Pada halaman Onboarding detail, Anda dapat mengelola detail task form dan dokumen yang telah Anda atur sebelumnya. Selain itu, Anda juga dapat melihat work location apabila live attendance diaktifkan.
Untuk mengetahui cara mengelola detail onboarding pada Talenta, ikuti langkah-langkah berikut.
Masuk ke menu "Employees", lalu pilih Onboarding.
Buka tab “Set up” di halaman Onboarding. Cari nama karyawan yang detail tugas, formulir, dokumen, serta lokasi kerjanya ingin Anda kelola, lalu klik tombol “Actions” dan pilih View details.
A. Mengelola Detail Task Onboarding
Anda akan diarahkan ke halaman detail onboarding karyawan seperti berikut. Untuk menambahkan task (tugas) baru, klik “Add task”.
-
Maka, sidebar Create task template muncul dan Anda dapat melengkapi kolom-kolom yang tersedia.
No. Nama Tombol/Kolom Penjelasan 1 Task name Isikan nama task onboarding yang akan Anda buat. 2 Description Isikan deskripsi dari task onboarding ini sebagai informasi yang akan ditujukan kepada penerima task. 3 Attachment Pilih “Choose file” untuk memilih lampiran yang ingin Anda sertakan di dalam task. Pastikan ukuran dokumen yang Anda unggah tidak melebihi 10 MB. Selain itu, format dokumen dapat berupa PDF, JPG, PNG, XLSX, XLS, JPEG, DOCX, DOC, ZIP, atau RAR.
Setelah dokumen selesai diunggah oleh sistem, Anda dapat melihat dokumen tersebut di daftar lampiran. Klik ikon “Strip” untuk menghapus lampiran.
4 New joiner Pilih opsi ini apabila penerima tugas ini merupakan karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan. 5 PIC (Person in Charge) Pilih opsi ini apabila penerima tugas ini merupakan karyawan yang menjadi penanggung jawab new joiner. 6 Email notification Klik untuk mengirimkan email task ini kepada seluruh karyawan yang telah dipilih di kolom Task recipients (New joiner dan PIC). 7 Task deadline Tentukan tanggal tenggat waktu tugas onboarding. Klik “Save” dan task baru berhasil ditambahkan.
-
Maka, tugas berhasil dirancang.
- Anda dapat klik pada nama task untuk melihat rincian tugas.
- Saat onboarding sudah dimulai, status tugas dapat Anda ubah dengan klik status task, berdasarkan In progress, To do, atau Done.
- Klik ikon “-” jika Anda ingin menghapus task. Pastikan tugas sudah benar sebelum memindahkan status onboarding menjadi In progress karena Anda tidak dapat menghapusnya setelah statusnya berubah. B. Mengelola Detail Form Onboarding
Anda juga dapat menambahkan form dengan klik “Add form” pada halaman detail onboarding karyawan.
Pilih form yang ingin Anda tambahkan dan klik “Add”.
-
Maka, form baru berhasil ditambahkan. Selain itu, Anda dapat mengelola form yang telah dipilih.
- Klik ikon “pensil” apabila Anda ingin mengubah form. Maka, sebuah pop-up muncul. Pilih form yang ingin diubah, kemudian klik “Save changes” untuk menyimpannya. Anda juga dapat membuat form baru dengan klik tulisan cetak biru “Forms”.
- Klik ikon “-” apabila Anda ingin menghapus form. Maka, sebuah pop-up muncul. Klik “Remove” untuk lanjut menghapus. Pastikan form sudah benar sebelum memindahkan status onboarding menjadi In progress karena Anda tidak dapat menghapusnya setelah statusnya berubah.
C. Mengelola Detail Document Onboarding
Anda juga dapat menambahkan dokumen dengan klik “Add document” pada halaman detail onboarding karyawan.
Pilih dokumen yang ingin Anda tambahkan dan klik “Add”.
-
Maka, dokumen baru berhasil ditambahkan dan Anda dapat mengelola dokumen tersebut.
- Klik ikon “pensil” apabila Anda ingin mengubah dokumen. Maka, sebuah pop-up muncul. Pilih dokumen yang ingin diubah, kemudian klik “Save changes” untuk menyimpannya. Anda juga dapat membuat template dokumen baru dengan klik tulisan cetak biru “Document Template”.
- Klik ikon “-” apabila Anda ingin menghapus dokumen. Maka, sebuah pop-up muncul. Klik “Remove” untuk lanjut menghapus. Pastikan dokumen sudah benar sebelum memindahkan status onboarding menjadi In progress karena Anda tidak dapat menghapusnya setelah statusnya berubah.
D. Mengelola Work Location Onboarding
Jika lokasi kerja karyawan (Work location) baru belum pernah diatur dan assign. Pada halaman detail onboarding karyawan, Anda dapat klik “View location settings”.
Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Mobile Attendance Setting. Anda juga dapat mempelajari cara mengatur work location di sini.
Jika work location sudah diatur, maka Anda akan dapat melihatnya di halaman ini. Untuk memastikan lokasinya, klik ikon “buka”.
Maka, Anda dapat melihat lokasi kerja sebagai berikut.
Demikian panduan cara mengelola detail task, form, document, dan work location di Talenta Onboarding. Selain Onboarding, Talenta juga memiliki fitur Offboarding karyawan yang dapat dilakukan secara satuan ataupun massal. Pelajari panduan Offboarding karyawan pada Talenta di sini.