Pencarian

Bagaimana Cara Mengelola Fitur Payroll History (Tampilan Baru)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Payroll History, Anda dapat menggunakan fitur ini, apabila setelah melakukan run payroll, Anda ingin mengunci akses run payroll (data payroll pada karyawan yang bersangkutan tidak dapat diubah kembali setelah di kunci), serta Anda ingin karyawan dapat langsung mengakses payslipnya masing-masing. Fitur ini menampilkan daftar Payroll yang sedang dalam proses atau telah diproses setiap periode atau bulannya. 

Di dalam Payroll History, terdapat fitur - fitur yang memudahkan Anda untuk melakukan action pada proses approval, seperti request Payroll Approval, lock/unlock Payroll, publish/unpublish Payroll pada level per employee, yang mana berbeda dengan tampilan sebelumnya pada level period. Sehingga, Anda dapat melihat status Payroll secara real-time per karyawan dan melihat Report. 

Penting
- Anda dapat membaca guidebook Overview Payroll History di sini, sebelum memulai mengelola fitur Payroll History.
- Fitur ini hanya dapat diakses oleh Superadmin.

Pada panduan ini, akan dijelaskan tentang cara mengelola fitur Payroll History pada Talenta seperti Request Payroll Approval, Publish/Unpublish Payroll, Lock/Unlock Payroll, dan melihat Approval History/Approval Details. Ikuti  langkah - langkah berikut:

Anda dapat membuka “Payroll History” melalui menu Payroll.
pasted_image_0_-_2023-04-14T152744.982.png

Payroll History juga dapat diakses melalui “View Reports” dengan klik “See Payroll History”.
OVPAYROLLHIST__2_.png.png

A. Cara Request Payroll Approval

  1. Pada halaman Payroll history, action “Request approval” hanya berlaku pada daftar - daftar tertentu yang masih membutuhkan approval, yaitu untuk periode Payroll dengan status Rejected dan Need Approval saja. Pilih “Request approval” pada salah satu periode Payroll yang ingin Anda ajukan approvalnya.
    B1.png
  2. Periksa rincian pada pop-up yang muncul dan klik “Request payroll approval”.
    blobid3.png
  3. Maka, request berarti disapprove ditandai dengan Payroll status yang berubah menjadi 0 of (Total employee) payslip published dan tombol “Request approval” berubah menjadi “Proceed payslip”.
    blobid4.png
  4. Untuk mulai publish payslip, Anda dapat klik “Proceed payslip” yang akan membawa Anda ke halaman Payroll detail.

B. Cara Lock/Unlock Payroll

  1. Pada halaman Payroll history, klik “Proceed payslip”.
    blobid5.png

    Jika tombol ini belum muncul, ikuti langkah - langkah pada bagian A. Cara Request Payroll Approval.

  2. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Payroll detail seperti berikut.
    blobid6.png

    Berikut adalah penjelasan pengaturan dan keterangan di bagian atas halaman.
    blobid7.png

    No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi
    1 Ringkasan rincian Payroll Terdapat beberapa ringkasan yaitu:
    • Date and Last run by: Tanggal dan karyawan yang terakhir kali mengakses data.
    • Total employees: Jumlah pegawai yang ada dalam payroll ini.
    • Payslip published: Jumlah payslip yang telah dipublish.
    • Payroll locked: Jumlah payroll yang telah dikunci.
    2 Filter Filter index payslip berdasarkan:
    • Branch,
      blobid8.png
    • dan beberapa kategori lainnya.
      blobid9.png
    3 Pengaturan kolom index Pengaturan untuk daftar apa saja yang ingin Anda tampilkan di index payslip. Centang pada informasi apa saja yang ingin ditampilkan.
    blobid10.png
    4 Guidebook Tombol shortcut ke panduan ini.
    5 Search bar Kolom untuk mempermudah Anda mencari payslip tertentu berdasarkan kata kunci tertentu, seperti nama karyawan.
  3. Pada periode Payroll yang ingin Anda lock Payrollnya. Klik ikon “Unlock”.
    blobid11.png

    Anda dapat melihat baris Payslip status untuk menentukan apakah payslip sudah terbit (Published) atau belum terbit (Ready to publish).

  4. Klik “Lock payroll” untuk mengunci payroll tersebut. Fitur ini memungkinkan Anda melakukan lock payroll tanpa melakukan publish payslip.
    blobid12.png
  5. Maka, status akan berubah menjadi “Locked”. Anda dapat klik ikon tersebut untuk membuka Payroll yang sudah locked.
    blobid13.png

    Anda dapat mengelola Lock/Unlock payroll atau Publish/Unpublish payslip untuk masing - masing karyawan dengan berbagai macam lintas statusnya secara individual (satu - persatu) atau massal dengan cara centang pada “Checkbox nama” lalu klik “Actions”.
    Contoh:
    - Karyawan A dengan Payroll status Locked dan Payslip status Published.
    - Karyawan B dengan Payroll status Unlock dan Payslip status Unpublish.
    Maka, tombol bulk yang muncul adalah Publish, Lock, Unpublish, atau Unlock. Actions ini hanya berdampak ke employee yang eligible (disesuaikan dengan statusnya). Misalnya, jika klik bulk Publish, yang terdampak hanya Karyawan B yang statusnya masih Unplublish.
    blobid14.png

  6. Pilih “Unlock payroll” untuk membuka Payroll.

C. Cara Publish/Unpublish Payroll

  1. Setelah Anda melakukan action Request payroll, maka Anda dapat melakukan Publish payslip pada halaman Proceed payslip. Pilih “Publish payslip” pada periode Payroll dengan status Ready to publish.
    blobid15.png
  2. Klik “Lock & publish payslip” untuk publish payslip yang secara otomatis akan juga akan lock payslip.
    blobid16.png

    Terdapat 2 (dua) cara untuk melakukan Publish Payslip,yaitu:
    - Dengan 2 (dua) langkah: Melakukan Lock Payroll, lalu Publish Payslip di waktu yang berbeda saat kondisi payroll sudah locked.
    - Dengan 1 (satu) langkah: Melakukan Publish Payslip saat kondisi payroll masih unlocked, dan secara sistem akan langsung melakukan lock payroll otomatis.

  3. Maka, status Payroll berubah menjadi Published. Kemudian, untuk melakukan Unpublish payslip, klik tombol berikut.
    blobid17.png
    - Tombol “Unpublish payslip” hanya tersedia pada periode Payroll dengan status Published.
    - Anda dapat mengelola Publish/Unpublish payslip untuk masing - masing karyawan secara individual (satu - persatu) atau massal dengan cara centang pada “Checkbox nama” lalu klik “Actions”.
    blobid14.png

D. Cara Melihat Approval History atau Approval Details

  1. Buka halaman Payroll history. Untuk melihat Approval history, klik ikon “Titik tiga”, kemudian Approval history.
    blobid18.png

    Approval history hanya dapat diklik pada periode Payroll yang sudah request approve dan berstatus Published/Rejected.

  2. Maka, Anda dapat melihat rincian Payroll approval seperti berikut.
    blobid19.pngKeterangan:
    1. Requested by: Nama user yang request Payroll.
    2. Payroll period: Periode Payroll.
    3. Branch: Cabang pemberlakuan Payroll.
    4. Payment schedule: Jadwal pemberlakuan Payroll.
    5. Status: Status Payroll (Ready to publish, Need approval, Rejected, atau Approved).
    6. Request date: Tanggal request Payroll.
    7. Request history: Riwayat request Payroll yang berisi rincian (Nama requestor atau approver dan waktu tindakan dilakukan) dari proses request hingga approval.
  3. Dan berikut adalah tampilan Payroll history yang dengan status Approved.
    blobid20.pngKeterangan:
    1. Requested by: Nama user yang request Payroll.
    2. Payroll period: Periode Payroll.
    3. Branch: Cabang pemberlakuan Payroll.
    4. Payment schedule: Jadwal pemberlakuan Payroll.
    5. Status: Status Payroll (Ready to publish, Need approval, Rejected, atau Approved).
    6. Request date: Tanggal request Payroll.
    7. Request history: Riwayat request Payroll yang berisi rincian (Nama requestor atau approver dan waktu tindakan dilakukan) dari proses request hingga approval.

Demikian adalah panduan cara mengelola fitur Payroll History pada Talenta. Pelajari mengenai cara mengakses laporan Talenta lainnya di sini.