Pencarian

Bagaimana Cara Mengelola Transfer Karyawan Multi Company

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Multi company employee transfer dapat digunakan untuk mencatat aktivitas promosi, mutasi, rotasi, demosi dan pergantian status karyawan pada perusahaan multi. Multi company sendiri merupakan struktur bisnis di mana sebuah entitas tunggal mengoperasikan beberapa perusahaan atau unit bisnis yang berbeda di bawah payung korporat yang terpadu.

Penting
Pastikan Anda telah terlebih dahulu menambahkan data karyawan yang ingin dipindahkan/ditransfer tersebut ke Talenta.

Pada panduan ini, Anda akan mempelajari cara mengelola informasi transfer karyawan pada lingkup multi-company secara manual dan melalui bulk import. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Pilih menu “Employees” lalu klik Employee directory.
    OPT12.png

  2. Kemudian, klik Multi company transfer.

  3. Setelah itu, klik “Create Transfer”. Pada halaman ini, Anda juga dapat melihat daftar riwayat dari employee transfer yang pernah dilakukan.

    - Transfer in: Klik untuk melihat daftar karyawan yang ditransfer ke dalam perusahaan profil ini.
    - Transfer out: Klik untuk melihat daftar karyawan yang ditransfer ke luar perusahaan dari profil ini.

  4. Anda dapat mentransfer karyawan melalui 3 tahap. Tahap pertama, Select employee memiliki penjelasan sebagai berikut.

No.  Nama Kolom Deskripsi
1. Employee Pilih nama-nama karyawan yang ingin Anda transfer.
2. Transfer to Pilih tujuan perusahaan di mana karyawan tersebut akan dipindahkan.
3. Effective date Pilih tanggal efektif karyawan ditransfer.
4. Transfer type Pilih tipe transfer, seperti promosi, mutasi, rotasi, demosi atau pergantian status karyawan

  1. Saat karyawan yang akan ditransfer sudah dipilih, klik “Continue”.

  2. Pada tahap kedua, Fill employee data. Di sini, Anda dapat memeriksa dan memperbarui (jika diperlukan) kolom-kolom yang tersedia dari karyawan yang informasinya tertera di bagian atas halaman. Terdapat beberapa kategori Employee data, berikut penjelasannya.

No.  Nama Kolom Deskripsi
1 Personal data Data yang dapat Anda update pada bagian ini meliputi Email, Birthday, Marital status, dan Religion.
2 Employment data Data yang dapat Anda update pada bagian ini meliputi Employee ID, Employment status, Join date, Branch, Organization, Job position, Job level, dan Schedule.
3 Payroll data Data yang dapat Anda update pada bagian ini meliputi Basic salary, PTKP status, Tax method, Tax salary, dan Employment tax status.
4 Loan Menampilkan jumlah pinjaman yang pernah dilakukan oleh karyawan berdasarkan catatan terakhir pada sistem. Anda dapat memperbarui data dengan mencantumkan jumlah terbaru pada kolom Remaining loan.

  1. Apabila terdapat lebih dari satu karyawan yang Anda transfer, maka Anda dapat klik nomor halaman atau ikon “<” dan “>”. Saat Employee data sudah selesai di-update, klik “Continue”.

  2. Maka pada tahap ketiga, Anda dapat mengatur saldo cuti (Time off) dan reimbursement di halaman Transfer balance. Berikut penjelasannya.

    No. Nama Kolom Deskripsi
    1. Select time off policy Klik untuk menambahkan dan memilih saldo kebijakan cuti yang akan ikut ditransfer bersamaan dengan karyawan tersebut.

    Langkah berikutnya adalah menentukan salah satu pilihan kebijakan cuti yang berlaku di perusahaan tujuan transfer saldo cuti tersebut.
    2. Select reimbursement policy Klik untuk menambahkan dan memilih kebijakan reimbursement yang akan ikut ditransfer bersamaan dengan karyawan tersebut dengan langkah-langkah yang sama seperti pemilihan Time off policy.

  3. Maka, seluruh saldo cuti dan reimbursement yang telah dipilih terlihat seperti berikut. Anda dapat menghapus daftar yang telah dipilih dengan klik ikon “-”. Apabila daftar yang telah dipilih sudah sesuai, klik “Continue” untuk melanjutkan ke tahap transfer karyawan multi-company berikutnya.

  4. Pada tahap keempat, di halaman Preview transfer details, Anda dapat memeriksa kembali data transfer karyawan yang diperbarui dengan klik ikon “tanda panah ke bawah” yang akan memperluas bagian data tersebut. Pastikan juga Anda telah melakukan Run payroll, sehingga tidak ada gaji karyawan yang terlewat. 

    Anda dapat mencentang beberapa opsi Notifications, seperti:
    - Send email to their manager: Centang agar sistem secara otomatis mengirimkan email notifikasi ke manajer karyawan.
    - Send email to the super admin of the new company: Centang agar sistem secara otomatis mengirimkan email notifikasi ke Super Admin dari perusahaan terbaru.

  5. Klik “Save” untuk menyimpan seluruh data.

  6. Maka, terdapat pop-up confirmation seperti pada gambar di bawah ini. Anda dapat memasukkan password pada kolom Password sebelum klik “Confirm”.

    Apabila Anda klik Cancel, maka terdapat pop-up seperti berikut. Untuk membatalkan tindakan Anda, masukkan password pada kolom Password sebelum klik “Cancel”.

Demikian panduan cara mengelola multi-company employee transfer melalui Mekari Talenta. Untuk mempelajari panduan tentang cara multi-company management, di sini.