Fitur Salary Structure pada Mekari Talenta HRIS memberikan kemudahan bagi Anda dalam menyusun struktur upah sesuai dengan ketentuan Permenaker Nomor 10 Tahun 2017. Melalui fitur ini, Anda dapat membuat laporan berdasarkan tahun dan komponen gaji, sehingga apabila pada sistem telah tersedia salary history atas komponen tertentu di tahun yang sama, data riil tersebut dapat langsung ditarik untuk menyusun struktur upah.
Namun demikian, Anda juga tetap dapat membuat salary structure meskipun belum terdapat riwayat gaji pada sistem. Untuk saat ini, tujuan utama dari fitur ini adalah menghasilkan laporan yang dapat digunakan sebagai bahan audit maupun perencanaan keuangan perusahaan.
Berikut adalah langkah-langkah menyusun hingga mengelola salary structure.
A. Membuat Salary Structure
Pergi ke menu Payroll lalu pilih Salary structure.
Klik “Create salary structure” untuk membuat struktur gaji.
Kemudian, Anda dapat mengisi halaman form pertama, yaitu Structure information.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Deskripsi |
| 1 | Structure name | Isi dengan nama struktur gaji. Contohnya, ‘Salary structure for Customer Support and Marketing 2024’. |
| 2 | Payroll component |
Pilih komponen gaji yang ingin Anda susun strukturnya, di antaranya adalah Basic salary, All allowances, All benefits, atau Custom component. Pada contoh di atas, dipilih Basic salary. Pilihan komponen akan memengaruhi field apa saja yang dapat diatur di halaman form ketiga, yaitu Calculation method & structure. |
| 3 | Period | Pilih periode tahun payroll. Pada contoh di atas, dipilih 2024. |
| 4 | Description | Isi penjelasan tentang struktur gaji ini jika diperlukan (opsional). |
Apabila sudah terisi, Anda dapat lanjut mengisi form berikutnya dengan klik “Continue”.
Pada halaman form kedua, Anda dapat mengisi Criteria & salary benchmark. Tentukan kriteria struktur gaji berdasarkan Branch dan Organization (wajib). Anda dapat menambahkan kriteria selain Branch dan Organization dengan klik “Add criteria”.
Selanjutnya, Anda dapat secara opsional menerapkan fitur Salary benchmark untuk menetapkan skala gaji yang kompetitif secara kustom ke dalam strukur gaji dengan klik “Insert salary benchmark”. Anda dapat mengunduh template-nya dengan klik “Download template”, lalu isikan benchmark atau kisaran dan rata-rata gaji sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda dan menyimpan filenya. Lalu, unggah file yang sudah terisi tersebut dengan klik “Browse”.
Setelah selesai melengkapi form dan pengaturan form halaman kedua ini, Anda dapat lanjut ke form halaman ketiga dengan klik “Continue”.
Pada form ketiga ini, Anda dapat melengkapi Calculation method & structure di mana bagian pertamanya adalah Calculation method.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Deskripsi |
| 1 | Configure salary range calculation | Aktifkan tombol ini untuk menentukan jumlah kisaran minimal dan maksimalnya gaji aktual dan target. |
| 2 | Spread percentage | Pilih metode ini apabila Anda ingin menentukan kisaran gaji berdasarkan KEPMEN 49 Tahun 2004. Metode ini akan memengaruhi Review structure yang akan dijelaskan pada poin 9a. |
| 3 | Actual salary target percentile |
Pilih metode ini apabila Anda ingin menentukan kisaran gaji berdasarkan gaji aktual yang didapatkan dari data Mekari Talenta. Metode ini akan memengaruhi Review structure yang akan dijelaskan pada poin 9b.
|
| 4 | Custom amount | Pilih metode ini apabila Anda ingin menentukan kisaran gaji berdasarkan gaji minimal, mid, hingga maksimal secara kustom. Metode ini akan memengaruhi Review structure yang akan dijelaskan pada poin 9c. |
-
Kemudian, Anda dapat melengkapi bagian Review structure.
a. Apabila sebelumnya Anda memilih method Spread percentage, maka Anda dapat menentukan kisaran gaji berdasarkan KEPMEN 49 Tahun 2004 pada kolom Spread yang akan sistem secara otomatis kalkulasikan di kolom Actual min., mid., max salary.Berdasarkan contoh di atas, karena berdasarkan kriteria Organization yang telah dipilih di halaman form kedua, maka yang ditampilkan merupakan Organization berikut. Kemudian, ditentukan Spread 15% untuk Sales & Marketing dan 20% untuk Marketing.
b. Apabila sebelumnya Anda memilih method Actual salary target percentile, maka Anda dapat menyusun struktur gaji dari gaji aktual yang didapatkan dari data Mekari Talenta yang tercantum pada masing-masing kolom yang tidak dapat diubah datanya. Pada kolom Min. salary target (%), Mid. salary target (%) dan Max. salary target, Anda dapat menyusun target gaji secara kustom atau berdasarkan penerapan massal yang telah Anda lakukan di langkah pada poin 8 tabel nomor 3.
Berdasarkan contoh di atas, karena berdasarkan kriteria Organization yang telah dipilih di halaman form kedua, maka yang ditampilkan merupakan Organization berikut. Kemudian, ditentukan Min. salary target (%) 10%, Mid. salary target (%) 10% dan Max. salary target 10%.
c. Apabila sebelumnya Anda memilih method Custom amount, maka Anda dapat menentukan kisaran gaji secara kustom pada kolom Min., mid., max salary target (Rp) dalam jumlah Rupiah secara langsung seperti pada contoh berikut.
Jika target seluruh pengaturan hingga struktur gaji sudah sesuai dengan jumlah yang Anda inginkan, klik “Save”.
B. Mengelola Salary Structure yang Telah Dibuat
Setelah Anda menyimpan struktur gaji, maka Anda akan diarahkan ke halaman Salary structure. Di sini, terdapat daftar seluruh struktur gaji yang telah Anda buat. Kemudian, Anda dapat mengelola data-data tersebut seperti yang akan dijelaskan berikut ini.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Deskripsi |
| 1 | Filter | Klik untuk menerapkan filter berdasarkan komponen atau periode gaji. |
| 2 | Download Salary Structure index | Klik untuk mengunduh daftar Salary structure yang pernah Anda buat berdasarkan filter yang telah Anda terapkan. |
| 3 | Search structure name | Cari Salary structure tertentu berdasarkan kata kunci yang Anda masukkan di kolom ini. |
| 4 | Actions |
Klik untuk melakukan tindakan tertentu terhadap Salary structure, seperti View details, Lock structure, Send report, Download report, Edit structure, dan Delete Structure yang akan dijelaskan di poin-poin berikutnya. Penting |
Apabila Anda memilih Actions - View details, maka Anda akan diarahkan ke halaman rincian Salary structure. Pada halaman ini, Anda dapat klik “Actions” untuk melakukan tindakan Lock structure, Send report, Download report, Edit structure, dan Delete Structure. Selain itu, Anda dapat mengunduh rincian ini dengan klik “Download”.
-
Apabila Anda memilih Actions - Lock structure untuk mengunci susunan struktur gaji ini, maka Anda tidak akan dapat melakukan Edit dan Delete structure. Klik “Lock structure” pada pop up yang muncul untuk menerapkan.
Dengan diterapkannya pengaturan ini, status struktur gaji yang telah Anda kunci akan berubah menjadi Locked.
Apabila Anda memilih Actions - Send report untuk mengirimkan laporan salary structure, maka Anda dapat memilih siapa saja karyawan yang akan mendapatkan laporan ini di kolom Select employee. Klik “Send” untuk mengirimkan laporan tersebut ke nama-nama karyawan terpilih.
Apabila Anda memilih Actions - Download report, maka Anda akan mendapatkan pesan laporan Salary structure pada menu Inbox Talenta.
Demikian panduan cara menyusun dan mengelola Salary Structure. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari panduan cara melihat laporan payroll, di sini.