Anda dapat membuat cycle review baru dengan 3 (dua) tujuan cycle yang berbeda pada Review cycle, yaitu Performance, Competency, dan Evaluation Review. Setiap review cycle memerlukan pengaturan terkait periode review, metode review yang digunakan, hingga kapan hasil review akan dipublish. Cycle yang telah dibuat sampai dengan progressnya akan terangkum dalam grafik Overview cycle, Anda dapat mempelajarinya di sini.
Pada panduan ini, akan dijelaskan tentang bagaimana cara membuat cycle Evaluation dengan tujuan evaluasi kinerja karyawan pada masa kerja tertentu, seperti masa probation atau kontrak. Berikut adalah langkah - langkahnya:
Log in ke review.talenta.co.
Pada menu Reviews klik Review Cycles.
Klik “Create New Cycle”.
Pada pop-up Create your cycle, pilih Evaluation review. Isikan nama cycle yang akan dibuat. Usahakan nama cycle dibuat lengkap dan detail seperti gambar di bawah. Lalu, klik “Create”.
-
Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Create new cycle untuk melengkapi form.
No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi 1 Edit cycle name Tombol untuk mengubah nama cycle atau mengubah purpose dari cycle: performance, competency, atau evaluation. 2 Employment status Pilih status karyawan yang ingin Anda atur Evaluation reviewnya. 3 Filter of your employee(s) Filter karyawan berdasarkan Branch, Organization, Job position, dan Job level tertentu. 4 Select template Pilih template untuk Evaluation review ini. 5 When are reviews start? Pilih kapan review ini akan dimulai sebelum masa kerja karyawan berakhir. 6 Re-include employees with extended employment period Anda dapat mencentang opsi ini jika Anda ingin sistem secara otomatis memasukkan kembali karyawan yang masa kerjanya diperpanjang ke dalam siklus peninjauan saat ini. Jika tidak dicentang, maka karyawan tersebut tidak perlu dinilai ulang dalam siklus ini. -
Selanjutnya, Anda dapat memilih dan mengkonfigurasi satu atau beberapa metode review berikut.
No. Nama Tombol/Kolom Penjelasan 1 Manager review Aktifkan opsi ini untuk mengizinkan manajer atau atasan langsung menilai kinerja bawahannya. Anda dapat klik tombol “Manage” untuk mengatur detail dan kriteria penilaian dari atasan. Berikut penjelasan dari setiap tab yang perlu Anda atur untuk Manager review.
-
General
Pada tab ini, Anda dapat mengatur indikator dan konfigurasi metode Manager review, seperti:
- Template: Pilih template indikator penilaian manajer yang akan digunakan.
- Reviewer: Pilih metode penentuan penilai (seperti berdasarkan jalur persetujuan atau approval line).
- Automatically assign the employee manager to each selected member: Centang opsi ini untuk menetapkan manajer dari masing-masing karyawan secara otomatis sebagai penilai.
- Display review result in details: Centang opsi ini untuk menampilkan hasil penilaian manajer secara rinci kepada pengguna. -
Goals
Pada tab ini, Anda dapat memasukkan goals milik setiap karyawan sebagai indikator review, seperti:
- Include goals: Centang opsi ini untuk memasukkan target atau goals dari setiap karyawan sebagai salah satu indikator penilaian.
- Auto-score for goal on review form: Centang opsi ini agar sistem menghitung skor target secara otomatis berdasarkan persentase pencapaian karyawan yang Anda tentukan (Define rating from achievement percentage).
- Allow reviewer to edit auto-score from the system: Centang opsi ini untuk mengizinkan penilai (reviewer) mengubah nilai otomatis yang telah dihitung oleh sistem.
- Goal to include: Pilih jenis target yang ingin dimasukkan ke dalam penilaian. -
Attendance performance
Pada tab ini, Anda dapat mengkalkulasikan skor kehadiran berdasarkan data absensi milik setiap karyawan pada periode review ini, seperti:
- Include attendance data: Centang opsi ini agar sistem menghitung skor kehadiran karyawan secara otomatis berdasarkan catatan kehadiran dari modul attendance selama periode peninjauan. Kemudian, Anda dapat menentukan “Percentage range” untuk setiap Rating name. -
Reprimand
Pada tab ini, Anda dapat memasukkan data riwayat surat peringatan (reprimand) sebagai indikator dengan maksimal jangka waktu satu tahun, seperti:
- Include reprimand data: Centang opsi ini untuk menampilkan data riwayat surat peringatan (reprimand) karyawan pada formulir penilaian.
- Define a score or rating for reprimand: Centang opsi ini untuk menentukan skor atau tingkat penilaian berdasarkan jenis surat peringatan yang diterima karyawan pada kolom “Reprimand types”. -
Weight
Pada tab ini, Anda dapat mengatur bobot Final score yang akan dikalkulasikan setelah review selesai, seperti:
- Use weight: Pilih opsi ini agar skor akhir (final score) dihitung berdasarkan persentase bobot yang ditentukan pada masing-masing aspek penilaian (seperti Review weight, Goal weight, Attendance weight, dan Reprimand weight).
- Simple sum: Pilih opsi ini agar skor akhir dihitung dari penjumlahan langsung seluruh skor aspek tanpa memperhitungkan persentase bobot.
Apabila sudah selesai mengatur Manager review, klik “Save”.
2 360-degree review Aktifkan opsi ini untuk menerapkan metode penilaian menyeluruh dari berbagai sudut (seperti rekan kerja, atasan, dan bawahan). Klik tombol “Manage” untuk mengkonfigurasi penilai serta aturan umpan balik 360 derajat. Berikut penjelasan dari setiap tab yang perlu Anda atur untuk 360-degree review.
-
General
Pada tab ini, Anda dapat mengkonfigurasi pengaturan terkait 360-degree review, seperti:
- Template: Pilih template indikator penilaian 360 derajat yang akan digunakan untuk menilai karyawan.
- Display 360-degree result for manager: Centang opsi ini agar manajer dapat melihat hasil penilaian 360 derajat dari bawahannya pada formulir penilaian atau halaman pending action. -
Goals
Pada tab ini, Anda dapat memasukkan goals milik setiap karyawan sebagai indikator review, seperti:
- Include goals: Centang opsi ini untuk memasukkan target atau goals dari setiap karyawan sebagai salah satu indikator penilaian.
- Auto-score for goal on review form: Centang opsi ini agar sistem menghitung skor target secara otomatis berdasarkan persentase pencapaian karyawan yang Anda tentukan (Define rating from achievement percentage).
- Allow reviewer to edit auto-score from the system: Centang opsi ini untuk mengizinkan penilai (reviewer) mengubah nilai otomatis yang telah dihitung oleh sistem.
- Goal to include: Pilih jenis target yang ingin dimasukkan ke dalam penilaian. -
Weight
Pada tab ini, Anda dapat mengatur bobot Final score yang akan dikalkulasikan setelah review selesai, seperti:
- Use weight: Pilih opsi ini agar skor akhir (final score) dihitung berdasarkan persentase bobot yang ditentukan pada masing-masing aspek penilaian (seperti Review weight, Goal weight, Attendance weight, dan Reprimand weight).
- Simple sum: Pilih opsi ini agar skor akhir dihitung dari penjumlahan langsung seluruh skor aspek tanpa memperhitungkan persentase bobot.
Apabila sudah selesai mengatur 360-degree review, klik “Save”.
3 Team review Aktifkan opsi ini untuk melibatkan anggota tim dalam menilai kinerja satu sama lain secara kolaboratif. Anda dapat mengatur peninjauan tim melalui tombol “Manage”. Berikut penjelasan dari setiap tab yang perlu Anda atur untuk Team review.
-
General
Pada tab ini, Anda dapat mengkonfigurasi pengaturan terkait Team review, seperti:
- Template: Pilih template indikator Team review yang akan digunakan untuk menilai karyawan.
- Display team review result for manager: Centang opsi ini agar manajer dapat melihat hasil penilaian Team review dari pada formulir penilaian atau halaman pending action. -
Goals
Pada tab ini, Anda dapat mengkonfigurasi pengaturan terkait Team review, seperti:
Pada tab ini, Anda dapat memasukkan goals milik setiap karyawan sebagai indikator review, seperti:
- Include goals: Centang opsi ini untuk memasukkan target atau goals dari setiap karyawan sebagai salah satu indikator penilaian.
- Auto-score for goal on review form: Centang opsi ini agar sistem menghitung skor target secara otomatis berdasarkan persentase pencapaian karyawan yang Anda tentukan (Define rating from achievement percentage).
- Allow reviewer to edit auto-score from the system: Centang opsi ini untuk mengizinkan penilai (reviewer) mengubah nilai otomatis yang telah dihitung oleh sistem.
- Goal to include: Pilih jenis target yang ingin dimasukkan ke dalam penilaian. -
Weight
Pada tab ini, Anda dapat mengatur bobot Final score yang akan dikalkulasikan setelah review selesai, seperti:
- Use weight: Pilih opsi ini agar skor akhir (final score) dihitung berdasarkan persentase bobot yang ditentukan pada masing-masing aspek penilaian (seperti Review weight, Goal weight, Attendance weight, dan Reprimand weight).
- Simple sum: Pilih opsi ini agar skor akhir dihitung dari penjumlahan langsung seluruh skor aspek tanpa memperhitungkan persentase bobot.
Apabila sudah selesai mengatur Team review, klik “Save”.
4 Self review Aktifkan opsi ini agar karyawan dapat melakukan evaluasi dan penilaian terhadap kinerja mereka sendiri. Klik “Manage” untuk menentukan pertanyaan atau kriteria penilaian mandiri tersebut. Berikut penjelasan dari setiap tab yang perlu Anda atur untuk Self review.
-
General
Pada tab ini, Anda dapat mengkonfigurasi pengaturan terkait Self review, seperti:
- Template: Pilih template indikator penilaian mandiri (self review) yang akan digunakan oleh karyawan.
- Review using comment only: Centang opsi ini agar karyawan hanya perlu mengisi komentar tanpa memasukkan skor angka pada formulir penilaian mandiri.
- Show self review result on manager review form: Centang opsi ini untuk menampilkan hasil penilaian mandiri karyawan pada formulir penilaian milik manajer (dengan pilihan urutan pengiriman yang dapat disesuaikan). -
Goals
Pada tab ini, Anda dapat memasukkan goals milik setiap karyawan sebagai indikator review, seperti:
- Include goals: Centang opsi ini untuk memasukkan target atau goals dari setiap karyawan sebagai salah satu indikator penilaian.
- Auto-score for goal on review form: Centang opsi ini agar sistem menghitung skor target secara otomatis berdasarkan persentase pencapaian karyawan yang Anda tentukan (Define rating from achievement percentage).
- Allow reviewer to edit auto-score from the system: Centang opsi ini untuk mengizinkan penilai (reviewer) mengubah nilai otomatis yang telah dihitung oleh sistem.
- Goal to include: Pilih jenis target yang ingin dimasukkan ke dalam penilaian. -
Weight
Pada tab ini, Anda dapat mengatur bobot Final score yang akan dikalkulasikan setelah review selesai, seperti:
- Use weight: Pilih opsi ini agar skor akhir (final score) dihitung berdasarkan persentase bobot yang ditentukan pada masing-masing aspek penilaian (seperti Review weight, Goal weight, Attendance weight, dan Reprimand weight).
- Simple sum: Pilih opsi ini agar skor akhir dihitung dari penjumlahan langsung seluruh skor aspek tanpa memperhitungkan persentase bobot.
Apabila sudah selesai mengatur Self review, klik “Save”.
5 Use weight Anda dapat menentukan bobot (dalam persentase) setiap kategori/aspek penilaian sehingga sistem dapat menghitung rating untuk dikalkulasikan pada nilai akhir. -
General
Opsi Publish score after berfungsi untuk menentukan waktu keterbukaan skor akhir penilaian, baik saat proses review selesai (Complete review), saat periode berakhir (Review period end), maupun setelah kedua kondisi terpenuhi (Both). Sementara itu, centang pada checkbox Use approval on review period digunakan untuk memberlakukan alur persetujuan secara otomatis pada rentang waktu penilaian berikutnya.
-
Kemudian, Anda dapat menggunakan fitur Score Adjustment seperti berikut.
Anda dapat mengurangi score akhir karyawan berdasarkan data attendance dan status reprimand-nya. Lalu, sidebar berikut akan muncul.
- Deduction formula: Anda dapat memilih By amount per period apabila formula yang ingin Anda terapkan berdasarkan periode waktu tertentu. Atau, pilih By percentage untuk formula pengurangan berdasarkan persentase tertentu.
- Deduction assigned: Tentukan kepada siapa pengurangan nilai diberlakukan, yaitu berdasarkan Job level, Job position, atau All employee (seluruh karyawan yang akan direview di dalam review cycle). Jika Anda memilih Job level/Job position, maka Anda wajib untuk menentukan level atau posisi kerja apa di kolom Select job position/Select Job level.
- Attendance: Tentukan berdasarkan kriteria absensi apa saja deduction akan diberlakukan, seperti Absent, No clock-in, No clock-out, Late clock-in, atau Early clock-out dengan mencentangnya. Lalu, Anda dapat menentukan condition Total min. Days(untuk deduction formula per period)/Total min percentage(untuk deduction formula per percentage) pada kolom yang tersedia diikuti dengan menentukan Deduct score (pengurangan nilai poin) pada kolom setelahnya. Anda dapat menambahkan condition (indikator) dengan klik “Add condition”.
- Reprimand data: Centang untuk menerapkan pengurangan nilai poin kepada karyawan yang mempunyai Surat Peringatan (reprimand). Tentukan tipe reprimandnya di Select type dan Deduct score-nya.
- Time off deduction: Tentukan kebijakan cuti atau izin yang akan diberlakukan pengurangan nilai. Lalu, Anda dapat memilih jenis kebijakan cuti pada bagian Time off policy dan menentukan kondisi Total min. days (jumlah minimal hari) pada kolom yang tersedia, diikuti dengan menentukan Deduct score (pengurangan nilai poin) pada kolom setelahnya. Anda dapat menambahkan kondisi (indikator) baru dengan klik “Add condition” atau menambahkan kebijakan cuti lainnya dengan klik “Add policies”.
- Jika sudah selesai mengatur Deduction, klik “Apply” untuk menerapkannya. -
Kemudian, Anda dapat mengonfigurasi bagian Review outcome sebagai berikut.
No. Nama Kolom/Tombol Penjelasan 1 Reviewer can decide the employment status Centang opsi ini untuk mengizinkan penilai (reviewer) menentukan keputusan status kepegawaian karyawan setelah evaluasi selesai. Pada bagian Define the status, tentukan opsi keputusan (seperti Extend employment atau Close employment) beserta keterangannya, serta klik Add status jika ingin menambah pilihan baru. 2 Lock review after submission Centang opsi ini untuk mengunci formulir penilaian secara otomatis setelah penilai mengirimkan (submit) hasil evaluasi. Opsi ini memastikan data penilaian tidak dapat diubah kembali setelah diserahkan. Klik “Submit” untuk membuat evaluation review ini.
Review cycle yang telah Anda buat akan muncul pada halaman awal sub-menu Review Cycle.
Demikian adalah panduan membuat cycle review untuk tujuan evaluation review. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara melihat rincian hasil review Anda, di sini.