Melalui Mekari Talenta, Anda dapat lakukan integrasi antara fitur Document Template dengan Mekari Sign. Dengan integrasi ini, Anda dapat mendapatkan tanda tangan elektronik atau menandatangani pada dokumen. Dokumen ini kemudian dapat diekspor untuk semua karyawan. Sehingga, proses penandatanganan untuk dokumen penting, seperti kontrak, tinjauan kinerja, dan pengakuan kebijakan, dapat langsung dilakukan melalui Talenta.
Penting
Untuk menggunakan fitur ini, pastikan Anda sudah berlangganan Mekari Sign.
Berikut adalah langkah-langkah mengintegrasikan Document Template Talenta dengan Mekari Sign dengan Role Super Admin atau Admin serta cara mengelolanya.
A. Cara Integrasi Document Template dengan Mekari Sign
Pergi ke menu Productivity, lalu pilih Document templates.
Klik “Connect now”.
Kemudian, klik “Connect to Mekari Sign” pada pop-up yang muncul di halaman Document template.
-
Sebagai Super Admin, Anda dapat langsung melakukan integrasi dengan klik “Integrasi sekarang”.
Jika Anda memiliki role Admin, maka Anda harus melakukan pengajuan integrasi terlebih dahulu dengan klik “Request connection”. Maka, tahap seterusnya akan menjadi tugas Super Admin.
-
Super Admin kemudian dapat klik “Izinkan”.
Pop up berikut muncul apabila Anda belum memiliki akun Mekari Sign, maka Anda dapat mendaftar dengan klik “Sign up”.
-
Apabila akun Mekari Talenta dan Mekari Sign telah berhasil terintegrasi, maka terdapat banner hijau bertuliskan “Connected”. Jika Anda ingin memutuskan integrasi antara kedua aplikasi tersebut, maka klik “Setting and How it works”.
Selain itu, Anda juga dapat memutuskan integrasi melalui menu Integration, lalu klik “Setting” pada kolom Mekari Sign.
Maka, pop up berikut muncul. Anda dapat memutuskan integrasi antara Mekari Talenta dan Mekari Sign dengan klik “Disconnect”.
Klik “Disconnect” untuk memutuskan integrasi.
-
Selain itu, sebagai Super Admin, Anda dapat memilih opsi metode penandatanganan di bagian berikut ini.
- All method: Seluruh metode diperbolehkan.
- Predefined typeface: Hanya metode jenis huruf yang telah ditentukan sebelumnya.
- Drawing: Hanya metode tanda tangan gambar elektronik.
- Upload the sign: Hanya metode dengan mengunggah tanda tangan.
- QR Code: Hanya metode kode QR.
B. Cara Mengelola Document Template dan Mekari Sign Yang Sudah Terintegrasi
Apabila Anda telah melakukan integrasi antara Mekari Talenta dan Mekari Sign, maka Anda dapat melakukan beberapa tindakan pada dokumen antara kedua aplikasi tersebut. Berikut adalah langkah-langkah mengirimkan dokumen untuk ditandatangani dan melihat riwayatnya.
Pergi ke menu Productivity, lalu pilih Document templates.
Klik “Generated documents”.
-
Pada halaman Generated documents, Anda dapat menerapkan filter pada daftar berdasarkan filter waktu, jenis template, kategori karyawan tertentu, dan berdasarkan status dokumen atau Mekari Sign. Anda juga dapat melihat status integrasi Mekari Sign di kolom Mekari Sign status. Terakhir, Anda dapat melakukan beberapa tindakan pada template berdasarkan status tersebut dengan klik “Actions”.
Keterangan status Mekari Sign:
- No document sent: Dokumen belum dikirim.
- Waiting for others: Masih dalam proses integrasi dokumen.
- Declined: Dokumen ditolak untuk diintegrasikan.
- Completed: Dokumen telah selesai diintegrasikan. Jika dokumen belum dikirim ke Mekari Sign, diintegrasikan, dan memiliki status No document sent, Anda dapat klik “Actions” kemudian Send to Mekari Sign.
Pilih Document compliance PSrE apabila dokumen merupakan dokumen lokal, yang mana di Mekari Sign telah mendapatkan legitimasi sertifikat digital dari KOMINFO. Atau, pilih Global sign apabila dokumen merupakan dokumen internasional yang mana di Mekari Sign telah mendapatkan legitimasi sertifikat global. Kemudian, klik “Next”.
-
Pada tahap selanjutnya, Anda dapat menambahkan penandatangan.
No. Nama Kolom/Tombol Fungsi 1 Select employee
Klik untuk memilih karyawan yang perlu menandatangani dokumen ini, atau perlu menerima salinan dokumen.
2 Purpose
Pilih tujuan dari dikirimnya dokumen ke karyawan tersebut; Needs to sign apabila karyawan perlu menandatangani dokumen ini, atau Receive a copy apabila karyawan perlu menerima salinan dokumen
3 Delete employee Klik untuk menghapus karyawan pada daftar.
4 Add another signer Klik untuk menambahkan karyawan dalam daftar.
5 Add me as signer Klik untuk menambahkan diri Anda sebagai salah satu karyawan dalam daftar.
Klik “Next” untuk melanjutkan ke halaman berikutnya.
Tetap di halaman ini hingga sistem selesai menyiapkan dokumen.
-
Periksa dokumen sebelum mengirimkannya dengan klik “Send document”.
- Anda dapat menandatangani terlebih dahulu apabila Anda salah satu signer.
- Pada Signature fields, Anda dapat menambahkan kolom salah satu tipe tanda tangan untuk digunakan di dokumen ini.
- Pada Auto fields, Anda dapat menambahkan kolom salah satu tipe kolom yang berisi data otomatis. Misalnya, Name untuk kolom nama yang terisi otomatis.
- Pada bagian Document, Anda dapat klik Better document resolution untuk melihat dokumen dengan resolusi yang lebih baik. Selain itu, Anda dapat mencentang “Show QR code” untuk menata tata letak tanda tangan QR eMeterai di dokumen. - Klik “Send document” pada pop up untuk melanjutkan pengiriman dokumen.
Selain melakukan, pengiriman dokumen ke Mekari Sign (khusus untuk dokumen yang belum dikirim ke Mekari Sign, diintegrasikan, dan memiliki status No document sent) secara satuan, Anda juga dapat melakukannya secara massal (bulk) dengan centang nama-nama dokumen seperti berikut. Lalu, klik “Actions” kemudian klik Send to Mekari Sign.
Pada dokumen yang telah terkirim dengan status Waiting for others, Declined, atau Completed di halaman Export history, Anda dapat klik “Actions” dan View details untuk melihat riwayat penandatanganan dokumen.
Maka, Anda dapat melihat rincian komplit dokumen tersebut. Berikut adalah contoh rincian dari dokumen dengan status Completed.
Berikut adalah contoh rincian dari dokumen dengan status Waiting for others.
Berikut adalah contoh rincian dari dokumen dengan status Declined.
Demikian adalah panduan cara mengintegrasi document template dengan Mekari Sign. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola template dokumen, di sini.