Pada umumnya tidak semua perusahaan membuat kebijakan untuk melakukan pembayaran lembur karyawan melainkan ada juga beberapa perusahaan yang memiliki kebijakan lembur yang digantikan dengan cuti. Pada Talenta, Anda dapat mengatur kebijakan lembur tersebut, dengan mengakses Menu Settings -Time.
Penting
Sebelum Anda dapat menggunakan fitur ini, Anda perlu mengaktifkannya terlebih dahulu dengan menghubungi tim support di support-hr@mekari.com.
Sebelumnya Anda dapat mempelajari tentang:
[Blog] Definisi dan Pengertian Jenis-Jenis Kerja Lembur
Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pergi ke halaman Settings.
- Klik menu Time lalu pilih Time Off.
- Klik tab Overtime leave lalu buat General Policy terlebih dahulu dengan klik “Edit”.
Lengkapi informasi yang dibutuhkan. Isi nama kebijakaan overtime leave pada Policy Name, kode overtime leave yang dibuat pada Policy Code, dan deskripsi singkat mengenai overtime leave pada Description. Dan klik “Save changes” untuk menyimpan.
-
Di bagian list Compensation rule terdapat aturan Default Setting yang bisa Anda gunakan, dengan kebijakan yang berlaku untuk semua karyawan.
Default setting ini tidak dapat dihapus.
Namun, jika perusahaan memiliki aturan overtime leave yg berbeda antar karyawan, maka Anda dapat membuat lebih dari 1 kebijakan dengan klik tombol “Create overtime rule”.
Lengkapi informasi yang dibutuhkan. Isikan nama kebijakan overtime leave pada Compensation rule name.
Kemudian, Anda dapat memilih salah satu opsi pada Concert overtime by berdasarkan Total duration atau Minimum hours.
-
Selanjutnya, centang Enable clock in and clock out validation untuk memunculkan Overtime and Time Ledger, atau Catatan Waktu Lembur dan Waktu Kerja) dengan validasi kehadiran. Lalu, isikan jumlah durasi overtime pada kolom hours dan minutes. Lalu, tentukan nilai konversi penentuan pengganti overtime pada kolom Convert to dalam hitungan hari (Contoh: Isi 0.5 apabila overtime dihitung setengah hari).
- Selama saldo belum diambil terhitung oleh sistem (tanggal permintaan/lembur/persetujuan < tanggal saat ini), maka Anda masih dapat mengubah kehadiran.
- Untuk Total duration akan dikalikan saldo cuti lembur jika durasi lembur digandakan aturannya. Contoh:
Pengaturan awal → aturan 2 jam → (dikonversi menjadi) 1 hari.
Durasi lembur yang disetujui → 4 jam.
Hasil → 2 hari.
- Untuk Minimum hours hanya akan dikonversi menjadi 1 hari/0,5 hari bila durasi lembur yang disetujui memenuhi aturan minimum.
Contoh:
Pengaturan awal → aturan 2 jam → (dikonversi menjadi) 0.5 hari.
Durasi lembur yang disetujui → 4 jam.
Hasil → 0,5 hari. -
Apabila Anda memilih Total duration, maka Anda dapat menentukan masa berlaku saldo saat jam lembur pada Overtime accumulation period.
- Continuous (No Expiration): Saldo overtime yang bisa disimpan tidak akan memiliki expired.
- Specific date: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired pada tanggal dan bulan tertentu.
- Daily: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired setelah jumlah day overtime request di approve.
- Monthly: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired setelah jumlah month overtime request di approve.
- No accumulation (expired Immediately): Sisa saldo jam lembur langsung expired setelah persetujuan overtime leave yang diapprove. Pada bagian ini terdapat dua pilihan yaitu: -
Selanjutnya, pilih Time off effective date yang terdiri dari kategori Overtime approval, Overtime request, dan Overtime date.
- Overtime approval: Untuk penentuan tanggal kedaluwarsanya saldo cuti berdasarkan approval date. Pada kategori ini, Anda dapat memilih Earliest approved (efektif pada saat request yang paling awal diterima) atau Latest approved (efektif pada saat request yang paling akhir diterima).
- Overtime request: Untuk penentuan tanggal kedaluwarsanya saldo cuti berdasarkan request date.
Skenario:
Penjelasan tabel:
- Request date (Earliest requested):
Apabila Anda melakukan setting 8 jam kerja = mendapatkan 1 hari overtime leave, dengan memilih Expired Immediately dan pilih Request date, maka apabila dilakukan pengajuan.
1. Request date = 1 Maret 2022, dengan durasi 13 jam.
2. Request date = 5 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
3. Request date = 10 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
4. Approve date di tanggal 15 Maret 2022 (request 1 - request 3)
Maka sistem akan menghitung.
1. 13 => 1 hari (5 jam expired).
2. 14 => 1 hari (6 jam expired).
3. 14 => 1 hari (6 jam expired)
Total = 3 hari
- Approved date (Latest requested):
Apabila Anda melakukan setting 8 jam kerja = mendapatkan 1 hari overtime leave, dengan memilih Expired Immediately dan pilih Approval date, maka apabila dilakukan pengajuan:
1. Request date = 1 Maret 2022, dengan durasi 13 jam.
2. Request date = 5 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
3. Request date = 10 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
4. Approve date di tanggal 15 Maret 2022 (request 1 - request 3)
Maka sistem akan menghitung:
(13+14+14)/8 = 41/8 => 5 hari (1 jam expired)
- Overtime approval: Untuk penentuan tanggal kedaluwarsanya saldo cuti berdasarkan approval date. Pada kategori ini, Anda dapat memilih Earliest overtime (efektif pada saat request yang palling awal diterima) atau Latest overtime (efektif pada saat request yang palling akhir diterima). -
Pilih masa berlaku saldo overtime leave pada "Time off expiration".
- No Expiration Tidak ada masa berlaku untuk saldo jam lembur.
- Specific date: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave berdasarkan tanggal tertentu.
- Daily: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave setelah jumlah hari tertentu.
- Monthly: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave setelah jumlah bulan tertentu. Selanjutnya, Anda dapat memilih untuk mengaplikasikan kebijakan kompensasi ini ke “All work schedule category” (seluruh kategori jadwal pekerjaan) atau “Selected work schedule category” (kategori jadwal pekerjaan tertentu saja yang dapat Anda pilih).
-
Apabila Anda memilih “Selected work schedule category”, maka Anda dapat klik “Add compensation rule” untuk menambahkan aturan tertentu, seperti berikut.
No.
Nama Kolom/Tombol
Deskripsi
1
Work schedule category
Centang jadwal kerja apa saja yang ingin Anda terapkan kebijakan kompensasinya.
2
Convert overtime by
Anda dapat menerapkan konversi waktu lembur menjadi cuti untuk Total duration atau Minimum hours.
3
Enable clock in and clock out validation
Centang untuk memunculkan Overtime and Time Ledger, atau Catatan Waktu Lembur dan Waktu Kerja) dengan validasi kehadiran.
4
For every
Tentukan untuk setiap kelipatan jumlah waktu lembur untuk dikonversikan menjadi cuti di sini.
5
Convert to
Tentukan berapa jumlah cuti dari kelipatan lembur yang dikonversikan.
6
Overtime accumulation
Apabila Anda memilih Total duration, maka Anda dapat menentukan masa berlaku saldo saat jam lembur pada Overtime accumulation period.
7
Time off effective date
Pilih Time off effective date yang terdiri dari kategori Overtime approval, Overtime request, dan Overtime date.
8
Time off expiration
Pilih masa berlaku saldo overtime leave di kolom ini.
Pilih karyawan tertentu dengan klik “Assign & update employee” untuk menerapkan kebijakan lembur.
-
Tentukan nama karyawan dengan klik ikon “tambah” seperti berikut lalu pilih “Assign employee”.
- Untuk dapat memudahkan Anda dalam mencari nama karyawan, klik “Filter”.
- Kemudian, Anda dapat memilih kriteria berdasarkan branch, organization, job level, job position, dan employment status. Lalu klik “Apply filter”.
- Anda juga dapat memilih semua karyawan dengan klik “Select all”. Maka akan muncul bagian daftar karyawan yang telah dipilih. Selanjutnya Anda juga dapat mencentang “Make this the default rule for new employees” untuk mengaplikasikan aturan umum kepada karyawan baru.
Klik “Save” untuk menyimpan.
Maka kebijakan lembur yang Anda buat seperti berikut.
Anda juga dapat mengedit kebijakan yang telah dibuat dengan klik “Action” dan pilih Edit atau menghapusnya dengan pilih Delete.
Setelah kebijakan cuti overtime leave sudah terbuat, selanjutnya Anda dapat mengajukan overtime karyawan pada menu Time. Karyawan juga dapat mengajukan overtime melalui Talenta mobile.