Bagaimana Cara Mengelola Pengaturan Tampilan ESS Karyawan

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pengaturan Tampilan ESS merupakan pengaturan yang berfungsi untuk mengatur tampilan pada akun karyawan. Seperti informasi yang ditampilkan dalam Employee Directory, pengaturan update foto profil oleh karyawan, informasi yang ditampilkan dalam menu Calendar karyawan, reminder untuk mengingatkan work anniversary karyawan,status karyawan, dan lainnya. Anda juga mengetahui apa itu Talenta ESS dengan mempelajarinya di sini.

Ikuti langkah berikut untuk mengelola pengaturan tampilan ESS karyawan:

  1. Masuk ke menu Account Settings.
    1_295_.png
  2. Klik tab “ESS”.
    1_296_.png
  3. Klik tab “Module”.
    Image_005.png
  4. Menu Employee berisikan pilihan untuk memunculkan menu Address Book pada akun ESS. Employee Directory merupakan pilihan untuk memunculkan list karyawan yang aktif saja (show active) atau seluruh karyawan (show all), artinya seluruh karyawan dengan status aktif atau sudah resign pada menu employee akan tetap muncul di akun ESS.
    mceclip0.png
  5. Employee Directory Restriction berfungsi untuk melakukan pembatasan yang akan mempengaruhi tampilan pada halaman Menu Employee pada Talenta Mobile dan Talenta Web. Dimana, karyawan tidak bisa melihat data karyawan yang berbeda kelompok dengannya. Misalnya, ketika Anda centang Organization dan Branch, artinya Karyawan hanya dapat melihat data-data karyawan lainnya yang berada dalam satu organisasi dan satu cabang dengannya. Anda juga bisa mengaturnya berdasarkan Access role yang telah Anda buat dengan memilih Access role setting.
    mceclip2.png
  6. Component Employee Directory merupakan pengaturan untuk menentukan field yang dimunculkan pada halaman Address Book pada akun ESS.
    mceclip3.png
  7. Centang Hide year for birth date in Employee directory, apabila Anda ingin tahun kelahiran karyawan tidak akan muncul pada halaman Employee di akun ESS.
    5_128_.png
  8. Module Employee Organization Chat berisi pilihan untuk memunculkan tampilan Organization chat kepada karyawan dengan mengubahnya menjadi “Show” dan sembunyikan dengan “Hide”. Anda dapat menyesuaikan berapa susun bagan yang akan ditampilkan dengan menyesuaikan field Show chart level. Selain itu, terdapat pilihan Showing, yaitu berapa banyak susunan tampilan chart yang dapat Anda sesuaikan.
    ESSmoduleemployee1.png
  9. Berikut adalah Component Organization Chart untuk menyesuaikan komponen apa saja yang ingin ditampilan pada Organization Chart.

    Pada Component Organization Chart, pengaturan pada sistem secara default mencentang Employee name, Photo, Organization, dan Job position. Untuk menambahkan Branch, maka Anda perlu mencentangnya pada pengaturan berikut.

  10. Salary in My Info berisi pilihan untuk memunculkan menu payslip di My Info akun ESS dan pada Talenta Mobile. Menu Custom Field berisi pilihan untuk memunculkan menu Custom Field pada akun ESS.
    6_101_.png
  11. Update Profile Picture from Employee berisi pilihan untuk mengijinkan karyawan dapat mengganti foto profilnya sendiri melalui akun ESS.
    mceclip4.png
  12. Employee birthday in calendar merupakan pilihan apabila untuk memunculkan ulang tahun karyawan pada menu Calendar. Other Time Off merupakan pilihan untuk memunculkan nama karyawan pada tab Who’s on Leave pada menu Dashboard.
    7_93_.png
  13. Who’s on leave day(s) setting merupakan pengaturan reminder terkait karyawan yang sedang cuti. Reminder tersebut akan muncul di menu Dashboard pada tab Who’s on Leave. Notifikasi ini juga akan muncul di menu Calendar pada tab Time Off.
    7b_1_.png
  14. Centang Who’s on Leave by Organization, apabila Anda hanya akan memunculkan nama karyawan yang sedang cuti dalam satu organisasi yang sama.
    7c_2_.png
  15. Centang Send Weekly Email Report, apabila Anda ingin sistem memberikan notifikasi apabila tanggal anniversary, join date, dan resign karyawan jatuh pada minggu tersebut.
    9_76_.png
  16. Centang Send Disburse Email, apabila Anda ingin sistem akan mengirimkan email disbursement ke super admin atau karyawan yang dipilih dan centang.
    9a_3_.png
  17. Retirement Age, merupakan pengaturan untuk menetapkan usia maksimal karyawan saat pensiun.
    mceclip5.png
  18. Jika Anda mencentang Send email for employee’s retirement, maka sistem akan mengirimkan email ke super admin saat 1 tahun (365 hari) dan 180 hari sebelum karyawan memasuki usia pensiun.
    mceclip6.png
  19. Work Anniversary day(s) setting merupakan pengaturan reminder anniversary karyawan dan centang Send Email for work anniversary reminder, apabila Anda ingin remainder anniversary karyawan akan masuk ke email yang sudah dipilih.
    10_74_.png
  20. Employment Status day(s) setting merupakan pengaturan reminder terkait status karyawan. Reminder tersebut akan muncul di menu Dashboard pada tab Contract & Probation, dan akan dikirimkan notifikasinya ke email yang sudah dipilih.
    11_65_.png

    Contoh: Employment status day(s) setting=7, maka karyawan dengan H-7 sebelum tanggal berakhirnya status contract/probation akan muncul pada tab contract & probation di Dashboard.

  21. Centang Send Email Reminder Employment Status, apabila Anda ingin remainder end/ contract probation karyawan akan masuk ke email yang sudah dipilih dan centang Send email for reminder end contract/probation to approval line, apabila Anda ingin sistem akan mengirimkan email pemberitahuan status contract/probation kepada Approval Line dari employee yang kontrak/masa probation-nya mau habis.
    11a_2_.png
  22. Centang Notify when any pending request, jika ingin mendapatkan pemberitahuan melalui Email atau Push notification terkait adanya pending request pada sistem. 
    Image_009.png
  23. Pada bagian Send reminder, Anda bisa memilih Daily jika ingin pemberitahuan dikirimkan setiap hari, Weekly setiap minggu dan Monthly setiap bulan.
    Image_011.png
  24. Module ESS request merupakan pengaturan yang memungkinkan perusahaan menampilkan dan menyembunyikan fitur ESS (Employee Self Service). Anda bisa memilih fitur yang ingin ditampilkan dengan mencentang bagian Show Menu. Anda juga dapat mencentang pada bagian Notes Mandatory merupakan pengaturan untuk wajib mengisi kolom comment. Selain itu, terdapat Attachment Mandatory yang dapat Anda centang untuk mewajibkan karyawan melampirkan lampiran bukti pada Change Data Request.
    ModuleESS1.png

    Show/hide menu akan berdampak ada tampilan website dan apps Talenta ESS karyawan.

  25. Setelah melengkapi informasi yang dibutuhkan, klik “Save” untuk menyimpan perubahan.

Selanjutnya, Anda bisa mempelajari bagaimana cara mengatur access role, di sini. Access role dapat membatasi hak akses setiap karyawan sesuai dengan fungsinya kerjanya.