Bagaimana Cara Mengelola Template Dokumen (Document Template)

Diperbarui 3 September, 2024 05:14

Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola template dokumen yang akan dibuat oleh perusahaan, seperti Surat Keterangan Bekerja, Surat Keterangan Perjalanan Dinas, dan dokumen lainnya yang dimiliki oleh perusahaan. Document template hanya bisa diakses oleh Admin, Super Admin, Consultant Admin, dan Consultant Super Admin.

Terdapat dua cara yang bisa Anda lakukan yang pertama dengan membuat dokumen langsung melalui talenta dan kedua dengan mengunggah/ mengupload dokumen dalam format docx.

Berikut langkah-langkahnya:

A. Cara Membuat Template Melalui Talenta

Masuk ke menu Company.
Klik “Document Template”.
Terdapat Template-template document yang tersedia untuk Anda gunakan dan Anda dapat membuat template dokumen baru, dengan cara klik “Create”.

Klik “Help” untuk mendapatkan bantuan artikel panduan.
Maka, Anda dapat klik “Create” kemudian klik New template.
Maka Anda akan diarahkan kepada halaman seperti gambar di bawah.
Pada tab Document, isikan nama template pada kolom Template Name.

Template name bersifat unik, sehingga tidak bisa menggunakan nama template yang sudah ada.
Isikan keterangan atau deskripsi mengenai template pada kolom Template description dan pilih kategori dokumen yang Anda inginkan pada kolom Category.
Dan pilih layout dokumen yang Anda inginkan.
Anda dapat mencentang Automatically store document to employee files untuk mengintegrasikan document template dengan employee files secara otomatis. Kemudian, Anda dapat memilih Files category employee file (e.g. Employee's identity, Company file, etc.) yang akan diintegrasikan dengan Doc template.
Selain itu Anda juga dapat membuat nomor dokumen secara otomatis, dengan aktifkan toggle Document number dan isikan format nomor dokumen sesuai dengan yang Anda inginkan. Anda dapat gunakan variabel-variable yang tersedia untuk digunakan dalam nomor dokumen dengan klik “Doc shortcode”. Lalu isikan nomor dokumen awal pada bagian Start increment from.
Pada Doc shortcode, pilih kode download date untuk menentukan tanggal unduhan dokumen dalam bentuk shortcode.

Daftar variable shortcode yang dapat digunakan dalam nomor dokumen:
- month_download_romawi: Bulan untuk dokumen yang diunduh dengan romawi (Romawi; I, II, III,)
- bulan_download_MM: Bulan untuk dokumen yang diunduh dengan format MM (01,02,03,04,05..09,10,11,12)
- tanggal_download_DD: Hari untuk dokumen yang diunduh dengan format DD (0,01,.....,31)
- year_download: Tahun untuk dokumen yang diunduh dengan format YYYY (YYYY)
- Increment: kenaikan dokumen meningkat berdasarkan jumlah unduhan yang berhasil.
Lalu pilih opsi pengaturan ulang penomoran pada bagian Reset increment. Serta terdapat Preview untuk melihat tampilan penomoran sesuai dengan format yang telah Anda buat.

- No reset: penomoran dokumen tidak akan tereset.
- Reset every month: untuk mengatur ulang penomoran setiap bulannya dan penomoran dokumen akan dimulai dari angka 1 kembali.
- Reset every year: untuk mengatur ulang penomoran setiap tahunnya dan penomoran dokumen akan dimulai dari angka 1 kembali.
Kemudian untuk menyisipkan nomor dokumen otomatis yang telah Anda buat, Anda perlu untuk menambahkan variable shortcut [document_number] ke dalam template dokumen.
Jika Anda hendak menggunakan Header dan Footer, Anda dapat mengaktifkannya dengan cara mengaktifkan toggle menjadi warna biru.
Klik “Header” untuk menyesuaikan kembali header yang akan Anda gunakan.

Nonaktifkan header, jika perusahan memiliki kop surat.
Anda dapat menambahkan logo perusahaan pada header. Anda dapat memilih Logo Company atau Logo Employee Branch yang akan ditampilkan.

- Company: Logo yang akan ditampilkan adalah logo company.
- Employee branch: Logo yang akan ditampilkan adalah logo branch.
- No Logo: Logo tidak akan ditampilkan.
Pada bagian Company Information, ceklist informasi yang akan ditampilkan di header dengan ceklist di sini.
Maka pada header document template, akan terlihat seperti gambar di bawah.
Setelah selesai melakukan pengaturan pada Header, klik “Footer” untuk menambahkan informasi Pada Footer.
Pada tab Signature, Anda dapat menambahkan template tanda tangan, dengan cara mengaktifkan toggle.

Template tanda tangan yang dapat ditambahkan adalah maksimal adalah tiga template tanda tangan.
Masukan informasi atas tanda tangan tersebut pada kolom Label.
Maka tampilan tanda tangan akan terlihat seperti gambar di bawah.
Semua informasi atas template tersebut, dapat disesuaikan di bagian dokumen seperti gambar di bawah.
Klik "Insert shortcode"untuk menarik informasi secara otomatis dari data Talenta.

- Seluruh Admin/Super Admin yang memiliki akses pada template dokumen dapat menggunakan shortcode terbaru.
- Anda dapat mengatur dan menentukan kategori shortcode.
- Shortcode tersedia untuk semua kategori dokumen dan perusahaan.
- Shortcode dapat diaplikasikan ketika proses membuat atau mengedit melalui Create template atau Upload template.
- Kami menyarankan untuk dalam 1 line hanya ada 1 shortcode ducument template untuk hasil dokumen yang lebih baik.
- Apabila value digunakan pada data informasi dokumen, maka ketika dokumen di download, value tersebut akan otomatis terisi oleh data karyawan yang bersangkutan.
- Maksimal halaman pada dokumen adalah satu halaman, ketika lebih dari satu halaman, Anda akan melihat garis merah seperti gambar di bawah.
- Anda juga dapat menambahkan shortcode tambahan di luar daftar yang tersedia dengan cara sebagai berikut:
1. Centang Show all payroll shortcode list dan Show all custom field shortcode list pada bagian Additional shortcode untuk menampilkan komponen payroll dan komponen custom field dari karyawan.

2. Lalu masukkan shortcode yang Anda butuhkan pada kolom Insert shortcode.

Terdapat 3 additional shortcode yaitu:
- Basic salary: [pr_basic_salary]
- Salary type: [pr_salary_type]
- Payroll component: [pr_id]; pr_1, pr_2
Sedangkan untuk additional custom field shortcode, Anda dapat memasukkan shortcode seperti [cf_id]; cf_1; cf_2 pada kolom pencarian.

Penting
Pada kolom pencarian Insert shortcode, Anda juga dapat menambahkan shortcode berupa foto untuk melengkapi informasi pada dokumen Anda.

1. Kami menyarankan untuk tidak menggunakan shortcode foto bersama dengan foto lainnya, karena foto tersebut akan dihasilkan dalam dokumen dengan ukuran yang lebih besar.
2. Ukuran foto yang akan ditampilkan adalah 4x6.
3. Terdapat 3 shortcode foto yaitu:
- [employee_photo_center] dengan posisi foto karyawan di tengah.
- [employee_photo_left] dengan posisi foto karyawan di kiri.
- [employee_photo_right] dengan posisi foto karyawan di kanan.
Maka tampilan template dokumen Anda akan terlihat seperti berikut. Informasi yang tertera pada template dokumen telah tersusun sesuai dengan kategori shortcode yang Anda masukkan.
Klik "Save Template" untuk menyimpan template.
Anda dapat melihat daftar Document Template, seperti berikut. Klik ikon “Titik Tiga” jika hendak melakukan perubahan atau menghapus template.
Anda dapat mengunduh template tersebut, dengan cara klik ikon "Unduh".
Pilih karyawan yang akan memperoleh dokumen tersebut di kolom Select Employee. Lalu, klik “Export”.
Dokumen yang telah diunduh akan tersimpan pada halaman Document history. Anda dapat melihat dan mengunduh kembali dokumen-dokumen yang sebelumnya telah dibuat dengan klik ikon panah ke bawah berikut.
Maka dokumen akan terunduh seperti gambar di bawah.
*Contoh tampilan penarikan data dari employment info

B. Cara Upload Template

Masuk ke menu Company.
Klik “Document Template”.
Klik “Create” lalu Upload template.
Isikan nama template pada kolom Template name dan deskripsi pada kolom Template description.
Selain itu Anda juga dapat membuat nomor dokumen secara otomatis, dengan mengisikan format nomor dokumen sesuai dengan yang Anda inginkan. Anda dapat gunakan variabel-variable yang tersedia untuk digunakan dalam nomor dokumen. Lalu isikan nomor dokumen awal pada bagian Start increment from dan untuk melihat tampilan penomoran yang telah Anda, Anda dapat lihat pada bagian Preview.

Penting
1. Untuk menyisipkan nomor dokumen otomatis yang telah Anda buat, Anda perlu menambahkan variable shortcut [document_number] ke dalam template dokumen.

2. Daftar variable shortcode yang dapat digunakan dalam nomor dokumen:
- month_download_romawi: Bulan untuk dokumen yang diunduh dengan romawi (Romawi; I, II, III,)
- bulan_download_MM: Bulan untuk dokumen yang diunduh dengan format MM (01,02,03,04,05..09,10,11,12)
- tanggal_download_DD: Hari untuk dokumen yang diunduh dengan format DD (0,01,.....,31)
- year_download: Tahun untuk dokumen yang diunduh dengan format YYYY (YYYY)
- Increment: kenaikan dokumen meningkat berdasarkan jumlah unduhan yang berhasil

3. Reset increment berguna untuk mengatur ulang penomoran dokumen.
- No reset: penomoran dokumen tidak akan tereset
- Reset every month: untuk mengatur ulang penomoran setiap bulannya dan penomoran dokumen akan dimulai dari angka 1 kembali
- Reset every year: untuk mengatur ulang penomoran setiap tahunnya dan penomoran dokumen akan dimulai dari angka 1 kembali
Klik “Continue” untuk melanjutkan.
Namun, apabila Anda ingin mengunduh template microsoft word yang tersedia, Anda dapat klik “Doc_Template.docx”.
Berikut tampilan dokumen template yang terunduh.
Pada bagian Shortcode, Anda dapat mencentang Show all payroll shortcode list untuk menampilkan dan mencopy payroll shortcode atau centang Show all custom field shortcode list untuk menampilkan dan mencopy custom field shortcode. Untuk menambahkan shortcode lainnya, Anda bisa klik “View shortcode”.
Anda dapat mencentang Automatically store document to employee files untuk mengintegrasikan document template dengan employee files secara otomatis. Kemudian, Anda dapat memilih Files category employee file (e.g. Employee's identity, Company file, etc.) yang akan diintegrasikan dengan Doc template.
Kemudian salin shortcode yang Anda butuhkan dan tempel shortcode tersebut ke dokumen Anda.

- Untuk mendapatkan shortcode tanggal, masukkan kata kunci "download date" pada kolom pencarian. Kemudian klik ikon “copy” untuk menyalin shortcode.

- Untuk mendapatkan shortcode foto, masukkan kata kunci ‘photo’ pada kolom pencarian. Kemudian klik ikon “copy” untuk menyalin shortcode.
Anda dapat secara otomatis mengintegrasikan Employee files yang tersimpan di Talenta dengan Document template dengan mencentang Automatically store document to employee files.
Kemudian, Anda wajib memilih Files category dengan klik “Select category”. Category ini merupakan category yang telah dibuat melalui Category setting.

Untuk membuat category setting baru, klik “Category setting”.
Berikut contoh tampilan dari dokumen yang sudah siap Anda unggah.
Masuk ke halaman Talenta Anda kembali dan klik “Choose file” untuk memilih dokumen yang ingin diunggah. Anda dapat memilih file dalam format .xlsx atau .docx dengan ukuran file maksimal 10 MB.
Klik “Upload”.
Template yang sudah Anda buat akan otomatis masuk ke halaman document template.

Dokumen yang sudah di upload tidak dapat di edit di halaman editor. Anda hanya bisa mengupload ulang dokumen tersebut.
Apabila Anda ingin mengubah dan menghapus dokumen, Anda dapat klik ikon “titik tiga” dan pilih Edit untuk mengubah dan Delete untuk menghapus dokumen.
Jika membutuhkan dokumen tersebut untuk karyawan tertentu, Anda bisa mengunduhnya dengan klik ikon "Unduh".

Perbedaan antara dokumen yang dibuat dengan cara manual (Create template langsung pada Talenta) dan dokumen yang dibuat di luar Talenta lalu diunggah, ditandai dengan terdapatnya informasi Uploaded template pada dokumen yang dibuat dengan cara di unggah.
Pilih karyawan yang akan memperoleh dokumen tersebut di kolom Select Employee. Lalu, klik “Export”.
Maka template yang telah Anda buat, akan terunduh seperti berikut.

C. Riwayat Unduhan (Export History)

Pada Document Template Talenta, terdapat tombol Export History, yang berfungsi untuk melihat dokumen-dokumen yang telah diunduh sebelumnya beserta nomor dokumen masing-masing.
Setelah itu, Anda akan diarahkan ke halaman berikut, dan Anda dapat klik ikon “Unduh” untuk mengunduh setiap dokumen yang dibutuhkan

Anda hanya dapat mengunduh ulang dokumen yang pernah diunduh sebelumnya, serta Anda akan melihat pemberitahuan seperti berikut, apabila dokumen yang sama telah diunduh sebelumnya untuk karyawan yang sama.
Jika Anda mengaktifkan Files integration pada Upload template, maka tampilan Export History seperti berikut. Anda dapat memfilter daftar Exported templates berdasarkan Waktu dan Kategori.

Di sini, Anda dapat melihat File sync status yang mana merupakan status integrasi file.
Anda dapat klik “Actions” untuk melakukan Sync.
Berikut merupakan Status sinkronisasi file:
- Synced: Dokumen sudah disimpan di File Karyawan
- Not synced: Dokumen belum disimpan di File Karyawan
- File deleted: Dokumen sudah disimpan di File Karyawan tetapi dihapus oleh karyawan
Anda juga dapat bulk sync (sync secara massal) dengan mencentang nama-nama karyawan lalu klik “Sync to employee files”.