Mass Resignation dengan tampilan baru merupakan fitur yang mempermudah HR untuk mengundurkan diri beberapa karyawan sekaligus. Biasanya, perusahaan melakukan pengunduran diri secara massal karena keadaan mendesak yang tidak terduga, menutup cabang, maupun karena selesai PKWT.

Melalui Mekari Talenta, cara melakukan resign karyawan terbagi menjadi 2 (dua), yaitu dengan langsung memilih nama karyawan-karyawan yang ingin di-resign-kan pada Talenta (Select employee) dan dengan mengimpor data dari file Excel berisi nama karyawan-karyawan yang akan di-resign-kan (Import).

Berikut langkah-langkahnya.

A. Select Employee

1. Klik menu "Employees" lalu pilih Employee directory.
   

2. Kemudian, klik “Mass Resign”.
   

3. Masukkan karyawan yang akan resign dengan klik “Select employee”.
   

4. Maka, muncul sidebar seperti berikut. Pilih nama karyawan yang akan resign di kolom bagian kiri (Employees). Setelah nama-nama terpilih pindah ke bagian kanan (Assigned employees), klik “Select employee” untuk melanjutkan.
   

   Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur berikut:
   - Search bar: Terdapat fitur ini pada bagian daftar nama Employees dan Assigned employees. Anda dapat mencari nama karyawan tertentu dengan mengetikkannya pada kolom-kolom tersebut.
   - Filters: Anda dapat menggunakan fitur ini untuk memfilter data nama-nama karyawan berdasarkan kategori tertentu, seperti branch, job position, dan lain sebagainya.
   - Add all: Klik untuk memilih seluruh nama karyawan pada daftar Employees.
   - Clear selection: Klik untuk menghapus seluruh nama yang telah masuk ke daftar terpilih (Assigned employees).

5. Maka, nama karyawan terpilih muncul pada daftar Resigned employees sebagai berikut.
   

6. Anda dapat mengklik “Batch fill” untuk mengisi data seperti Resign date, Resign reason, Merit pay, Severance, Compensation pay, Time off balance, Amount per day, Time off compensation, Document template, Enable offboarding, dan Notes secara massal.
   

7. Kemudian, untuk menerapkan pengisian data secara massal ke daftar karyawan, Anda dapat memilih “Apply to selected” apabila hanya beberapa karyawan yang checkbox namanya Anda centang. Atau, pilih “Apply to all” apabila pengisian data akan Anda terapkan ke seluruh nama yang ada pada daftar.
   

8. Selain itu, Anda juga dapat memasukkan data-data secara satu per satu pada masing-masing nama karyawan. Pertama, isi tanggal efektif resign pada kolom Resign Date.
   

9. Kemudian, tentukan alasan resign pada bagian Resign reason.
   

10. Masukkan informasi Merit Pay, Severance, dan Compensation Pay jika ada.
    

    Bagian ini akan otomatis terisi apabila telah terdapat pengaturan mengenai Merit pay, Severance, dan Compensation pay yang pernah diatur.

11. Pada bagian yang di-highlight berikut, ditampilkan sisa saldo karyawan (Timeoff balance), jumlah sisa cuti yang bisa diuangkan (Amount per day), dan jumlah imbalan cuti/penggantian hak cuti (Timeoff compensation) sesuai dengan perhitungan dari sistem Mekari Talenta.
    

12. Selanjutnya, apabila diperlukan (opsional), pilih template dokumen yang wajib diisi oleh karyawan. Template ini dapat Anda buat dengan mengikuti artikel panduannya di sini.
    

13. Selain itu, Anda juga dapat mengaktifkan tombol “Enable offboarding” untuk menerapkan fitur offboarding pada karyawan yang di-resign-kan. Pelajari panduannya di sini.
    

14. Anda juga dapat menambahkan catatan tertentu yang dapat dilihat oleh karyawan tersebut pada kolom “Notes”.
    

15. Kemudian, untuk melihat aset yang dipinjamkan kepada karyawan, klik “View Assets”.
    

16. Klik “View Loan” untuk melihat rincian pinjaman karyawan tersebut.
    

17. Apabila Anda perlu menghapus nama karyawan dari daftar, klik ikon “-”.
    

18. Apabila informasi yang dimasukkan sudah lengkap, klik “Submit” untuk melanjutkan proses resign secara massal.
    

19. Selanjutnya, muncul pop-up guna mengonfirmasi tindakan Anda seperti berikut yang menyatakan bahwa tindakan ini akan mempengaruhi approval level dan payroll. Untuk mengonfirmasi tindakan, klik “Proceed”.
    

B. Import

1. Klik menu "Employees" lalu pilih Employee directory.
   

2. Kemudian, klik “Mass Resign”.
   

3. Klik “Import” untuk memulai proses mengimpor data karyawan yang di-resign-kan.
   

4. Klik “Download template” untuk mengunduh template Excel yang akan Anda gunakan.
   

5. Maka, pada template yang telah berhasil terunduh, masukkan informasi yang diperlukan pada template seperti contoh berikut ini.
   

   Panduan Pengisian Kolom Template:
   - Employee ID (Wajib Diisi):Masukkan ID karyawan sesuai dengan yang terdaftar di sistem Talenta. Format pengisian berupa teks (contoh: 26020231).
   - Resignation date (Wajib Diisi): Masukkan tanggal efektif hari terakhir karyawan bekerja. Format penulisan wajib menggunakan YYYY-MM-DD (Tahun-Bulan-Tanggal).
   - Resignation reason (Wajib Diisi): Masukkan alasan pengunduran diri karyawan. Teks yang dimasukkan harus sama persis dengan opsi yang tersedia pada tab 'Valid Resign Reasons'.
   - Merit pay (Rp) (Opsional): Diisi dengan nominal Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) dalam bentuk angka saja (tanpa titik/koma/simbol Rp). Jika ingin sistem menghitungnya secara otomatis, kosongkan saja bagian ini.
   - Severance (Rp) (Opsional): Diisi dengan nominal uang pesangon dalam bentuk angka saja. Anda bisa mengosongkannya jika ingin menggunakan perhitungan otomatis dari sistem.
   - Compensation pay (Rp) (Opsional): Diisi dengan nominal Uang Penggantian Hak (UPH) dalam bentuk angka saja. Silakan kosongkan kolom ini agar sistem menghitungnya secara otomatis.
   - Time off balance (days) (Opsional): Diisi dengan jumlah sisa cuti karyawan dalam bentuk angka saja. Kolom ini juga bisa dikosongkan agar dihitung otomatis oleh sistem.
   - Document template (Opsional): Masukkan nama template dokumen dalam bentuk teks. Jika ingin menggunakan template bawaan (default), Anda cukup mengosongkannya.
   - Enable offboarding (Opsional): Tentukan apakah proses offboarding akan diaktifkan atau tidak menggunakan format Boolean (0/1). Isi dengan angka 1 untuk YA (TRUE), atau kosongkan/isi dengan angka 0 jika tidak ingin menggunakan fitur offboarding (FALSE).
   - Notes (Opsional): Kolom catatan tambahan yang bersifat bebas (free text). Anda bisa mengisinya jika ada informasi ekstra yang perlu dicatat, atau mengosongkannya jika tidak diperlukan.

6. Kemudian, unggah kembali template yang telah Anda isi dengan klik “Browse”. Selain dengan cara ini, Anda dapat melakukan drag and drop file dengan format XLSX ke kotak Upload template.
   

7. Apabila file telah berhasil terunggah, klik “Import”.
   

8. Apabila hasil impor selesai, maka sistem akan menampilkan datanya pada daftar seperti berikut, dan apabila informasi sudah sesuai, klik “Submit”.
   

   Jika Anda hendak menambahkan nama karyawan lainnya, Anda tidak perlu melakukan perubahan pada file Excel; cukup klik “Select employee”.

9. Selanjutnya, muncul pop-up guna mengonfirmasi tindakan Anda seperti berikut yang menyatakan bahwa tindakan ini akan mempengaruhi approval level dan payroll. Untuk mengonfirmasi tindakan, klik “Proceed”.
   

Demikian penjelasan mengenai cara melakukan resign karyawan secara satuan, massal, maupun impor data Excel. Anda juga dapat mempekerjakan kembali karyawan atau rehire employee, dengan klik di sini.