Setelah Anda menambahkan karyawan, Anda dapat melakukan assign schedule kepada karyawan-karyawan yang baru Anda tambahkan. Anda dapat menambahkannya pada submenu Schedule.
Pada halaman Scheduler tampilan Kalender, Anda dapat menerapkan lebih dari 1 shift atau lebih (multiple) perharinya untuk setiap karyawan.
Penting
Sebelum mempelajari panduan ini, pelajari terlebih dahulu cara Assign Shift karyawan pada menu schedule di sini.
- Klik menu “Time Management” dan pilih Scheduler.
Anda perlu mengatur akses role untuk akses ke scheduler page terlebih dahulu. Pelajari caranya di sini.
- Klik tab “Schedule”, lalu klik “Assign Shift”.
- Klik “Select employee”.
- Maka, slider berikut muncul, Anda dapat memilih karyawan yang ingin Anda atur jadwal shiftnya di sini.
Keterangan:
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Select all Pilih semua karyawan yang terdaftar. 2 Search bar Anda dapat mencari nama karyawan tertentu di sini untuk kemudian dipilih. 3 Filter Tombol untuk memfilter berdasarkan Branch, Organization, Job Level, Job Position, dan/atau Employment Status. 4 Employee list Daftar karyawan yang dapat Anda pilih.
- Anda dapat memilih lebih dari 1 (satu) nama karyawan.
- Jika Anda klik pada nama karyawan, maka nama karyawan tersebut akan berpindah ke daftar Employees selected di bagian kanan.5 Clear selection Hapus semua nama karyawan yang terpilih. 6 Search bar selected employees Anda dapat mencari nama karyawan tertentu yang sudah terpilih. 7 Cancel/Submit Tombol untuk Cancel action atau Submit nama karyawan yang telah terpilih. - Klik “Select shift”, lalu klik “Working shift”. Centang pada nama shift yang sebelumnya telah Anda buat di menu Attendance Settings.
- Anda dapat memilih maksimum 5 shift dengan klik pada “Checkbox”.
- Hindari memilih shift yang tumpang tindih.
- Anda dapat klik “Dayoff” untuk menentukan shift Day Off pada karyawan yang telah terpilih. - Pilih tanggal berlakunya shift pada kolom Effective Date.
- Centang Repeat shift jika ingin assign shift satu hari atau beberapa hari sekaligus. Anda bisa memilih 1 week atau 2 week.
Dengan menggunakan option Repeat shift ini, maka schedule pattern yang sedang berjalan akan berhenti dan otomatis menggunakan pattern yang dibuat sejak effective date diatur.
- Pilih pada hari apa saja shift ini akan berlaku.
- Centang Shift ends on jika ingin shift berakhir di tanggal tertentu dan tentukan “End date”nya.
Jika Anda mencentang Repeat shift tanpa mencentang Shift ends on, maka shift yang Anda buat akan terus berulang.
- Klik “Submit” jika Assign shift sudah sesuai.
- Maka shift yang Anda buat akan seperti berikut.
Jika user melakukan assign shift pada tanggal yang sudah memiliki data Attendance, Time off atau Overtime, maka shift tidak akan berubah dan tetap menggunakan shift yang lama.
- Atau Anda juga dapat melakukan assign atau remove shift secara massal dengan cara centang checkbox yang berada di samping nama karyawan lalu klik “Bulk Action”, dan ikuti langkah-langkah yang sama di poin no. 5-10.
Apabila Anda menghapus dengan menggunakan bulk remove, maka data shift yang terhapus akan mengikuti date range yang dipilih.
- Anda juga bisa mengedit shift yang telah dibuat dengan mengarahkan kursor pada tanggal shift dan klik ikon “Edit”.
- Lalu pilih Shift dan klik “Edit shift” untuk mengubah shift.
Klik “Delete shift” jika Anda ingin menghapus shift tersebut. Jika sudah ada perubahan data attendance pada tanggal tersebut untuk karyawan terpilih maka shift tidak dapat dihapus.
- Selain itu, Anda juga dapat menambahkan shift (Add shift) dengan klik ikon “Plus” yang muncul saat Anda mengarahkan kursor di atas salah satu shift.
- Pilih Shift yang ingin ditambahkan dan klik “Add a shift”.
- Maka shift berhasil ditambahkan.
Demikian adalah panduan cara assign single dan multiple shift pada tampilan kalendar scheduler. Anda juga telah mempelajari cara add, edit, dan delete shift. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola sub menu lainnya pada Time Management, yaitu Calendar di sini.
