluruh dokumen dalam template tersebut akan tersusun rapi dengan urutan penomoran yang konsisten. Anda juga dapat melihat preview dari format format penomoran dokumen pada bagian Format preview.
Jika Anda memilih Component Join date, maka Anda dapat mengatur Auto ID Reset yang memungkinkan Anda mengatur jadwal reset untuk pola urutan ID karyawan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Centang checkbox Auto id sequencing yang memungkinkan sistem membuat dan menetapkan ID karyawan secara otomatis berdasarkan kategori tertentu seperti Cabang, Posisi Jabatan, Organisasi, dan Level Jabatan. Jika pengaturan sudah selesai Anda buat, klik "Save" untuk menyimpan.
Maka, Auto Generate Format untuk Document template yang telah Anda buat akan terlihat seperti ini.
Anda dapat mengubah pengaturan penomoran dokumen otomatis yang pernah Anda buat dengan klik “Actions”, lalu pilih “Edit” atau Anda juga dapat menghapusnya dengan memilih “Delete”.
Demikian cara mengelola format otomatis untuk template dokumen pada Talenta. Baca di sini, untuk mempelajari cara mengelola pengaturan penomoran Employee ID atau nomor identitas karyawan secara otomatis.