Pada Talenta, terdapat fitur Forms, yang dapat Anda gunakan untuk membuat formulir, survei ataupun polling yang masuk. Dengan fitur Forms ini Anda dapat mengatur berbagai keperluan polling yang Anda butuhkan, serta Anda juga dapat mengunduh hasil polling yang telah didapatkan. Berikut langkah-langkah untuk membuat polling menggunakan Forms Talenta.

1. Klik menu Productivity, kemudian pilih Forms & surveys.
2. Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman berikut, dimana terdapat 6 template form yang dapat Anda gunakan.
   
   1. Apabila Anda memilih salah satu template, akan muncul pop up seperti berikut, yang berisi informasi bahwa dengan Forms+, Anda dapat menambahkan settingan approval dan akses forms dengan tipe pertanyaan file upload dan logic jump.
   
   2. Apabila Anda klik “Learn about Forms+”, Anda akan diarahkan ke landing page Forms+.
   3. Atau apabila Anda klik “Continue”, Anda akan diarahkan ke halaman pertanyaan, dan Anda masih dapat mengubah pertanyaan-pertanyaan yang tersedia.
   
3. Namun, Apabila Anda ingin membuat forms dari awal, Anda dapat klik “Create form”.
   
4. Isikan judul polling serta deskripsi yang menggambarkan polling tersebut.
   
   

   Anda hanya dapat mencentang Submission needs approval, apabila Anda berlangganan Talenta Forms Plus. Anda juga dapat centang Submission needs approval, apabila setiap submission memerlukan persetujuan terlebih dahulu. Klik di sini untuk mengatur approval forms. 

5. Klik “Continue”.
6. Isikan nama kolom atau pertanyaan yang ingin diajukan pada polling. Kemudian pilih tipe jawaban serta lengkapi deskripsi apabila perlu.
   
   Tipe jawaban yang terdapat pada forms Talenta adalah:
   - Text: Pilih Text, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk tulisan/kalimat.
   - Number: Pilih Number, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk angka.
   - Email: Pilih Email, apabila jawaban diperlukan dalam bentuk email dengan domain extension (test@gmail.com).
   - Amount: Pilih Amount, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk nominal uang rupiah.
   - Option: Pilih Option, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk pilihan (hanya dapat memilih 1 pilihan). Apabila Anda memilih tipe jawaban option, Anda dapat mengaktifkan fitur Jump Question, yang memungkinkan Anda untuk memunculkan pertanyaan selanjutnya berdasarkan jawaban yang dipilih.
   - Checkboxes: Pilih Checkboxes, apabila jawaban yang diperlukan dalam pilihan (pilihan dapat dipilih lebih dari 1).
   - Linear Scale: Pilih Linear Scale, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk skala.
   - Date: Pilih Date, apabila jawaban diperlukan dalam format tanggal.
   - Phone number: Pilih Phone number, apabila jawaban yang diperlukan dalam format nomor telepon (08 atau +62), maksimal 15 digit.
   - Long text: Pilih Long text, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk tulisan panjang.
   - File upload: Pilih File upload, Apabila ingin menggunggah file atau gambar untuk jawaban. (Hanya untuk forms+).
7. Anda dapat aktifkan Required, apabila pertanyaan wajib diisi.
   
8. Anda dapat klik ikon "salin" apabila pertanyaan ingin anda salin untuk menjadi pertanyaan selanjutnya dan klik ikon "tempat sampah" apabila Anda ingin menghapus pertanyaan.
   
   

   Jika Anda pengguna Forms+ dan memilih tipe jawaban Option, maka akan muncul icon Jump question yang bisa Anda klik. Fitur ini memungkinkan pertanyaan yang muncul selanjutnya adalah berdasarkan jawaban yang dipilih.

9. Klik “Add question” untuk menambah pertanyaan. Apabila semua daftar pertanyaan sudah Anda buat, klik “Next”.
   
10. Pilih “Select Employee”, apabila hanya karyawan tertentu saja yang dapat mengakses polling, atau centang Select all employees apabila semua karyawan dapat mengakses polling.
    
11. Centang Set reminder, untuk mengatur reminder, sehingga karyawan akan menerima pengingat pengisian form sesuai dengan waktu yang telah Anda tetapkan.
    
12. Centang “Set schedule” untuk mengatur jadwal penutupan polling dan pilih tanggal penutupan.
    
13. Centang Send an email after employees submit the form untuk mengirimkan email setelah karyawan selesai mengisi form polling.
    
    

    Anda dapat memilih salah satu:
    - Daily summary notification: Ringkasan tentang form yang telah disubmit akan dikirimkan ke email Anda setiap harinya.
    - Instant notification: Anda akan mendapatkan notifikasi melalui email Anda dan karyawan yang telah Anda pilih pada setiap form yang telah disubmit.

14. Anda dapat mencentang Default add to new employee apabila karyawan baru diizinkan untuk mengakses formulir. Atau, centang Only allow 1 submission per employee jika Anda menginginkan submission form polling hanya dapat dilakukan satu kali saja. Anda cukup membuat 1 form saja untuk beberapa periode polling dan mengatur periode 1 submission only-nya.
    
    

    Anda dapat memilih salah satu:
    - All time: Pilih jika karyawan dapat mengumpulkan form sekali saja.
    - Certain time: Pilih apabila karyawan yang belum mengumpulkan form dapat mengisi form pada periode yang dapat Anda tentukan di kolom Start date dan End date.

15. Klik “Save” untuk menyimpan formulir, maka pop-up berikut muncul. Pilih “Send” agar sistem mengirimkan notifikasi ke assignee melalui email mereka atau pilih “Don’t send” agar sistem tidak melakukannya.
    
16. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat kembali ke halaman form dengan klik “Back to all form”.
    
17. Maka polling yang terbuat akan terlihat sebagai berikut. Apabila Anda ingin melihat hasil polling, Anda dapat klik ikon "titik tiga" lalu klik “Detail”.
    
18. Kemudian akan ditampilkan karyawan-karyawan yang telah mengisi polling serta detail jawaban yang dipilih. Anda juga dapat mengunduh hasil polling, dengan klik ”Export”.
    
19. Kemudian Anda dapat klik “Share” untuk menyalin link formulir serta menambahkan akses untuk karyawan tertentu.
    
20. Klik “Copy link” untuk menyalin link form.
    
21. Lalu, Anda dapat mencari nama karyawan yang ingin Anda berikan akses form pada bagian Invite employees who can access dan klik ikon “+” untuk menambahkan karyawan.
    
22. Setelah karyawan berhasil ditambahkan, akses yang otomatis diberikan adalah Can view, dimana karyawan hanya dapat mengakses form tanpa mengubah isinya. Namun apabila Anda ingin memberikan akses karyawan untuk dapat mengubah isi form, Anda dapat pilih Can edit, atau pilih Remove access untuk menghapus akses. Dan klik “Save” untuk menyimpan.
    

Demikian cara membuat polling menggunakan Forms Talenta. Pelajari cara mengelola forms pada Talenta di sini.