Bagaimana Cara Mengatur atau Mengubah Approval

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Approval merupakan fitur yang digunakan untuk mengatur jalur approval serta request, seperti request time off, request overtime, request shift, dan request attendance yang karyawan ajukan. Anda bisa mengubah approval pada bagian Settings.

Sebagai contoh, berikut adalah langkah-langkah mengelola approval line untuk Attendance dan Time off Request:

  1. Masuk ke menu Settings.
    mceclip1.png
  2. Klik tab ESS dan pilih tab Approval.
    2_156_.png
  3. Klik "Edit" pada urutan Request untuk mengatur batas minimum dan maksimum request.
  4. Terdapat beberapa pengaturan yang dapat Anda lakukan terkait request, seperti Enable minimum or maximum date. Anda dapat mencentang checkboxnya untuk menerapkan jumlah batas minimal atau maksimal hari dari tanggal requestnya. Tentukan tanggal maksimalnya dengan mengetikkan hari di kolom Minimum/maximum days. Contohnya, jika Anda menerapkan jumlah batas maksimal hari dari tanggal requestnya 7 hari, maka ketik angka 7. Namun, apabila Anda menerapkan jumlah batas minimal hari dari tanggal requestnya 7 hari, maka ketik angka -7.
  5. Terdapat beberapa pengaturan yang dapat Anda lakukan terkait request, seperti Enable minimum or maximum date. Anda dapat mencentang checkboxnya untuk menerapkan jumlah batas minimal atau maksimal hari dari tanggal requestnya. Tentukan tanggal maksimalnya dengan mengetikkan hari di kolom Minimum/maximum days. Contohnya, jika Anda menerapkan jumlah batas maksimal hari dari tanggal requestnya 7 hari, maka ketik angka 7. Namun, apabila Anda menerapkan jumlah batas minimal hari dari tanggal requestnya 7 hari, maka ketik angka -7.

    Sebagai contoh, isikan angka Maximum backdate days 3 jika cuti dapat di request maksimal H-3 dari tanggal hari ini.

    Penting
    Jika Anda mencentang fitur Enable restiction for Postdate atau Backdate request, Anda tidak dapat mengaktifkan fitur Enable minimum or maximum date.

  6. Centang  Enable restriction for postdate request agar karyawan tidak dapat mengajukan request setelah tanggal absen kehadiran pada hari yang direquest (juga berlaku terhadap time off, shift, dan overtime). Anda dapat menentukan berapa jumlah hari postdate maksimal di kolom Maximum backdate days.

    Sebagai contoh, isikan angka 3 jika cuti hanya dapat di request maksimal H+3 dari tanggal hari ini.

  7. Centang Enable automatic approval based on cut off agar request secara otomatis diapprove atau direject oleh sistem dengan kebijakan yang Anda kustomisasi sendiri berdasarkan cut off payroll, cut off attendance atau tanggal kustom.
    No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
    1 Auto approval type Pilih salah satu tipe auto approval:
    • Auto approve: Klik untuk mengaktifkan auto approve request karyawan dan mengatur kebijakannya.
    • Auto reject: Klik untuk mengaktifkan auto reject request karyawan dan mengatur kebijakannya.
    2 Auto approval date Pilih salah satu pengaturan berdasarkan waktu apakah request ini diapprove atau direject oleh sistem.
    • Cut off attendance: Request karyawan diapprove atau direject secara otomatis saat perhitungan cut off attendance sesuai tanggal yang telah Anda atur di pengaturan cut off attendance. 
    • Cut off payroll: Request karyawan diapprove atau direject secara otomatis saat perhitungan cut off payroll sesuai tanggal yang telah Anda atur di pengaturan cut off payroll. 
    • Custom date: Request karyawan diapprove atau direject secara otomatis pada tanggal yang Anda tentukan sendiri. Pastikan untuk menginput tanggalnya di sini.
    3 Auto approval occurs Pilih kapan auto approval/rejection ini terjadi:
    • Exact date: Pada tanggal yang sama dengan pengaturan Auto approval date.
    • Before date: Pada sehari sebelum dengan pengaturan Auto approval date.
    • After date: Pada sehari setelah dengan pengaturan Auto approval date.
  8. Klik “Save” untuk menyimpan pengaturan.

    Penting
    Tampilan Setting Approval untuk Time off request berbeda namun memiliki fitur pengaturan kebijakan request yang sama, seperti berikut penjelasannya.

    - Restriction for backdate request: Anda dapat mencentang checkboxnya agar sistem membatasi backdate (tanggal mundur) hingga maksimal jumlah hari yang Anda tentukan.
    - Maximum backdate days: Anda dapat menentukan berapa jumlah hari backdate maksimal di kolom ini.
    - Restrict based on cut off: Anda dapat mencentang checkbox Restrict based on cut off agar karyawan tidak dapat mengajukan request backdate pada tanggal cut off payroll yang sudah lewat.
    - Restriction for postdate request: Centang Enable restriction for postdate request agar karyawan tidak dapat mengajukan request setelah tanggal absen kehadiran pada hari yang direquest (juga berlaku terhadap time off, shift, dan overtime).
    - Maximum postdate days: Anda dapat menentukan berapa jumlah hari postdate maksimal di kolom ini.
    - Auto approval: Klik “edit” untuk memunculkan pop up Enable automatic approval based on cut off untuk mengatur agar request secara otomatis diapprove atau direject oleh sistem dengan kebijakan yang Anda kustomisasi sendiri berdasarkan cut off payroll, cut off attendance atau tanggal kustom. Lihat poin nomor 6 untuk mempelajari tentang pengaturannya.

  9. Klik "Copy" pada bagian Approval untuk menyalin kebijakan jalur approval pada pengaturan request sebelumnya.
    mceclip2.png
  10. Klik "New" pada bagian Approval untuk mengatur jalur approval yang berbeda masing-masing request. 
    mceclip3.png
  11. Tombol "No Approval" apabila di klik akan berfungsi untuk mengatur jalur approval untuk add employee.
    7_40_.png

    ESS setting approval hanya berlaku untuk add employee saja, tidak berlaku untuk Bulk Add Employee via impor.

  12. Klik "Edit" pada bagian Approval untuk mengatur jalur approval.

    Enhancement mobile live attendance approval mengikuti setting approval request attendance di ESS setting.

  13. Lalu akan muncul pop up seperti ini. Di sini, Anda dapat menambahkan daftar kepada siapa (subjek) setting approval berlaku dengan klik "Add More".
  14. Kolom Setting berfungsi untuk memilih kepada siapa (subjek) setting approval ini akan berlaku. User dapat melakukan pengaturan dengan beberapa pilihan (all employee, job, organization, job level, employee ID, branch).

    - Pilih Setting untuk all employee, maka pada kolom Value otomatis menjadi grey area.
    - Bila memilih Job, perlu memilih Job Position apa yang ingin di setting approvalnya (CEO, Staff HRD, dll).
    - Pilihan SBU, hanya muncul pada Overtime Request, Overtime Planning, Time Off Request, Change Shift Request dan Attendance Request.

  15. Isikan spesifikasi sesuai dengan setting yang telah dipilih di kolom setting pada kolom Value.
  16. Apabila Auto Ascend dicentang, apabila approval pada job position tersebut kosong, request akan diteruskan ke job position yang berada di layer atasnya (berkaitan dengan pengaturan rule approval di poin no. 15).
  17. Pada kolom Position, terdapat Up Down yang berfungsi untuk untuk memindahkan urutan subjek. Pada contoh gambar dibawah, apabila Anda klik "UP DOWN" pada subjek Employee ID, maka posisi employee ID akan berpindah ke bawah dan subjek All Employee akan naik ke atas.
    Screenshot 2024-03-05 at 14.18.22.png

    Berikut penjelasan cara sistem membaca posisi urutan request ini:
    Contoh:
    Screenshot 2024-03-05 at 14.16.41.png

    Subjek Urutan 1: Employee ID; Value: TDI-000 Surya Trijaya
    Subjek Urutan 2: Job Level; Value: Head
    Subjek Urutan 3: All Employee; Value: Dikosongkan

    Apabila karyawan A memiliki job level sebagai Head, maka sistem akan menyeleksi dari urutan 1 terlebih dahulu, apakah karyawan A masuk kedalam kategori subjek urutan 1?
    Jika tidak, sistem akan melanjutkan proses penyeleksian ke posisi urutan request berikutnya, sampai sistem menemukan subjek yang sesuai dengan posisi Karyawan A, yang mana berada pada urutan ke 2 dan menerapkan urutan approval yang sudah diterapkan para posisi tersebut.

    Sehingga dapat disimpulkan, apabila Anda ingin menerapkan pengecualian (jalur approvalnya berbeda dengan yang umum), Anda dapat letakkan di urutan atas dan dapat diurutkan dari yang paling spesifik ke yang paling umum (All Employee).

  18. Klik "Rule" untuk menentukan layer approver.
  19. Approval list dapat dibuat lebih dari satu layer dengan klik tombol “Add more” pada halaman approval rule sehingga request tersebut baru bisa di approve apabila sudah disetujui oleh beberapa tingkat approval.
    mceclip13.png
  20. Lalu, pada kolom Setting Anda dapat memilih approval berdasarkan Upper Job Position, Employee ID, atau Consultant.
    mceclip14.png
  21. Isikan Request Type.
    mceclip15.png

    - Requested: Karyawan dapat melakukan request sendiri.
    - Requester: Karyawan tidak dapat melakukan request sendiri.

  22. Isikan kolom Value berdasarkan level Job Position yang dimiliki approvalnya.
    15_14_.png

    Contoh:
    15a_2_.png
    - Value diisi 1: Jika Staff GA request time off, maka approvalnya adalah Supervisor HRD & GA.
    - Value diisi 2: Jika Staff GA request time off, maka approvalnya adalah Manager HRD & GA.

  23. Klik "Close" untuk menyimpan.
    mceclip0.png
  24. Klik "Save" untuk menyimpan perubahan kebijakan approval.

Demikian penjelasan mengenai cara mengatur atau mengubah approval. Selanjutnya, Anda bisa mempelajari bagaimana cara mengatur approval untuk forms Talenta, di sini.