Apabila Anda telah melakukan integrasi antara Mekari Talenta dan Mekari Sign, maka Anda dapat melakukan beberapa tindakan pada dokumen antara kedua aplikasi tersebut. Anda dapat melakukan tindakan seperti mengirim dokumen dengan tanda tangan elektronik atau menandatangani dokumen tersebut. Dokumen tersebut kemudian dapat diekspor untuk semua karyawan.

Berikut adalah langkah-langkah mengirimkan dokumen untuk ditandatangani dan melihat riwayatnya.

1. Pergi ke menu Productivity, lalu pilih Document Templates.
   

2. Klik “Generated documents”. 
   

3. Pada halaman Generated documents, Anda dapat menerapkan filter pada daftar berdasarkan filter waktu, jenis template, kategori karyawan tertentu, dan berdasarkan status dokumen atau Mekari Sign. Selain itu, terdapat bagian ringkasan jumlah dokumen berdasarkan statusnya di bawah kolom-kolom filter. Anda juga dapat melihat status integrasi Mekari Sign di kolom Mekari Sign status. Terakhir, Anda dapat melakukan beberapa tindakan pada template berdasarkan status tersebut dengan klik “Actions”. 
   
   Keterangan status Mekari Sign:
   - No document sent: Dokumen belum dikirim.
   - Partially signed: Dokumen perlu ditandatangani oleh beberapa pihak dan belum ditandatangani oleh seluruh pihak.
   - Awaiting signature: Dokumen masih dalam proses penandatanganan dan belum selesai ditandatangani.
   - Declined: Dokumen tidak disetujui.
   - Completed: Dokumen telah selesai ditandatangani.

A. Mengirim Dokumen ke Mekari Sign untuk Ditandatangani secara Satuan

1. Apabila Anda ingin mengirim dokumen ke Mekari Sign secara satuan, pastikan dokumen tersebut sudah terintegrasi dan memiliki status "No document sent", kemudian Anda dapat mengikuti langkah-langkah sistematis berikut ini.

2. Jika dokumen belum dikirim ke Mekari Sign, diintegrasikan, dan memiliki status No document sent, Anda dapat klik “Actions”, kemudian Send to Mekari Sign.
   

3. Pilih Document compliance PSrE apabila dokumen merupakan dokumen lokal, yang mana di Mekari Sign telah mendapatkan legitimasi sertifikat digital dari KOMINFO. Atau, pilih Global sign apabila dokumen merupakan dokumen internasional yang mana di Mekari Sign telah mendapatkan legitimasi sertifikat global. Kemudian, klik “Continue”. 
   

4. Pada tahap selanjutnya, Anda dapat menambahkan penandatangan atau penerima dokumen. 
   

   No.	Nama Kolom/Tombol	Fungsi
   1.	Document will be sent and sign by order	Klik tombol geser ini untuk mengaktifkan kebijakan di mana dokumen harus dikirim dan ditandatangani berdasarkan urutan daftar ini.
   2.	Titik enam	Klik dan tahan tombol ini untuk menggeser urutan nama-nama karyawan ke atas dan ke bawah.
   3.	Select employee	Klik untuk memilih karyawan yang perlu menandatangani dokumen ini, atau perlu menerima salinan dokumen.
   4.	Purpose	Pilih tujuan dari dikirimnya dokumen ke karyawan tersebut; Needs to sign apabila karyawan perlu menandatangani dokumen ini, atau Receive a copy apabila karyawan  perlu menerima salinan dokumen
   5.	Delete employee	Klik untuk menghapus karyawan pada daftar.
   6.	Add another signer	Klik untuk menambahkan karyawan dalam daftar.
   7.	Add me as signer	Klik untuk menambahkan diri Anda sebagai salah satu karyawan dalam daftar.

5. Klik “Continue” untuk melanjutkan ke halaman berikutnya.
   

6. Tetap di halaman ini hingga sistem selesai menyiapkan dokumen.
   

7. Periksa dokumen sebelum mengirimkannya dengan klik “Send document”. 
   

8. - Anda dapat menandatangani terlebih dahulu apabila Anda salah satu signer.
   - Pada Signature fields, Anda dapat menambahkan kolom salah satu tipe tanda tangan untuk digunakan di dokumen ini.
   - Pada Auto fields, Anda dapat menambahkan kolom salah satu tipe kolom yang berisi data otomatis. Misalnya, Name untuk kolom nama yang terisi otomatis.
   - Pada bagian Document, Anda dapat klik Better document resolution untuk melihat dokumen dengan resolusi yang lebih baik. Selain itu, Anda dapat mencentang “Show QR code” untuk menata tata letak tanda tangan QR eMeterai di dokumen.

9. Klik “Send document” pada pop-up untuk melanjutkan pengiriman dokumen.
   

B. Mengirim Dokumen ke Mekari Sign untuk Ditandatangani secara Massal (Bulk)

1. Selain melakukan pengiriman dokumen ke Mekari Sign (khusus untuk dokumen yang belum dikirim ke Mekari Sign, diintegrasikan, dan memiliki status No document sent) secara satuan, Anda juga dapat melakukannya secara massal (bulk). Berikut langkah-langkahnya.

2.  Centang nama-nama dokumen dengan status Mekari Sign ‘No document sent’ seperti berikut. Lalu, klik “Actions” kemudian klik Send to Mekari Sign. 
   

3. Pilih Document compliance PSrE apabila dokumen merupakan dokumen lokal, yang mana di Mekari Sign telah mendapatkan legitimasi sertifikat digital dari KOMINFO. Atau, pilih Global sign apabila dokumen merupakan dokumen internasional yang mana di Mekari Sign telah mendapatkan legitimasi sertifikat global. Kemudian, klik “Continue”. 
   
   

   Anda dapat melihat daftar dokumen dan nama pemiliknya di halaman ini. Selain itu, Anda dapat menghapusnya dengan klik ikon “-”.

    

4. Pada tahap selanjutnya, Anda dapat menambahkan penandatangan atau penerima dokumen. 
   No.Nama Kolom/TombolFungsi1.Document ownersNama pemilik dokumen yang telah divalidasi kebenarannya. Anda dapat menghapusnya dengan klik “-”.2.Document will be sent and sign by orderKlik tombol geser ini untuk mengaktifkan kebijakan di mana dokumen harus dikirim dan ditandatangani berdasarkan urutan daftar ini.3.Titik enamKlik dan tahan tombol ini untuk menggeser urutan nama-nama karyawan ke atas dan ke bawah.4.Select employeeKlik untuk memilih karyawan yang perlu menandatangani dokumen ini, atau perlu menerima salinan dokumen.
   5.Purpose
    Pilih tujuan dari dikirimnya dokumen ke karyawan tersebut; Needs to sign apabila karyawan perlu menandatangani dokumen ini, atau Receive a copy apabila karyawan  perlu menerima salinan dokumen6.Delete employeeKlik untuk menghapus karyawan pada daftar.7.Add another signerKlik untuk menambahkan karyawan dalam daftar.8.Add me as signerKlik untuk menambahkan diri Anda sebagai salah satu karyawan dalam daftar.

5. Klik “Continue” untuk melanjutkan ke halaman berikutnya. 
   

6. Maka, sebuah pop-up untuk konfirmasi muncul dan menyarankan pengiriman otomatis untuk menghemat waktu dan mencegah error sistem akibat penempatan tanda tangan manual pada banyak dokumen. Jika Anda memilih "Auto-placed and send now", sistem akan otomatis memasang posisi tanda tangan berdasarkan templat dan langsung mengirimkannya saat itu juga. Selain itu, sistem juga akan auto place dan mengirimkan langsung dokumen dengan jumlah lebih dari 100 (seratus). Apabila Anda memilih "Review manually", Anda diharuskan memeriksa dan menata posisi tanda tangan di setiap dokumen satu per satu secara manual sebelum dikirim. 
   

   Apabila Anda memilih opsi “Review manually”, maka Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat klik ikon “>” untuk melihat daftar karyawan pemilik dokumen ini.  Periksa dokumen sebelum mengirimkannya dengan klik “Send all”. 
   

7. Maka, Anda diminta untuk pergi ke Inbox dengan klik “View inbox”. 
   

8. Klik Inbox dengan judul Documents sent successfully. 
   

9. Kemudian, klik “View document status”. 
   

10. Maka, Anda diarahkan ke halaman Export history. Pada dokumen yang telah terkirim, akan terlihat bahwa statusnya Awaiting signature yang berarti dokumen sedang menunggu ditandatangani. Selanjutnya, Anda dapat menunggu hingga statusnya menjadi Completed. 
    

Demikian panduan mengelola document template dan Mekari Sign yang sudah terintegrasi. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola template dokumen, di sini.