Compensation planning merupakan proses strategis dalam manajemen sumber daya manusia yang bertujuan untuk menyusun skema kenaikan upah atau kompensasi yang kompetitif dan sejalan dengan kontribusi karyawan serta kemampuan finansial perusahaan. Melalui Mekari Talenta, Anda sebagai Admin HR dapat mengakses fitur Compensation planning yang mengotomatisasi manajemen remunerasi, mulai dari pengaturan anggaran hingga siklus tinjauan gaji yang terintegrasi. 

Penting
Fitur ini secara default dapat diakses oleh Super Admin. Namun, akses untuk role lainnya dapat dikustomisasi pada halaman pengaturan. Pelajari panduan pengaturan Access role, di sini.

Berikut langkah-langkah pembuatan perencanaan kenaikan gaji atau kompensasi melalui Mekari Talenta.

1. Pada menu “Payroll”, klik Compensation planning.
   

2. Untuk membuat perencanaan kompensasi, klik “Create compensation planning”.
   

3. Maka, Anda dapat mengisi form Compensation info seperti pada penjelasan berikut.
   

4. Apabila informasi telah diisi dengan lengkap, klik “Continue”.
   

5. Kemudian, Anda dapat menentukan pengaturan Budgeting & eligibility (anggaran dan kriteria untuk perencanaan kompensasi). Aktifkan tombol “Enable budgeting” untuk merencanakan alokasi anggaran kenaikan gaji.
   
   a. Maka, Anda dapat memilih opsi Budget method “Apply to all selected employees” apabila anggaran kenaikan gaji diterapkan ke seluruh karyawan yang akan dipilih pada tahap selanjutnya. Kemudian, isi anggarannya di kolom Total budget.
   
   b. Selain opsi tersebut, Anda dapat memilih “Set different budgets by criteria” apabila anggaran kenaikan gaji berbeda-beda tergantung kriteria yang Anda tentukan. Pilih kriteria dengan klik “Criteria by”, tentukan juga “Unit” apabila terdapat SBU. Kemudian, pilih “+Add [nama kriteria terpilih]”.
   
   

   Maka, Anda dapat mencentang checkbox rincian kriteria terpilih seperti pada contoh berikut.
   
   Anda juga dapat memilih rincian kriteria pada Unit tertentu yang telah Anda pilih dengan klik “+ Add [nama unit terpilih]”. Anda juga dapat menghapusnya dengan klik ikon “-”.
   
   Selanjutnya, Anda dapat mencentang checkbox SBU Structure dan menentukan anggaran kenaikan gaji untuk SBU structure tersebut.
   

6. Pada bagian selanjutnya, Anda dapat menentukan kriteria karyawan yang layak untuk mendapatkan kenaikan gaji. Klik “Enable employee eligibility”, kemudian klik “Manage”.
   

7. Maka, sidebar berikut muncul. Anda dapat menerapkan kriteria kelayakan kenaikan gaji berdasarkan tipenya seperti pada penjelasan berikut.
   

No.	Nama Appraisal Eligibility	Penjelasan
1.	Set appraisal by general criteria	Bagian ini digunakan untuk menentukan kualifikasi dasar karyawan. Jika dicentang, Admin bisa menyaring kelayakan berdasarkan Branch, Organization, Employment status, dan lain sebagainya (misalnya: hanya karyawan tetap) agar proses ulasan lebih objektif.  Apabila Anda memilih tipe kelayakan ini, klik “Add criteria” untuk memilih kriteria karyawan. Kemudian, centang rincian kriteria terpilih dengan klik pada checkbox-nya.
2.	Set appraisal by attendance criteria	Centang apabila kriteria berdasarkan perilaku kehadiran selama periode tertentu. Sistem akan menyaring karyawan berdasarkan tingkat ketidakhadiran, kepatuhan melakukan clock-in/out, hingga ketepatan waktu.   1. Absent: Saring kelayakan kenaikan gaji untuk karyawan dengan kriteria tingkat ketidakhadiran. 2. No clock in: Saring kelayakan kenaikan gaji untuk karyawan dengan kriteria tingkat tidak clock in. 3. No clock out: Saring kelayakan kenaikan gaji untuk karyawan dengan kriteria tingkat tidak clock out. 4. Late clock in: Saring kelayakan kenaikan gaji untuk karyawan dengan kriteria tingkat telat clock in. Penting Ketahui istilah berikut untuk mengatur kriteria. - Is less than: Kurang dari. - Is exact: Sama persis. - Is greater than: Lebih dari. - Days: Jumlah hari. - In the last [number] months: Dalam [angka] bulan terakhir. Dapat dibaca pada kolom 1 pada gambar di atas, berarti kriteria karyawan yang layak untuk mendapatkan kenaikan gaji merupakan mereka yang tidak memiliki data ketidakhadiran (absen/alpha) kurang dari 15 hari dalam 9 bulan terakhir
3.	Exclude employee who have received past appraisal	Jika opsi ini diaktifkan, sistem akan otomatis mengeluarkan (exclude) karyawan yang sudah pernah menerima penyesuaian gaji atau ulasan pada siklus sebelumnya. Tujuannya adalah untuk memastikan keadilan dan menghindari duplikasi pemberian kompensasi di periode yang berdekatan. Jika dicentang, maka Anda dapat memilih nama kompensasi dengan klik “Select Compensation name” yang telah diterapkan sebelumnya dengan klik pada checkbox seperti berikut.
4.	Exclude employee who have reprimand	Jika kriteria kenaikan gaji berdasarkan perilaku kerja, maka Anda dapat memilih kriteria ini. Jika dicentang, karyawan yang memiliki catatan tindakan disipliner atau surat peringatan (SP) selama periode berjalan akan otomatis dianggap tidak layak mendapatkan penyesuaian kompensasi.  Use same effective date Pilih ini apabila tanggal efektif kriteria per tingkatan Reprimand sama. Anda dapat menentukan Effective date dan tipe-tipe Reprimand atau peringatan tertentu. Atau, menghapusnya dengan klik “-”. 2. Each reprimand have different effective date Pilih ini apabila tanggal efektif kriteria setiap tipe Reprimand berbeda. Anda dapat menentukan jenis Reprimand dan Effective date-nya seperti pada contoh berikut. Tambahkan jenis Reprimand dengan klik “+Add reprimand”.

8. Jika pengaturan anggaran dan kelayakan sudah sesuai, klik “Save”.
   

9. Kemudian, klik “Continue” untuk lanjut ke halaman terakhir.
   

10. Maka, Anda diarahkan ke halaman berikut. Bagian ini digunakan untuk menentukan "tolok ukur" atau kerangka kerja yang digunakan sistem untuk menghitung kenaikan gaji secara adil. Klik “Structure name” untuk memilih struktur gaji (salary structure) yang sudah dibuat sebelumnya di Mekari Talenta (seperti pada contoh terpilih: "actual salary range"). Anda dapat memanfaatkan pintasan untuk melihat halaman rincian struktur gaji yang dipilih tanpa harus meninggalkan halaman pembuatan dengan klik “View salary structure”.
    

11. Lalu, Anda dapat memilih karyawan secara spesifik atau massal. Daftar karyawan yang muncul sudah tersaring berdasarkan kriteria kelayakan (eligibility) yang telah diatur sebelumnya (seperti performa, masa kerja, atau kehadiran). 
    

12. Kemudian, pilih karyawan yang akan Anda masukkan ke daftar usulan kenaikan gaji ini pada bagian kiri halaman. Setelah Anda pilih, nama tersebut akan masuk pada bagian kanan halaman yang berjudul Assigned employees. Selain itu, Anda dapat menghapus nama terpilih dengan klik “-”. Jika nama-nama karyawan sudah sesuai, klik “Assign employee”.
    

13. Maka, nama-nama karyawan terpilih muncul pada bagian berikut. Anda dapat klik “Update employee” apabila hendak mengubah daftar nama terpilih. Klik “Hold appraisal” untuk menahan proses kenaikan gaji bagi karyawan tersebut. Selain itu, apabila terdapat banyak nama karyawan, maka Anda dapat menavigasi bagian daftar nama karyawan dengan klik ikon “<” atau “>”.
    

14. Distribusikan kenaikan gaji sesuai skor perfoma kinerja, faktor tertentu, dan gaji saat ini dalam bentuk kenaikan per persentase pada bagian Salary adjustment matrix. Pada contoh berikut, dibaca bahwa Below (1%) merupakan karyawan yang gajinya saat ini berada di bawah batas minimum struktur gaji dan mendapatkan usulan kenaikan sebesar 1%. Kemudian, Normal (5%): Karyawan yang gajinya saat ini sudah berada di dalam rentang (tengah) struktur gaji mendapatkan usulan kenaikan sebesar 5%. Terakhir, Above (10%): Karyawan yang gaji saat ini sudah berada di atas atau melebihi batas maksimum struktur gaji mendapatkan usulan kenaikan sebesar 10%.
    

15. Klik “Save & calculate” untuk menyimpan dan menghitung usulan kenaikan gaji karyawan.
    

16. Maka, Anda diarahkan ke halaman rincian usulan perencanaan kompensasi yang telah Anda buat yang secara otomatis berstatus “Draft”. Pada halaman ini, Anda dapat memeriksa rincian perencanaan tersebut sebelum mengajukannya ke pihak-pihak penting dalam Approval line.
    

17. Apabila Compensation planning tersebut sudah Anda Submit, maka statusnya akan berubah menjadi Awaiting approval yang berarti dalam tahap persetujuan dari pihak berwenang (seperti atasan atau HR). Anda dapat memonitor karyawan yang diusulkan untuk mendapatkan kenaikan gaji berdasarkan status approval-nya dengan klik tab “Awaiting approval” (dalam proses peninjauan), “Rejected” (usulan telah ditinjau dan ditolak), atau “Approved” (usulan telah ditinjau dan diterima).
    
    

    Penting
    Apabila seluruh usulan telah diproses (tidak ada lagi data dalam status Awaiting Approval), Anda dapat langsung melakukan sinkronisasi melalui fitur Update Payroll Component. Setelah proses tersebut berhasil, nomor Transaction ID penggajian akan otomatis tertera pada detail halaman Compensation Planning sebagai referensi integrasi.

Demikian panduan mengenai cara create compensation planning melalui Mekari Talenta. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola compensation planning, seperti View details, Edit, dan Delete dengan membaca panduannya di sini.