Bagaimana Cara Membuat Cycle Performance Review Baru

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Review Cycle, Anda dapat membuat cycle review baru dengan 3 (tiga) tujuan cycle yang berbeda, yaitu Performance, Competency, dan Evaluation Review. Setiap review cycle memerlukan pengaturan terkait periode review, metode review yang digunakan, hingga kapan hasil review akan dipublish. Cycle yang telah dibuat sampai dengan progressnya akan terangkum dalam grafik Overview cycle, Anda dapat mempelajarinya di sini.

Pada panduan ini, akan dijelaskan tentang bagaimana cara membuat cycle Performance Review dengan tujuan penilaian performa karyawan. Berikut adalah langkah - langkahnya:

  1. Log in ke review.talenta.co.
  2. Klik menu Review Cycle.
  3. Klik “Create New Cycle”.
  4. Pada pop-up Create your cycle, pilih Performance review. Isikan nama cycle yang akan dibuat. Usahakan nama cycle dibuat lengkap dan detail seperti gambar di bawah. Lalu, klik “Create”.
    PR3.png
  5. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Create new cycle.
    PR4.png
    Keterangan:
    No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
    1 Edit cycle name Tombol untuk mengubah nama cycle atau mengubah purpose dari cycle: performance, competency, atau evaluation.
    2 Duplicate from existing cycle Anda dapat memilih untuk menduplikasi pengaturan cycle dari cycle yang sudah pernah dibuat dengan klik “Yes” atau “No”.
    3 Who will be reviewed in this cycle? Pilih nama karyawan yang akan disertakan dalam periode penilaian dengan klik “Select employees”. Atau, pilih semua karyawan dengan klik centang “Select all employees”.
    4 Time frame for this cycle Pilih kerangka waktu review untuk periode kinerja karyawan yang akan dinilai.
    • Custom: Jangka waktu kustom.
    • Monthly: Jangka waktu bulanan.
    • Quarterly: Jangka waktu perkuarter.
    • Half-yearly: Jangka waktu persemester.
    • Yearly: Jangka waktu pertahun.
    5 Start cycle on

    Isikan batas awal dan akhir periode yang akan dinilai. End date secara otomatis mengikuti kategori time frame yang dipilih, kecuali kategori custom.

    6 Review period Masukkan periode penginputan nilai review. Start date akan secara otomatis terpilih H+1 dari “end date” time frame. Sedangkan, End Date Menampilkan deadline penginputan nilai dan dapat diperpanjang (extend) apabila diperlukan.
    7 Repeat cycle automatically after this cycle ends Apabila informasi ini diaktifkan, cycle akan otomatis mengulang setelah cycle berakhir.
  6. Kemudian, lanjut ke bagian selanjutnya pada halaman Create review cycle, yaitu metode review berdasarkan job position.
    pasted image 0 - 2023-09-21T163206.796.png

    Keterangan:
    No. Nama Kolom/tombol Deskripsi
    1 Enable lock edit for review

    Centang untuk mengunci fitur edit review, sehingga review tidak dapat diedit atau direset setelah disubmit kecuali dengan adanya request. Anda juga dapat menonaktifkan fungsi ini ketika cycle sudah berhasil dibuat, melalui action item yg ada di halaman review cycle.

    Klik “View setting” untuk memanfaatkan fitur shorcut ke ESS Settings guna mengatur approval rule termasuk layer approval. Pelajari lebih lanjut di sini.

    2 Manager review

    Klik toggle button untuk mengaktifkan metode Manager review (Manager mereview tim karyawannya).
    pasted image 0 - 2023-09-21T163318.206.png

    Kemudian, akan muncul pop up dengan beberapa tab pengaturan seperti berikut.

    A. General

    - Template: Pilih template yang Anda inginkan.
    - Automatically Assign the Employee Manager to Each Selected Member: Centang untuk menugaskan atasan secara otomatis sebagai reviewer berdasarkan jalur approval karyawan.
    - Display Review Result in Details: Centang agar karyawan dapat melihat hasil review dari masing - masing reviewer secara detil.

    B. Goals

    - Include Goals: Centang untuk dapat menyertakan objektif/KPI/OKR setiap karyawan sebagai indikator review. Opsi ini dapat digunakan jika jenis pertanyaan dari template adalah rating atau persentase. 

    - Allow employees to pick their goals before the review starts: Pilihan ini dapat dicentang hanya jika Anda telah mencentang Include Goals. Centang untuk mengijinkan karyawan memilih goals sebelum review dimulai. Kemudian, Anda dapat menentukan periode karyawan memilih goals (Period of employees to pick goals) dan periode superior untuk mengelola goals (Period of superior to manage goals).

    pasted image 0 - 2023-09-21T163706.284.png

    Jika di cycle yang sama menggunakan include goals pada review method lainnya, maka goals yang ditampilkan di review form (review method lainnya) adalah goals yang sudah dipilih oleh karyawan/Superiornya.

    C. Attendance

    - Attendance: Hidupkan opsi ini jika data kehadiran employee akan dijadikan indikator penilaian di dalam review form, selanjutnya Anda dapat melakukan pengaturan score berdasarkan persentase kehadiran karyawan.

    D. Reprimand

    Anda dapat memasukkan data reprimand (Surat Peringatan) karyawan dalam formulir review mereka. Sehingga, bisa dijadikan aspek penilaian atau hanya ditampilkan sebagai informasi saja.

    - Include reprimand data: Dengan mengaktifkan fitur ini, Anda dapat menyertakan data reprimand karyawan sebagai pertimbangan review. Jika Anda mencentangnya, maka muncul opsi berikut.

    - Define score/rating for the reprimand: Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan nilai berdasarkan tipe reprimand sehingga sistem dapat memberikan nilai otomatis untuk karyawan berdasarkan reprimandnya. Jika Anda memilih pilihan ini, maka Anda dapat menentukan bobot (Weight) untuk aspek reprimand di tab selanjutnya.

    E. Weight

    Anda dapat menentukan bobot setiap kategori/aspek penilaian sehingga sistem dapat menghitung rating untuk dikalkulasikan pada nilai akhir. Anda dapat mengimplementasikan pada semua karyawan atau karyawan tertentu berdasarkan job level dan job position.

    3 360-degree review

    Klik “toggle” button untuk mengaktifkan metode 360-degree review (Review dari subordinate, kolega dengan tingkat yang sama, dan manajer).

    pasted image 0 - 2023-09-21T163914.205.png

    Kemudian akan muncul pop up beserta beberapa tab berikut:

    A. General

    pasted image 0 - 2023-09-21T163926.216.png

    - Template: Anda dapat memilih template pertanyaan/indikator yang akan digunakan.

    - Display 360 review results for managers: Centang agar manager dapat melihat hasil review ataupun pending review.

    - Let member pick their co-worker: Centang agar member dapat memilih siapa co-worker yang akan menjadi reviewernya.
    pasted image 0 - 2023-09-21T163948.981.png

    - Allow reviewers to reject review tasks: Centang untuk memperbolehkan reviewer menolak tugas review.

    B. Goals

    pasted image 0 - 2023-09-21T164015.278.png

    - Include goals: Centang untuk dapat menyertakan tujuan setiap karyawan sebagai indikator review. Opsi ini dapat digunakan jika jenis pertanyaan dari template adalah rating atau persentase. 

    C. Weight

    pasted image 0 - 2023-09-21T164026.415.png

    Anda dapat menentukan bobot setiap kategori sehingga sistem dapat menghitung rating untuk dikalkulasikan pada nilai akhir. Anda dapat mengimplementasikan pada semua karyawan atau karyawan tertentu berdasarkan job level dan job position.

    4 Team review

    Klik “toggle” button untuk mengaktifkan metode Team review (Karyawan mereview kolega dari satu tim).

    pasted image 0 - 2023-09-21T164055.463.png

    Kemudian akan muncul pop up beserta beberapa tab berikut:

    A. General

    pasted image 0 - 2023-09-21T164107.698.png

    - Template: Anda dapat memilih template yang akan digunakan.

    - Opsi Display Team review result for manager seperti di atas muncul apabila Anda mengaktifkan Manager review serta Team review. Jika Anda mencentang opsi tersebut, maka manager dapat melihat hasil Team review dari form/pending action subordinate. Klik di sini untuk melihat tampilannya.

    B. Goals

    pasted image 0 - 2023-09-21T164111.875.png

    - Include goals: Centang untuk dapat menyertakan tujuan setiap karyawan sebagai indikator review. Opsi ini dapat digunakan jika jenis pertanyaan dari template adalah rating atau persentase. Maka, muncul kolom untuk memasukkan beban goal seperti berikut.

    5 Self review

    Klik “toggle” button untuk mengaktifkan metode Self review (Karyawan mereview kemampuan pribadi).
    pasted image 0 - 2023-09-21T164221.170.png

    Kemudian akan muncul pop up beserta beberapa tab berikut:

    A. General
    pasted image 0 - 2023-09-21T164226.384.png

    - Template: Pilih template self review yang Anda inginkan.

    - Self Review first before Manager Review: Centang untuk menerapkan Self review terlebih dahulu sebelum dapat melakukan Manager review.

    B.Goals

    pasted image 0 - 2023-09-21T164230.193.png

    - Include goals: Centang untuk dapat menyertakan tujuan setiap karyawan sebagai indikator review. Opsi ini dapat digunakan jika jenis pertanyaan dari template adalah rating atau persentase. Maka, muncul kolom untuk memasukkan beban goal seperti berikut.

    C. Weight
    pasted image 0 - 2023-09-21T164259.672.png

    Anda dapat menentukan bobot setiap kategori sehingga sistem dapat menghitung rating untuk dikalkulasikan pada nilai akhir. Anda juga dapat mengimplementasikan pada semua karyawan atau karyawan tertentu berdasarkan job level dan job position.

    6 Use weight Checkbox ini aktif apabila Anda memilih lebih dari 1 (satu) metode review. Fitur ini berfungsi agar skor review Anda dihitung berdasarkan bobot yang Anda tetapkan.
    7


    Deduction score system

    Dengan fitur ini, Anda dapat mengurangi score akhir karyawan berdasarkan data attendance dan status reprimandnya.

    - Deduction formula: Anda dapat memilih By amount per period apabila formula yang ingin Anda terapkan berdasarkan periode waktu tertentu. Atau, pilih By percentage untuk formula pengurangan berdasarkan persentase tertentu.

    - Deduction assigned: Tentukan kepada siapa pengurangan nilai diberlakukan, yaitu berdasarkan Job level, Job position, atau All employee (seluruh karyawan yang akan direview di dalam review cycle). Jika Anda memilih Job level/Job position, maka Anda wajib untuk menentukan level atau posisi kerja apa di kolom Select job position/Select Job level.

    - Attendance: Tentukan berdasarkan kriteria absensi apa saja deduction akan diberlakukan, seperti Absent, No clock-in, No clock-out, Late clock-in, atau Early clock-out dengan mencentangnya. Lalu, Anda dapat menentukan condition Total min. Days(untuk deduction formula per period)/Total min percentage(untuk deduction formula per percentage) pada kolom yang tersedia diikuti dengan menentukan Deduct score (pengurangan nilai poin) pada kolom setelahnya. Anda dapat menambahkan condition (indikator) dengan klik “Add condition”.

    - Reprimand data: Centang untuk menerapkan pengurangan nilai poin kepada karyawan yang mempunyai Surat Peringatan (reprimand). Tentukan tipe reprimandnya di Select type dan Deduct score-nya.

    Jika sudah selesai mengatur Deduction, klik “Apply” untuk menerapkannya.

    8


    Publish score after

    Penentuan kapan hasil review akan dibagikan kepada karyawan.

    - Complete Review: Publish score dapat dilakukan apabila semua reviewer telah mengumpulkan semua reviewnya.

    - Review Period End: Publish score dapat dilakukan apabila telah melewati tanggal end review period.

    - Both: Publish score dapat dilakukan apabila semua reviewer telah mengumpulkan semua reviewnya dan telah melewati tanggal end review period.
  7. Review cycle yang telah Anda buat akan muncul pada halaman awal sub-menu Review Cycle.
    PR14.png

Demikian adalah panduan membuat cycle review untuk tujuan performance review. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara melihat rincian hasil review Anda, di sini.