Pada umumnya tidak semua perusahaan membuat kebijakan untuk melakukan pembayaran lembur karyawan melainkan ada juga beberapa perusahaan yang memiliki kebijakan lembur yang digantikan dengan cuti. Pada Talenta, Anda dapat mengatur kebijakan lembur tersebut, dengan mengakses Menu Setting Time Management.
Penting
Sebelum Anda dapat menggunakan fitur ini, Anda perlu mengaktifkannya terlebih dahulu dengan menghubungi tim support di support-hr@mekari.com.
Sebelumnya Anda dapat mempelajari tentang:
[Blog] Definisi dan Pengertian Jenis-Jenis Kerja Lembur
Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Klik ikon “profile” pada pojok kanan atas lalu pilih Company Settings.
- Klik tab “Time Management” dan pilih Time Off.
- Kemudian pilih Overtime leave setting.
- Buat General Policy terlebih dahulu dengan klik “Edit”.
- Lengkapi informasi yang dibutuhkan. Isi nama kebijakaan overtime leave pada Policy Name, kode overtime leave yang dibuat pada Policy Code, dan deskripsi singkat mengenai overtime leave pada Description. Dan klik “Save changes” untuk menyimpan.
- Di bagian list Compensation rule terdapat aturan Default Setting yang bisa Anda gunakan, dengan kebijakan yang berlaku untuk semua karyawan.
Default setting ini tidak dapat dihapus.
- Namun, jika perusahaan memiliki aturan overtime leave yg berbeda antar karyawan, maka Anda dapat membuat lebih dari 1 kebijakan dengan klik tombol “Create compensation rule”.
- Lengkapi informasi yang dibutuhkan. Isikan nama kebijakan overtime leave pada Compensation rule name.
- Kemudian, Anda dapat menentukan Overtime conversion berdasarkan Total duration dan Minimum hours.
- Selanjutnya, isikan durasi pada kolom hours dan minutes. Lalu pilih konversi penentuan pengganti lembur dengan cuti yang terdiri dari 0.5 day off yaitu konversi jam lembur menjadi cuti setengah hari dan 1 day off yaitu konversi jam lembur menjadi cuti sehari.
- Untuk Total duration akan dikalikan saldo cuti lembur jika durasi lembur digandakan aturannya. Contoh:
Pengaturan awal → aturan 2 jam → (dikonversi menjadi) 1 hari.
Durasi lembur yang disetujui → 4 jam.
Hasil → 2 hari.
- Untuk Minimum hours hanya akan dikonversi menjadi 1 hari/0,5 hari bila durasi lembur yang disetujui memenuhi aturan minimum.
Contoh:
Pengaturan awal → aturan 2 jam → (dikonversi menjadi) 0.5 hari.
Durasi lembur yang disetujui → 4 jam.
Hasil → 1 hari. - Apabila Anda memilih Total duration, maka Anda dapat menentukan masa berlaku saldo saat jam lembur pada Overtime accumulation period.
- Continuous (No Expiration): Saldo overtime yang bisa disimpan tidak akan memiliki expired.
- Specific date: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired pada tanggal dan bulan tertentu.
- Daily: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired setelah jumlah day overtime request di approve.
- Monthly: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired setelah jumlah month overtime request di approve.
- No accumulation (expired Immediately): Sisa saldo jam lembur langsung expired setelah persetujuan overtime leave yang diapprove. Pada bagian ini terdapat dua pilihan yaitu: - Apabila Anda memilih Overtime conversion berdasarkan Minimum hours, maka Anda tidak dapat menentukan Overtime accumulation period.
- Selanjutnya pilih Time off effective date yang terdiri dari Overtime approval date dan Overtime request date.
- Overtime approval date: Untuk penentuan expired balance cuti akan berdasarkan approval date.
- Overtime request date: Untuk penentuan expired balance cuti akan berdasarkan request date.
Skenario:
Penjelasan tabel:
- Request date:
Apabila Anda melakukan setting 8 jam kerja = mendapatkan 1 hari overtime leave, dengan memilih Expired Immediately dan pilih Request date, maka apabila dilakukan pengajuan.
1. Request date = 1 Maret 2022, dengan durasi 13 jam.
2. Request date = 5 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
3. Request date = 10 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
4. Approve date di tanggal 15 Maret 2022 (request 1 - request 3)
Maka sistem akan menghitung.
1. 13 => 1 hari (5 jam expired).
2. 14 => 1 hari (6 jam expired).
3. 14 => 1 hari (6 jam expired)
Total = 3 hari
- Approved date:
Apabila Anda melakukan setting 8 jam kerja = mendapatkan 1 hari overtime leave, dengan memilih Expired Immediately dan pilih Approval date, maka apabila dilakukan pengajuan:
1. Request date = 1 Maret 2022, dengan durasi 13 jam.
2. Request date = 5 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
3. Request date = 10 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
4. Approve date di tanggal 15 Maret 2022 (request 1 - request 3)
Maka sistem akan menghitung:
(13+14+14)/8 = 41/8 => 5 hari (1 jam expired) - Pilih masa berlaku saldo overtime leave pada "Time off expiration".
- No Expiration Tidak ada masa berlaku untuk saldo jam lembur.
- Specific date: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave berdasarkan tanggal tertentu.
- Daily: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave setelah jumlah hari tertentu.
- Monthly: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave setelah jumlah bulan tertentu. - Pilih karyawan tertentu dengan klik “Select employee” untuk menerapkan kebijakan lembur.
- Tentukan nama karyawan dengan klik ikon “tambah” seperti berikut lalu pilih Submit.
- Untuk dapat memudahkan Anda dalam mencari nama karyawan, klik “Filter”.
- Kemudian, Anda dapat memilih kriteria berdasarkan branch, organization, job level, job position, dan employment status. Lalu klik “Apply filter”.
- Anda juga dapat memilih semua karyawan dengan klik “Select all”. - Maka akan muncul notifikasi berikut yang menyatakan jumlah karyawan yang telah dipilih. Selanjutnya Anda juga dapat mencentang “Apply as default rule to new employees” untuk mengaplikasikan aturan umum kepada karyawan baru.
- Klik “Save” untuk menyimpan.
- Maka kebijakan lembur yang Anda buat seperti berikut.
- Anda juga dapat mengedit kebijakan yang telah dibuat dengan klik “Action” dan pilih Edit atau menghapusnya dengan pilih Delete.
Setelah kebijakan cuti overtime leave sudah terbuat, selanjutnya Anda dapat mengajukan overtime karyawan pada menu Time Management. Karyawan juga dapat mengajukan overtime melalui Talenta mobile.