Melalui Mekari Talenta, pengguna dengan role Super Admin, Admin, serta karyawan yang telah diberikan hak akses pengajuan dapat melakukan pengajuan headcount maupun replacement.
Pengajuan ini dibagi menjadi dua kondisi utama:
Pengajuan Headcount: Dilakukan apabila terdapat kebutuhan untuk menambah jumlah karyawan pada posisi tertentu.
Pengajuan Replacement: Dilakukan ketika posisi yang ada perlu digantikan oleh kandidat baru.
| No. | Nama Kolom/Tombol | Penjelasan |
| 1 | All filters |
Tombol untuk membuka semua pilihan penyaringan data permintaan karyawan secara spesifik. Sehingga, Anda dapat memilih filter kategori tertentu dengan klik “Add filter”, seperti Job position, Request type, Employment period, Request status, Organization, Branch, Job level, Employment status, SBU, dan Hiring Status.
Pada contoh berikut, jika Anda memilih Job position, maka Anda dapat memilih satu atau beberapa jabatan yang akan Anda filter. Kemudian, terapkan filter dengan klik “Apply filter”.
Untuk memfilter berdasarkan Request type, Anda dapat memilih salah satu tipe pengajuan, seperti New headcount atau replacement. |
| 2 | Request status filter | Menu pilihan untuk menyaring daftar berdasarkan status pengajuan (Need approval, Approved, Rejected, atau Canceled). |
| 3 | Request date filter | Pilihan tanggal untuk menampilkan permintaan yang diajukan pada rentang waktu tertentu. |
| 4 | Adjust columns | Ikon untuk mengatur, menambah, atau menyembunyikan kolom yang ingin ditampilkan pada tabel. |
| 5 | Download | Tombol untuk mengunduh daftar data pengajuan ke dalam format Excel. |
| 6 | Bantuan | Ikon tanda tanya untuk membuka panduan atau pusat bantuan penggunaan fitur. |
| 7 | Search | Kolom pencarian untuk menemukan pengajuan secara cepat menggunakan kata kunci seperti ID atau nama posisi. |
Berikut adalah tata cara dan langkah-langkah dalam mengajukan headcount dan replacement melalui fitur Manpower planning di Mekari Talenta.
A. Mengajukan Headcount
Pergi ke menu “Employees”, lalu klik Manpower planning.
Kemudian, pada tab Requisitions.
Klik tombol “Request” di bagian kanan atas halaman, lalu pilih “New Headcount”.
-
Selanjutnya, pilih Employment period yang ingin Anda tambahkan headcount-nya. Anda juga dapat mencentang Period with range untuk mengatur rentang periode berdasarkan bulan yang dipilih. Jika tidak dicentang, maka kebutuhan headcount ini tidak memiliki batas akhir.
Penting
Setiap kolom yang wajib dilengkapi disimbolkan dengan tanda “*”. Ketentuan mengenai bidang yang harus diisi dapat berbeda sesuai dengan pengaturan yang berlaku. Pilih Job Position (wajib), Job level (opsional), dan Employment Status (opsional).
Pilih Branch (opsional) atau cabang perusahaan yang membutuhkan headcount.
Selanjutnya, pilih Employment Status (wajib) dan SBU (opsional). Jika SBU yang dipilih tidak sesuai, Anda dapat menghapusnya dengan klik ikon tempat sampah atau menambahkan SBU lainnya dengan klik Add SBU.
Kemudian, Anda dapat memilih Workplace type, seperti On site, Hybrid, atau Remote secara opsional. Lalu, isikan Additional details dengan informasi tambahan mengenai pengajuan headcount ini, seperti kriteria, job requirements, dan lain-lain.
Selanjutnya, tambahkan lampiran pendukung untuk headcount yang Anda ajukan dengan klik "Upload file". Pastikan lampiran tersebut memenuhi kriteria yang tertera di bawah kolom ini.
-
Selanjutnya, masukkan Requested headcount (jumlah headcount yang Anda perlukan) yang Anda inginkan. Perlu diketahui bahwa jumlah Current Headcount akan terus berubah karena adanya penambahan karyawan (add employee), resign employee, rehire employee, dan employee transfer job position & employment status.
Pastikan jumlah requested headcount tidak melebihi total planned headcount yang sudah diatur.
Secara opsional, Anda dapat menuliskan Note for approval line dan Note for recruiter apabila diperlukan.
Klik “Submit” untuk menyimpan.
-
Maka, Anda dapat memonitor headcount yang Anda ajukan di halaman Requisitions.
Pengajuan yang Anda lakukan harus melewati approval terlebih dahulu, sehingga statusnya menjadi Need approval.
B. Mengajukan Replacement
Pergi ke menu “Employees”, lalu klik Manpower planning.
Kemudian, pada tab Requisitions.
Klik tombol “Request” di bagian kanan atas halaman, lalu pilih “Replacement”.
-
Maka, Anda diarahkan ke halaman Request replacement. Lengkapi formulirnya seperti penjelasan berikut ini.
Penting
Setiap kolom yang wajib dilengkapi disimbolkan dengan tanda “*”. Ketentuan mengenai bidang yang harus diisi dapat berbeda sesuai dengan pengaturan yang berlaku.
| No | Kolom | Penjelasan |
| 1 | Employment period | Pilih Employment period yang ingin Anda tambahkan headcount-nya. Anda juga dapat mencentang Period with range untuk mengatur rentang periode berdasarkan bulan yang dipilih. Jika tidak dicentang, maka kebutuhan headcount ini tidak memiliki batas akhir (wajib diisi). |
| 2 | Employee replaced | Pilih nama karyawan yang ingin diganti (wajib diisi). |
| 3 | Job position | Bagian ini akan otomatis terisi sesuai dengan posisi karyawan (wajib diisi). |
| 4 | Job level | Sistem mengisi bagian ini secara otomatis berdasarkan data karyawan yang digantikan, namun Anda tetap dapat menyesuaikan level jabatan sesuai dengan pengganti di masa mendatang (opsional). |
| 5 | Organization | Sistem mengisi bagian ini secara otomatis berdasarkan data karyawan yang digantikan, namun Anda tetap dapat menyesuaikan organisasi jabatan tersebut sesuai dengan pengganti di masa mendatang (opsional). |
| 6 | Branch | Bagian ini akan terisi secara otomatis berdasarkan data pegawai yang diganti, tetapi Anda masih dapat mengubah cabang untuk calon pengganti nantinya (opsional). |
| 7 | Employment status | Bagian ini akan terisi secara otomatis berdasarkan data pegawai yang diganti, tetapi Anda masih dapat mengubah status kepegawaian untuk calon pengganti nantinya (wajib diisi). |
| 8 | SBU | Bagian ini akan terisi secara otomatis berdasarkan data pegawai yang diganti, tetapi Anda masih dapat mengubah SBU untuk calon pengganti nantinya (opsional). |
| 9 | Workplace type | Anda dapat memilih opsi tipe tempat kerja, seperti On site, Hybrid, atau Remote secara opsional. |
| 10 | Additional details | Isikan dengan informasi tambahan mengenai pengajuan headcount ini, seperti kriteria, job requirements, dan lain-lain. |
| 11 | Supporting documents | Anda dapat menambahkan lampiran pendukung untuk replacement yang Anda ajukan dengan klik "Upload file". Pastikan lampiran tersebut memenuhi kriteria yang tertera. |
Secara opsional, Anda dapat menuliskan Note for approval line dan Note for recruiter apabila diperlukan.
Klik “Submit” untuk menyimpan.
-
Maka, Anda dapat memonitor replacement yang Anda ajukan di halaman Requisitions.
Pengajuan yang Anda lakukan harus melewati approval terlebih dahulu, sehingga statusnya menjadi Need approval.
Demikian panduan mengelola halaman requisitions untuk fitur Manpower planning di Mekari Talenta. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola halaman rincian (view detail) requisitions di sini.