Apabila perusahaan menggunakan Mobile Attendance, Anda dapat mengatur lokasi untuk kebutuhan absensi karyawan. Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola pengaturan pada Live Attendance. Laporan dapat dilihat oleh Super Admin atau Admin dengan ditampilkan informasi terkait rincian Live Attendance yang dilakukan karyawan.

Penting
Sebelum dapat mengakses ataupun mengedit halaman pada Live attendance setting, pastikan Anda telah diberikan akses untuk mengakses halaman ini. Untuk mengecek akses yang Anda miliki, Anda dapat hubungi Super Admin/Admin yang memiliki akses ke pengaturan access role. Pengaturan akses Live attendance setting ini dapat dilihat pada tipe Custom, bagian Live Attendance Configuration.

Ikuti langkah berikut untuk cara menambahkan mobile location setting secara satuan pada Talenta:

1. Pada Dashboard Talenta, masuk ke menu Settings.

2. Lalu pada tab Time, klik Live Attendance.

   Anda juga dapat mengakses halaman ini melalui menu Time, kemudian klik Attendance, lalu Location.

3. Klik tab “Location set up”.
   

4. Klik tombol “Create location setting” untuk menambahkan lokasi absensi.
   

   Anda dapat menarik seluruh atau hasil filter data Location setting. Terus baca panduan ini untuk mempelajarinya.

5. Masukkan nama pengaturan lokasi absensi pada kolom Location name.
   

6. Tentukan clock-in/clock-out lokasi absensi pada bagian GPS setting.
   

7. Apabila Anda memilih Flexible, maka karyawan dapat melakukan check in dan check out dimana saja.

8. Apabila Anda memilih Set Location, maka karyawan dapat melakukan check in dan check out berdasarkan lokasi-lokasi yang dapat diatur jaraknya secara bebas oleh perusahaan melalui tab.
   

   Apabila Anda memilih Set Location, Anda diminta untuk menentukan lokasi dengan langkah sebagai berikut:
   a. Klik "Add Location". Di sini, Anda dapat menambahkan lebih dari 1 location.
   
   b. Masukkan nama lokasi untuk melakukan absensi pada Name.
   
   c. Kemudian, Anda dapat mengaktifkan salah satu atau kedua opsi pengaturan untuk validasi lokasi berikut.
   
   1. Attendance validation by GPS location: Anda dapat memilih opsi ini untuk menerapkan pengaturan agar sistem memvalidasi lokasi live attendance karyawan berdasarkan lokasi GPS. Apabila Anda memilih tipe validasi lokasi ini, maka Anda dapat mengikuti langkah berikut:
   - Masukkan radius maksimal, di mana karyawan hanya dapat melakukan absensi pada radius yang Anda tentukan dengan min jarak 50m dan maksimal 1000 m.
   
   - Lalu, masukkan lokasi absensi pada Search Location.
   
   - Klik "Save" untuk menyimpan.
   
   2. Attendance location by IP Address: Anda dapat memilih opsi ini untuk menerapkan pengaturan agar sistem memvalidasi lokasi live attendance karyawan berdasarkan alamat Internet Protocol (IP) yang didapatkan dari jaringan atau wifi perusahaan Anda. Apabila Anda memilih tipe validasi lokasi ini, maka Anda dapat mengikuti langkah berikut:
   - Anda akan mendapatkan IP address pada bagian Your current publish IP address. Kemudian, Anda dapat menyalinnya ke kolom IP address range, beserta perkiraan rentangnya seperti contoh di bawah ini. Apabila terdapat lebih dari 1 (satu) IP address, Anda dapat menambahkannya dengan klik “Add IP address”. 
   
   - Klik "Save" untuk menyimpan.
   

9. Maka, lokasi Anda akan muncul pada daftar Location. Anda dapat melakukan tindakan dengan klik "Actions", seperti Edit location dan Delete.
   

10. Geser toggle Enable break feature jika ingin karyawan mendapatkan waktu istirahat saat jadwal shift mereka berlangsung.
    
    Maka, muncul 2 opsi yang dapat Anda pilih jika Anda memberlakukan absen istirahat (Enable break feature) dengan tracking lokasi, yaitu:

    • Apply for start break: Hanya mengaktifkan validasi lokasi pada saat memulai break pada saat memulai break.

    • Apply for end break: Hanya mengaktifkan validasi lokasi pada saat mengakhiri break.
      Atau, centang dua - duanya untuk mengaktifkan validasi lokasi pada saat memulai dan mengakhiri break.

11. Klik "Add & edit employee" untuk memilih daftar karyawan yang dapat menggunakan setting location tersebut.
    

    Bila Anda memilih semua nama karyawan, maka pengaturan tersebut hanya berlaku bagi existing employee. Anda perlu assign setting location kembali bagi karyawan baru.

12. Klik nama karyawan yang ingin ditambahkan pada pengaturan lokasi. 
    

13. Lalu klik “Submit”.
    

14. karyawan akan tercantum dalam daftar Assigned employee. Apabila ada ketidaksesuaian, Anda dapat mengubah daftar tersebut dengan klik “Add & edit employee” kembali.
    

15. Selanjutnya, untuk mempermudah penugasan karyawan dengan lokasi tertentu yang sedang Anda atur, Anda dapat memanfaatkan dan mengaktifkan Enable auto assignment rules.
    

    - Add employee: Klik untuk menerapkan auto assignment rules saat terdapat tindakan Add employee.
    - Edit employee: Klik untuk menerapkan auto assignment rules saat terdapat tindakan Edit employee.
    - Employee transfer: Klik untuk menerapkan auto assignment rules saat terdapat tindakan Employee transfer.
    - Add rules (Wajib): Klik untuk menerapkan auto assignment rules pada kategori karyawan tertentu, seperti Branch, Organization, Job position, dst.
    
    Setelah itu, Anda dapat memilih rincian dari kategori yang Anda pilih. Sebagai contoh Branch; maka cabang-cabang perusahaan akan muncul seperti berikut. Anda dapat mencentang mana saja opsi yang Anda ingin pilih.
    
    Selain itu, Anda dapat menghapus tambahan rules yang telah Anda buat dengan klik “-”.
    

16. Maka, pengaturan lokasi akan tersimpan di tabel pada tab Location set up - Location seperti berikut. Anda dapat mengedit location setting yang pernah dibuat atau menghapusnya dengan klik “Actions” lalu Edit atau Delete.
    

17. Selanjutnya, Anda dapat menarik data location settings dengan membuka tab Employee lalu klik ikon “export location settings”.
    
     

    Filter data yang ingin Anda tarik dengan memanfaatkan fitur Filter. Anda dapat memfilter data berdasarkan Branch, Employment status, Organization, Job position, dan/atau Job level.
    
    Anda dapat memeriksa dana membuka Inbox Talenta Anda dengan judul Location Setting Assignment Export untuk mengunduh data tarikan location settings.
    

18. Lalu, klik “here”.
    

19. Maka, file secara otomatis terunduh. Berikut adalah contoh tampilan dari hasil data tarikan atau Export Location Setting.
    

Demikian penjelasan mengenai cara menambahkan mobile location setting secara satuan. Pelajari juga cara menambahkan mobile location setting secara massal, di sini.