Pada Talenta, apabila Anda ingin mengupdate shift atau attendance karyawan, Anda dapat lakukan pada menu Attendance. Di sini Anda bisa mengubah shift dan attendance baik secara satuan karyawan maupun massal. Ikuti langkah berikut untuk merubah shift dan attendance secara massal:
A. Cara Import Shift
Masuk ke menu "Time", pilih Attendance.
-
Klik tombol “Import”, lalu klik Employee shift.
Anda tidak dapat melakukan Import Shift, Import Attendance, dan Run Payroll bersamaan dengan proses Import Fingerprint ataupun dengan proses import/export fitur lainnya.
-
Maka, Anda diarahkan ke halaman Import employee shift seperti berikut.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Select employee Klik untuk memilih beberapa karyawan saja yang data shift-nya ingin diimpor. Daftar karyawan yang sudah Anda pilih akan muncul di daftar Select employee seperti berikut. Apabila terdapat kesalahan pemilihan, Anda dapat menghapus nama karyawan terpilih dengan klik ikon “-”. 2 Select all employees Centang untuk mengimpor data seluruh nama karyawan di perusahaan Anda. 3 Date Klik untuk memilih rentang waktu data shift yang akan Anda impor. 4 Proceed to upload data Klik untuk langsung mengimpor data shift tanpa pengaturan filtrasi data apa pun. Kemudian, klik “Continue”.
Unduh template dengan klik ikon “download” lalu klik “Continue”.
Lalu, klik “View inbox”.
Anda langsung diarahkan pada menu Inbox, lalu pilih pesan dari sistem atas export yang berhasil dilakukan.
Lalu klik “Here” untuk mengunduh hasil export yang dilakukan.
-
Pilih tanggal jadwal shift yang ingin Anda ubah, semisal pada kolom 2025-12-01 (current) karyawan diatur untuk mendapatkan shift Special Holiday, Anda dapat mengubahnya menjadi Office atau shift lainnya.
Anda juga dapat meng-import dan mengubah data karyawan yang memiliki multiple shift. Contoh di bawah merupakan salah satu contoh dengan shift ganda (multiple shift). Anda dapat mengubah salah satu shift, atau secara massal dengan mengisikan shift yang baru di baris new. Berdasarkan contoh di bawah karyawan bernama Andini Pratiwi, pada tanggal 26 Desember 2021, akan memiliki 2 shift yaitu Subuh (shift baru) dan Sore.
Simpan atau “Save” perubahan yang telah Anda lakukan pada data tersebut.
Selanjutnya, Anda dapat klik “Browse” untuk mengunggah atau mengimpor data shift yang telah Anda ubah atau tambahkan. Lalu, klik “Upload”.
Klik “View Inbox” untuk melihat status import Anda.
Anda juga bisa langsung melihat perubahan shift dengan memilih tanggal sesuai dengan shift yang Anda ubah.
Anda dapat melihat shift yang telah diubah seperti berikut.
B. Cara Import Attendance
Masuk ke menu Time, pilih Attendance.
-
Pada halaman Attendance, klik tombol “Import”, lalu pilih Employee attendance.
Anda tidak dapat melakukan import Import Attendance, Run Payroll, dan Import Shift bersamaan dengan Import Fingerprint dan fitur lainnya.
-
Maka, Anda diarahkan ke halaman Import employee attendance seperti berikut.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Select employee Klik untuk memilih beberapa karyawan saja yang data attendance-nya ingin diimpor. Daftar karyawan yang sudah Anda pilih akan muncul di daftar Select employee seperti berikut. Apabila terdapat kesalahan pemilihan, Anda dapat menghapus nama karyawan terpilih dengan klik ikon “-”. 2 Select all employees Centang untuk mengimpor data seluruh nama karyawan di perusahaan Anda. 3 Date Klik untuk memilih rentang waktu data attendance yang akan Anda impor. 4 Proceed to upload data Klik untuk langsung mengimpor data attendance tanpa pengaturan filtrasi data apa pun. Kemudian, klik “Continue”.
Unduh template dengan klik ikon “download” lalu klik “Continue”.
Lalu, klik “View inbox”.
Anda langsung diarahkan pada menu Inbox, lalu pilih pesan dari sistem atas export yang berhasil dilakukan.
Lalu klik “Here” untuk mengunduh hasil export yang dilakukan.
-
Masukkan data absensi yang ingin Anda update sesuai pada kolom yang tersedia. Misalnya, Anda ingin memasukkan data absensi karyawan pada saat karyawan tersebut Check in, maka masukkan waktu dengan format 00:00 pada kolom Check in.
Anda juga dapat meng-import dan mengubah data karyawan yang memiliki multiple shift. Contoh di bawah merupakan salah satu contoh dengan shift ganda (multiple shift). Anda dapat mengubah salah satu shift, atau secara massal dengan mengisikan shift yang baru di baris new. Berdasarkan contoh di bawah karyawan bernama Andini Pratiwi, pada tanggal 26 Desember 2021, memiliki 2 shift yaitu Malam (shift baru) dan Sore.
Simpan atau “Save” perubahan yang telah Anda lakukan pada data tersebut.
-
Selanjutnya, Anda dapat klik “Browse” untuk mengunggah atau mengimpor data attendance yang telah Anda ubah atau tambahkan. Lalu, klik “Upload”.
Pada halaman ini, Anda dapat memfilter bagian data attendance apa saja yang ingin Anda ubah pada bagian Field to be updated.
Berikut penjelasannya:
- All fields (default): Klik apabila Anda memilih ingin mendapatkan seluruh data attendance. Ini merupakan pengaturan default.
- Update only selected fields: Klik untuk menyaring beberapa kolom pada data attendance yang akan Anda dapatkan.
- Select fields: Apabila Anda memilih Update only selected fields, maka Anda harus memilih apa saja data atau judul kolom pada Excel yang nantinya akan Anda dapatkan. Anda dapat melakukannya dengan mencentang satu persatu judul kolom yang tersedia pada daftar.
- Select all: Klik teks ini apabila Anda ingin mencentang seluruh checkbox judul kolom yang ada pada daftar. Klik “View Inbox” untuk melihat status import Anda.
Anda juga bisa langsung melihat perubahan shift dengan memilih tanggal sesuai dengan shift yang Anda ubah.
Anda dapat melihat shift yang telah diubah seperti berikut.
Demikian penjelasan mengenai cara import Shift dan Attendance karyawan. Pada menu Attendance, Anda juga dapat melakukan Mengajukan Perubahan Jadwal Shift Oleh Superadmin, untuk lebih jelasnya klik di sini.