Apabila kandidat terpilih telah selesai melalui tahap rekrutmen, maka selanjutnya Anda dapat membuat dan mengirim surat penawaran kerja atau Offering Letter untuk kandidat terpilih. Berikut langkah-langkahnya.
- Klik tab “Interview” lalu pilih salah satu nama kandidat.
- Kemudian klik “Move stage” dan pilih “Offer in-draft” pada bagian Offer & Hire.
Penting
- Anda dapat memindahkan kandidat ke stage tertentu secara massal dengan mencentang checkbox nama-nama kandidat. Kemudian, klik “Move to” dan pilih salah satu tujuan stage.
- Anda tidak dapat memindahkan kandidat apabila kuota Anda habis.
Jika kuota Anda habis, maka muncul flag kuning seperti berikut. Untuk menambahkan kuota dengan mungupgrade paket, klik Upgrade now for unlimited reviews. - Lalu klik “Create offer” untuk membuat penawaran pada kandidat.
- Selanjutnya pada halaman berikut, tentukan Employment type, Probation period, dan Working type.
Dalam hal ini, kolom Job position, Work location, dan Organization tidak dapat diubah dikarenakan kolom-kolom tersebut telah ditentukan pada saat pembuatan Job listing.
- Lalu pada bagian Compensation, tentukan Base salary (monthly), Salary type, dan Benefits untuk kandidat.
- Kemudian pada Offering letter Anda dapat mengunggah Attachment berupa Offer letter dengan klik “Choose file”. Lalu tentukan tanggal kadaluarsa dari Offering letter.
- Anda dapat mengaktifkan checkbox “Send offer to candidate” berikut untuk mengirimkan Offer melalui Email atau Mekari Sign. Anda juga dapat secara opsional menambahkan catatan pada offering letter dengan mengisikannya di kolom Note yang tersedia.
Untuk dapat mengirimkan offer ke kandidat melalui Mekari Sign, Anda dapat melakukan integrasi terlebih dahulu. Pelajari panduannya, di sini.
- Apabila keseluruhan data telah terisi, Anda dapat klik “Preview email” untuk melihat pratinjau email Offer untuk kandidat.
Anda dapat mengirimkan email ke kandidat pada beberapa stage tertentu, namun lampiran pada stage Assessment dan Offer letter tidak terlampir di email. Sehingga, Anda dapat memeriksa lampirannya pada Mekari Talenta langsung.
- Maka akan muncul tampilan pratinjau email seperti berikut. Pastikan keseluruhan isinya telah benar, lalu klik “Send”.
- Selanjutnya klik “Save”.
- Saatmengirimkan surat penawaran kepada kandidat melalui Rekrutmen via Mekari Sign, pilih "Document Compliance PSrE" jika dokumen perlu ditandatangani dengan sertifikasi KOMINFO. Jika tidak, pilih "GlobalSign" jika dokumen hanya memerlukan tanda tangan digital dasar.
Penting
Pastikan kuota tanda tangan cukup. Apabila kuota habis, Anda dapat menambah kuota Mekari Sign dengan mempelajari panduannya, di sini. - Pada tahap selanjutnya, Anda dapat menambahkan penandatangan.
No. Nama Kolom/Tombol Fungsi 1 Set the signing order Klik agar sistem secara otomatis mengirimkan dokumen ke karyawan berdasarkan urutan tanda tangan.
Contoh: Urutan pertama adalah karyawan A dan kedua adalah karyawan B, maka karyawan A lebih dulu dikirimkan dokumen tersebut dan harus menandatanganinya sebelum sistem dapat mengirimkan dokumen untuk ditandatangani karyawan B.2 Candidate name
Nama dan alamat email kandidat secara otomatis terisi sesuai data kandidat di New Talenta Recruitment dan tidak dapat diubah. Namun, Anda dapat mengubah bagian kolom purpose yaitu tujuan dari dikirimnya dokumen ke karyawan tersebut; Needs to sign apabila karyawan perlu menandatangani dokumen ini, atau Receive a copy apabila karyawan perlu menerima salinan dokumen. 3 Other signers/recipients Dalam keperluan tertentu, seperti mengirimkan offering letter, terdapat lebih dari 1 (satu) penandatangan, yaitu kandidat yang menerima offering letter dan employer atau perwakilannya. Anda dapat melengkapi data employer atau perwakilannya, seperti berikut: - Select employee: Klik untuk memilih karyawan yang perlu menandatangani dokumen ini, atau perlu menerima salinan dokumen.
- Email address: Isi dengan alamat email perusahaan karyawan atau penerima salinan dokumen.
- Purpose: Pilih tujuan dari dikirimnya dokumen ke karyawan tersebut; Needs to sign apabila karyawan perlu menandatangani dokumen ini, atau Receive a copy apabila karyawan perlu menerima salinan dokumen.
4 Add another signer Klik untuk menambahkan karyawan dalam daftar. 5 Delete employee Klik ikon tersebut untuk menghapus karyawan pada daftar. - Klik “Next” dan tetap di halaman ini hingga sistem selesai menyiapkan dokumen.
- Periksa atau modifikasi dokumen sebelum mengirimkannya dengan klik “Next”.
- Pastikan kuota eMaterai di eSign mencukupi
- Anda dapat menandatangani terlebih dahulu apabila Anda salah satu signer atau merupakan penandatangan pertama dalam urutan. - Selanjutnya, Anda dapat memastikan 3 hal sebelum mengirim dokumen, yaitu:
- Recipient (penerima dokumen) dengan klik “Edit” untuk mengubah datanya.
- Message to recipients untuk mengubah Email subject atau secara opsional menambahkan Email message.
- Document settings untuk mengatur Signing deadline dan Contract validity dengan klik “Manage”. - Jika review sudah selesai dan sesuai kirim dokumen dengan klik “Send document”, kemudian pada pop up yang muncul klik “Send document” sekali lagi.
- Pada dokumen yang telah terkirim dengan status Waiting for others, Declined, atau Completed di halaman Export history, Anda dapat klik “Actions” dan Download signed document untuk mengunduh dokumen tersebut.
Demikian cara membuat dan mengirim offering letter untuk kandidat terpilih pada New Talenta Recruitment.