Setelah Anda menambahkan karyawan, Anda dapat melakukan assign schedule kepada karyawan-karyawan yang baru Anda tambahkan. Anda dapat menambahkannya pada submenu Scheduler.
Pada halaman Scheduler tampilan Kalender, Anda dapat menerapkan lebih dari 1 shift atau lebih (multiple) perharinya untuk setiap karyawan. Selain itu, Anda dapat melakukan switch shift atau tukar jadwal dengan karyawan lain. Berikut langkah-langkahnya.
Penting
Sebelum mempelajari panduan ini, pelajari terlebih dahulu cara Assign Shift karyawan pada menu scheduler di sini.
- Klik menu “Time Management” dan pilih Scheduler.
Anda perlu mengatur akses role untuk akses ke scheduler page terlebih dahulu. Pelajari caranya di sini.
- Klik tab “Schedule”, lalu klik “Assign Shift”.
- Klik “Select employee”.
- Maka, tampilan berikut muncul, Anda dapat memilih karyawan yang ingin Anda atur jadwal shiftnya di sini.
Keterangan:
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Select all Pilih semua karyawan yang terdaftar. 2 Search bar Anda dapat mencari nama karyawan tertentu di sini untuk kemudian dipilih. 3 Filter Tombol untuk memfilter berdasarkan Branch, Organization, Job Level, Job Position, dan/atau Employment Status. 4 Employee list Daftar karyawan yang dapat Anda pilih.
- Anda dapat memilih lebih dari 1 (satu) nama karyawan.
- Jika Anda klik pada nama karyawan, maka nama karyawan tersebut akan berpindah ke daftar Employees selected di bagian kanan.5 Clear selection Hapus semua nama karyawan yang terpilih. 6 Search bar selected employees Anda dapat mencari nama karyawan tertentu yang sudah terpilih. 7 Cancel/Submit Tombol untuk Cancel action atau Submit nama karyawan yang telah terpilih. - Klik “Select shift”, lalu klik “Working shift”. Centang pada nama shift yang sebelumnya telah Anda buat di menu Attendance Settings.
- Hindari memilih shift yang tumpang tindih.
- Anda dapat klik “Dayoff” untuk menentukan shift Day Off pada karyawan yang telah terpilih. - Lalu, Anda dapat memilih maksimum 5 shift dengan klik pada “Checkbox”.
Apabila perusahaan Anda menggunakan multiple shift, maka Anda dapat memilih hingga 5 shift dalam sehari. Namun apabila perusahaan tidak mengaktifkan fitur multiple shift maka untuk 1 hari Anda hanya dapat memilih 1 shift.
- Pilih tanggal berlakunya shift pada kolom Start Date.
- Centang Repeat shift jika Anda ingin pola shift yang telah Anda buat berulang secara otomatis. Ketika Anda mengaktifkannya, Anda dapat memilih repeat shift tersebut dengan tanggal akhir atau tanpa tanggal akhir.
- Dengan menggunakan option Repeat shift ini, maka schedule pattern yang sedang berjalan akan berhenti dan otomatis menggunakan pattern yang dibuat sejak effective date diatur.
- Apabila Anda memilih Never, maka pola shift akan terus berulang hingga Anda melakukan assign shift atau membuat schedule baru.
- Apabila Anda memilih Select date, maka pola shift akan terus berulang hingga tanggal yang Anda tentukan tiba. - Klik “Save” jika Assign shift sudah sesuai.
- Maka shift yang Anda buat akan seperti berikut.
- Sebagai Super Admin, Anda dapat mengatur warna pada setiap jadwal yang terlampir di halaman index Scheduler dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik “Ikon profile” yang terdapat di halaman Dashboard sebelah kanan dan pilih Account settings.
2. Lalu pada tab Time management, klik “Attendance”.
3. Kemudian, pada halaman Shift, pilih salah satu nama karyawan dan klik “View detail”.4. Selanjutnya klik “Edit shift” untuk melakukan edit pada rincian jadwal karyawan.
5. Kemudian klik dropdown Shift color dan tentukan warna yang akan ditampilkan untuk jadwal karyawan tersebut.
- Jika user melakukan assign shift pada tanggal yang sudah memiliki data Attendance, Time off atau Overtime, maka shift tidak akan berubah dan tetap menggunakan shift yang lama. - Atau Anda juga dapat melakukan assign atau remove shift secara massal dengan cara centang checkbox yang berada di samping nama karyawan lalu klik “Bulk Action”, dan ikuti langkah-langkah yang sama di poin no. 5-10.
- Apabila Anda menghapus dengan menggunakan bulk remove, maka data shift yang terhapus akan mengikuti date range yang dipilih.
- Selanjutnya akan muncul notifikasi yang menyatakan bahwa jadwal Anda telah berhasil diubah.
- Setelah Anda klik “Close” pada notifikasi di atas akan muncul tampilan loading seperti berikut. - Anda juga bisa mengedit shift yang telah dibuat dengan mengarahkan kursor pada tanggal shift dan klik ikon “Edit”.
- Lalu pilih Shift dan klik “Edit shift” untuk mengubah shift.
- Centang toggle Switch shift apabila Anda ingin melakukan tukar jadwal secara Single shift. Kemudian pilih karyawan yang ingin ditukarkan jadwalnya.
- Jadwal yang muncul pada kolom hanya berlaku untuk shift karyawan pada tanggal tersebut.
- Kemudian akan muncul konfirmasi berikut untuk memastikan kembali bahwa jadwal yang telah diedit adalah benar. Jadwal yang sudah diedit tidak dapat diubah kembali. Klik “Save” untuk melanjutkan.
- Multi shift tidak dapat ditukar dengan Day off.
- Klik “Delete shift” jika Anda ingin menghapus shift tersebut. Jika sudah ada perubahan data attendance pada tanggal tersebut untuk karyawan terpilih maka shift tidak dapat dihapus. - Anda juga dapat melihat riwayat Switch shift karyawan melalui halaman User Activity Log yang terdapat pada menu Company.
- Selain itu, Anda juga dapat menambahkan shift (Add shift) dengan klik ikon “Plus” yang muncul saat Anda mengarahkan kursor di atas salah satu shift.
- Pilih Shift yang ingin ditambahkan dan klik “Add a shift”.
- Maka shift berhasil ditambahkan.
Demikian adalah panduan cara assign single dan multiple shift pada tampilan kalendar scheduler. Anda juga telah mempelajari cara add, edit, dan delete shift. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola sub menu lainnya pada Time Management, yaitu Calendar di sini.