Pencarian

Bagaimana Cara Mengatur Approval Employee Transfer

Article author
Zendesk Admin
  • Diperbarui

Fitur approval pada Talenta berfungsi untuk mengatur pengajuan dari karyawan serta menunjuk siapa pemegang jalur approval tersebut. Anda dapat mengatur SOP (Standard Operational Procedure) approval transfer karyawan melalui menu ESS Settings.

Berikut adalah langkah - langkah mengatur approval employee transfer.

  1. Pada tampilan Dashboard klik Profile lalu pilih “Account Settings”.
    mceclip0.png
  2. Setelah itu klik tab “ESS”.
    mceclip1.png
  3. Lalu, pilih tab “Approval V.2 Beta”.
  4. Untuk mengaktifkan layer approval, Anda dapat klik toggle button Add employee hingga berubah warna menjadi biru. Maka, terdapat notifikasi “Approval activated”

    Untuk menonaktifkan layer approval, Anda dapat klik kembali toggle button Employee transfer tersebut sampai berubah warna menjadi abu - abu.

  5. Klik “Go to Settings” untuk mengkustomisasi pengaturan approval Employee transfer.
  6. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Employee transfer seperti berikut. Klik “Actions” untuk melakukan tindakan berikut. Klik Edit untuk mengubah pengaturan approval atau klik Import from existing untuk memilih pengaturan approval dari fitur lain, seperti Change data request atau Add employee request.
  7. Jika Anda memilih Edit, Anda akan diarahkan ke halaman berikut.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
1 Help Klik untuk mendapatkan bantuan guidebook atau mengaktifkan fitur tooltip untuk mendapatkan tips langsung di aplikasi.
2 Import Klik untuk mengunggah employee transfer approval setting secara massal.
3 Export

Klik untuk mengunduh pengaturan dalam format spreadsheet (xlsx.).

- Export setting: Klik untuk mengunduh pengaturan ini.
- Export approval line: Klik untuk mengunduh pengaturan approval line.
4 Description Tambahkan deskripsi pengaturan approval di sini (opsional).
  1. Kemudian, pada bagian selanjutnya Anda dapat melihat adanya beberapa kolom kriteria. Anda dapat menambahkan kriteria flow approval dengan klik “Add criteria”.
  2. Jika sudah menentukan jumlah kriteria flow approval yang ingin Anda terapkan, selanjutnya Anda dapat mengatur kriteria approval layer, seperti berikut.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
1 Job level

Tentukan kriteria karyawan yang menjadi PIC jalur approval ini. 

Contoh kasus: Berdasarkan Job level.
2 Job level name

Tentukan nama/value PIC jalur approval ini.

Contoh kasus: Karena memilih Job level, maka Anda dapat memilih level pekerjaan apa yang menjadi PIC. Pada contoh di atas, Anda memilih CEO.
3 Auto ascend toggle button Klik untuk mengaktifkan/nonaktifkan Auto ascend. Sehingga, apabila approval pada job position tersebut kosong, request akan diteruskan ke job position yang berada di layer atasnya
4 Titik tiga

Klik untuk melakukan tindakan Copy approval atau Delete (menghapus) approval criteria ini.
5 Titik enam Klik dan tahan untuk mengubah urutan layer approval ke atas atau ke bawah.
6 Approver layer 1

Anda dapat menambahkan beberapa layer approver dan ini merupakan layer pertama. Anda dapat memilih approval layer setting berdasarkan Upper Job Position, Employee ID, Approval line, Consultant atau Multi company (Emp ID).

Kemudian, Anda dapat mengisikan Request type.
- Requested: Approval berdasarkan siapa karyawan yang mengajukan request.

- Requester: Approval berdasarkan berdasarkan karyawan dalam kriteria tertentu.

Isikan kolom Value berdasarkan level Job Position yang dimiliki approvalnya.

Contoh:
- Value diisi 1 Upper position: Jika Staff GA request time off, maka approvalnya adalah Supervisor HRD & GA.
- Value diisi 2 Upper position: Jika Staff GA request time off, maka approvalnya adalah Manager HRD & GA.
7 Approver layer 2

Anda dapat menambahkan beberapa layer approver dan ini merupakan layer kedua. Anda dapat memilih approval layer setting berdasarkan Upper Job Position, Employee ID, Approval line, Consultant atau Multi company (Emp ID).

Jika Anda memilih Employee ID, maka Anda hanya perlu memilih ID dan nama karyawan yang menjadi PIC approval pada lapisan ini.
8 Delete button Klik untuk menghapus layer approval satu - persatu.
9 Add approver Klik untuk menambahkan layer approval.
  1. Berikut penjelasan cara sistem membaca posisi urutan request pada gambar poin 9.
    Subjek Urutan 1: Upper job position; Value: Requested - 1 Upper position.
    Subjek Urutan 2: Employee ID; Value; TDIT-0028 Kim Jong Ia Gun
    Sistem akan mengirim request Add employee ke 1 Upper position dari requestor tersebut. Setelah request tersebut diapprove oleh 1 Upper position karyawan tersebut, maka request Add employee akan perlu approval final dari TDIT-0028 Kim Jong Ia Gun.
  2. Jika pengaturan sudah sesuai, klik “Save changes”.
  3. Kemudian, Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat melihat approval layer dari karyawan tertentu dengan klik “Preview approval layer”.
  4. Maka, Anda dapat melihat pop up preview approval layer menurut nama karyawan dengan memilih nama karyawan, kemudian klik “Preview”.
  5. Maka, muncul keterangan layers of approval di bagian ini.

Demikian cara mengatur approval Add New Employee pada Talenta. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengatur approval transfer karyawan, di sini.