Pada Review Cycle, Anda dapat membuat cycle review baru dengan 3 (tiga) tujuan cycle yang berbeda, yaitu Performance, Competency, dan Evaluation Review. Setiap review cycle memerlukan pengaturan terkait periode review, metode review yang digunakan, hingga kapan hasil review akan dipublish. Cycle yang telah dibuat sampai dengan progressnya akan terangkum dalam grafik Overview cycle, Anda dapat mempelajarinya di sini.

Pada panduan ini, akan dijelaskan tentang bagaimana cara membuat cycle Performance Review dengan tujuan penilaian performa karyawan. Berikut adalah langkah - langkahnya:

1. Log in ke review.talenta.co.
2. Klik menu Review Cycle.
3. Klik “Create New Cycle”.
   
4. Pada pop-up Create your cycle, pilih Performance review. Isikan nama cycle yang akan dibuat. Usahakan nama cycle dibuat lengkap dan detail seperti gambar di bawah. Lalu, klik “Create”.
   
5. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Create new cycle.
   
   Keterangan:
   

   No.	Nama Kolom/Tombol	Deskripsi
   1	Edit cycle name	Tombol untuk mengubah nama cycle atau mengubah purpose dari cycle: performance, competency, atau evaluation.
   2	Duplicate from existing cycle	Anda dapat memilih untuk menduplikasi pengaturan cycle dari cycle yang sudah pernah dibuat dengan klik “Yes” atau “No”.
   3	Who will be reviewed in this cycle?	Pilih nama karyawan yang akan disertakan dalam periode penilaian dengan klik “Select employees”. Atau, pilih semua karyawan dengan klik centang “Select all employees”.
   4	Time frame for this cycle	Pilih kerangka waktu review untuk periode kinerja karyawan yang akan dinilai. Custom: Jangka waktu kustom. Monthly: Jangka waktu bulanan. Quarterly: Jangka waktu perkuarter. Half-yearly: Jangka waktu persemester. Yearly: Jangka waktu pertahun.
   5	Start cycle on	Isikan batas awal dan akhir periode yang akan dinilai. End date secara otomatis mengikuti kategori time frame yang dipilih, kecuali kategori custom.
   6	Review period	Masukkan periode penginputan nilai review. Start date akan secara otomatis terpilih H+1 dari “end date” time frame. Sedangkan, End Date Menampilkan deadline penginputan nilai dan dapat diperpanjang (extend) apabila diperlukan.
   7	Repeat cycle automatically after this cycle ends	Apabila informasi ini diaktifkan, cycle akan otomatis mengulang setelah cycle berakhir.

6. Kemudian, lanjut ke bagian selanjutnya pada halaman Create review cycle, yaitu metode review berdasarkan job position.
   
   Keterangan:
   

   No.	Nama Kolom/tombol	Deskripsi
   1	Enable lock edit for review	Centang untuk mengunci fitur edit review, sehingga review tidak dapat diedit atau direset setelah disubmit kecuali dengan adanya request. Anda juga dapat menonaktifkan fungsi ini ketika cycle sudah berhasil dibuat, melalui action item yg ada di halaman review cycle. Klik “View setting” untuk memanfaatkan fitur shorcut ke ESS Settings guna mengatur approval rule termasuk layer approval. Pelajari lebih lanjut di sini.
   2	Manager review	Klik toggle button untuk mengaktifkan metode Manager review (Manager mereview tim karyawannya). Kemudian, akan muncul pop up dengan beberapa tab pengaturan seperti berikut. A. General - Template: Pilih template yang Anda inginkan. - Automatically Assign the Employee Manager to Each Selected Member: Centang untuk menugaskan atasan secara otomatis sebagai reviewer berdasarkan jalur approval karyawan. - Display Review Result in Details: Centang agar karyawan dapat melihat hasil review dari masing - masing reviewer secara detil. B. Goals - Include Goals: Centang untuk dapat menyertakan objektif/KPI/OKR setiap karyawan sebagai indikator review. Opsi ini dapat digunakan jika jenis pertanyaan dari template adalah rating atau persentase.  - Employee pick goals: Pilihan ini dapat dicentang hanya jika Anda telah mencentang Include Goals. Centang untuk mengijinkan karyawan memilih goals sebelum review dimulai. Kemudian, Anda dapat menentukan periode karyawan memilih goals (Period of employees to pick goals) dan periode superior untuk mengelola goals (Period of superior to manage goals). Jika di cycle yang sama menggunakan include goals pada review method lainnya, maka goals yang ditampilkan di review form (review method lainnya) adalah goals yang sudah dipilih oleh karyawan/Superiornya. - Auto-score for goal on review form: Centang agar sistem secara otomatis menilai score untuk goal pada review form. Maka, Anda wajib mengatur Percentage of goal achievement. Maka, nilai akan ditampilkan di review form dan result. Anda juga dapat mencentang Allow reviewer to edit auto-score from the system untuk mengijinkan reviewer mengedit auto-score tersebut. - Use 9 box auto-generate: Centang untuk mebuat sistem secara otomatis men-generate 9 box matrix berdasarkan kategori/legend dari total goal score dan total review score. C. Attendance - Attendance: Hidupkan opsi ini jika data kehadiran employee akan dijadikan indikator penilaian di dalam review form, selanjutnya Anda dapat melakukan pengaturan score berdasarkan persentase kehadiran karyawan. D. Reprimand Anda dapat memasukkan data reprimand (Surat Peringatan) karyawan dalam formulir review mereka. Sehingga, bisa dijadikan aspek penilaian atau hanya ditampilkan sebagai informasi saja. - Include reprimand data: Dengan mengaktifkan fitur ini, Anda dapat menyertakan data reprimand karyawan sebagai pertimbangan review. Jika Anda mencentangnya, maka muncul opsi berikut. - Define score/rating for the reprimand: Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan nilai berdasarkan tipe reprimand sehingga sistem dapat memberikan nilai otomatis untuk karyawan berdasarkan reprimandnya. Jika Anda memilih pilihan ini, maka Anda dapat menentukan bobot (Weight) untuk aspek reprimand di tab selanjutnya. E. Weight Anda dapat menentukan bobot setiap kategori/aspek penilaian sehingga sistem dapat menghitung rating untuk dikalkulasikan pada nilai akhir. Anda dapat mengimplementasikan pada semua karyawan atau karyawan tertentu berdasarkan job level dan job position.
   3	360-degree review	Klik “toggle” button untuk mengaktifkan metode 360-degree review (Review dari subordinate, kolega dengan tingkat yang sama, dan manajer). Kemudian akan muncul pop up beserta beberapa tab berikut: A. General - Template: Anda dapat memilih template pertanyaan/indikator yang akan digunakan. - Display 360 review results for managers: Centang agar manager dapat melihat hasil review ataupun pending review. - Let member pick their co-worker: Centang agar member dapat memilih siapa co-worker yang akan menjadi reviewernya. - Allow reviewers to reject review tasks: Centang untuk memperbolehkan reviewer menolak tugas review. B. Goals - Include goals: Centang untuk dapat menyertakan tujuan setiap karyawan sebagai indikator review. Opsi ini dapat digunakan jika jenis pertanyaan dari template adalah rating atau persentase.  - Auto-score for goal on review form: Centang agar sistem secara otomatis menilai score untuk goal pada review form. Maka, Anda wajib mengatur Percentage of goal achievement. Maka, nilai akan ditampilkan di review form dan result. Anda juga dapat mencentang Allow reviewer to edit auto-score from the system untuk mengijinkan reviewer mengedit auto-score tersebut. C. Weight Anda dapat menentukan bobot setiap kategori sehingga sistem dapat menghitung rating untuk dikalkulasikan pada nilai akhir. Anda dapat mengimplementasikan pada semua karyawan atau karyawan tertentu berdasarkan job level dan job position.
   4	Team review	Klik “toggle” button untuk mengaktifkan metode Team review (Karyawan mereview kolega dari satu tim). Kemudian akan muncul pop up beserta beberapa tab berikut: A. General - Template: Anda dapat memilih template yang akan digunakan. - Opsi Display Team review result for manager seperti di atas muncul apabila Anda mengaktifkan Manager review serta Team review. Jika Anda mencentang opsi tersebut, maka manager dapat melihat hasil Team review dari form/pending action subordinate. Klik di sini untuk melihat tampilannya. B. Goals - Include goals: Centang untuk dapat menyertakan tujuan setiap karyawan sebagai indikator review. Opsi ini dapat digunakan jika jenis pertanyaan dari template adalah rating atau persentase. Maka, muncul kolom untuk memasukkan beban goal seperti berikut. - Auto-score for goal on review form: Centang agar sistem secara otomatis menilai score untuk goal pada review form. Maka, Anda wajib mengatur Percentage of goal achievement. Maka, nilai akan ditampilkan di review form dan result. Anda juga dapat mencentang Allow reviewer to edit auto-score from the system untuk mengijinkan reviewer mengedit auto-score tersebut.
   5	Self review	Klik “toggle” button untuk mengaktifkan metode Self review (Karyawan mereview kemampuan pribadi). Kemudian akan muncul pop up beserta beberapa tab berikut: A. General - Template: Pilih template self review yang Anda inginkan. - Review using comment only: Centang apabila karyawan tidak perlu menentukan skor dan hanya perlu mengisi komentar saja untuk menjustifikasi KPI mereka. - Show self review result on manager review form: Centang agar hasil self review karyawan dapat dilihat oleh manager. - Jika mencentang Show self review result on manager review form, Anda dapat memilih untuk: Must submit the self review before continue to manager review: Pilih agar karyawan wajib melakukan Self review terlebih dahulu sebelum Manager review. No need to submit the self review before continue to manager review: Pilih apabila karyawan tidak wajib melakukan Self review terlebih dahulu sebelum Manager review. B.Goals - Include goals: Centang untuk dapat menyertakan tujuan setiap karyawan sebagai indikator review. Opsi ini dapat digunakan jika jenis pertanyaan dari template adalah rating atau persentase. Maka, muncul kolom untuk memasukkan beban goal seperti berikut. - Auto-score for goal on review form: Centang agar sistem secara otomatis menilai score untuk goal pada review form. Maka, Anda wajib mengatur Percentage of goal achievement. Maka, nilai akan ditampilkan di review form dan result. Anda juga dapat mencentang Allow reviewer to edit auto-score from the system untuk mengijinkan reviewer mengedit auto-score tersebut. C. Weight Anda dapat menentukan bobot setiap kategori sehingga sistem dapat menghitung rating untuk dikalkulasikan pada nilai akhir. Anda juga dapat mengimplementasikan pada semua karyawan atau karyawan tertentu berdasarkan job level dan job position.
   6	Use weight	Checkbox ini aktif apabila Anda memilih lebih dari 1 (satu) metode review. Fitur ini berfungsi agar skor review Anda dihitung berdasarkan bobot yang Anda tetapkan.
   7	Deduction score system	Dengan fitur ini, Anda dapat mengurangi score akhir karyawan berdasarkan data attendance dan status reprimandnya. - Deduction formula: Anda dapat memilih By amount per period apabila formula yang ingin Anda terapkan berdasarkan periode waktu tertentu. Atau, pilih By percentage untuk formula pengurangan berdasarkan persentase tertentu. - Deduction assigned: Tentukan kepada siapa pengurangan nilai diberlakukan, yaitu berdasarkan Job level, Job position, atau All employee (seluruh karyawan yang akan direview di dalam review cycle). Jika Anda memilih Job level/Job position, maka Anda wajib untuk menentukan level atau posisi kerja apa di kolom Select job position/Select Job level. - Attendance: Tentukan berdasarkan kriteria absensi apa saja deduction akan diberlakukan, seperti Absent, No clock-in, No clock-out, Late clock-in, atau Early clock-out dengan mencentangnya. Lalu, Anda dapat menentukan condition Total min. Days(untuk deduction formula per period)/Total min percentage(untuk deduction formula per percentage) pada kolom yang tersedia diikuti dengan menentukan Deduct score (pengurangan nilai poin) pada kolom setelahnya. Anda dapat menambahkan condition (indikator) dengan klik “Add condition”. - Reprimand data: Centang untuk menerapkan pengurangan nilai poin kepada karyawan yang mempunyai Surat Peringatan (reprimand). Tentukan tipe reprimandnya di Select type dan Deduct score-nya. Jika sudah selesai mengatur Deduction, klik “Apply” untuk menerapkannya.
   8	Publish score after	Penentuan kapan hasil review akan dibagikan kepada karyawan. - Complete Review: Publish score dapat dilakukan apabila semua reviewer telah mengumpulkan semua reviewnya. - Review Period End: Publish score dapat dilakukan apabila telah melewati tanggal end review period. - Both: Publish score dapat dilakukan apabila semua reviewer telah mengumpulkan semua reviewnya dan telah melewati tanggal end review period.

7. Review cycle yang telah Anda buat akan muncul pada halaman awal sub-menu Review Cycle.
   

Demikian adalah panduan membuat cycle review untuk tujuan performance review. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara melihat rincian hasil review Anda, di sini.