Anda dapat membuat kebijakan baru terkait reimbursement yang akan diberlakukan kepada karyawan. Aktivitas ini hanya dapat dilakukan oleh user dengan roles superadmin atau admin.
Berikut langkah-langkahnya.
- Masuk ke menu Finance, pilih Reimbursement.
- Klik “New” pada bagian Create or View Setting Reimbursement.
- Setelah itu, lengkapi informasi reimbursement policy.
- Isikan Nama kebijakan Reimbursement.
- Isikan Tanggal berlakunya kebijakan.
- Isikan penjelasan terkait reimbursement bila ada.
- Apabila Anda mencentang "This policy has unlimited amount", artinya adalah saldo reimbursement tidak terbatas.
- Centang "Default reimbursement for new employee" bila Anda akan memberlakukan kebijakan ini pada karyawan baru.
- Centang "Include in Take Home Pay" apabila reimbursement akan disertakan sebagai penambah komponen pajak saat perhitungan pajak bulanan.
- Pilih Tax Type untuk menentukan pengaturan tipe pajak reimbursement dengan metode pengenaan yang sama terhadap basic salary, tipe gross, gross up, dan netto.
- Centang Tax Group untuk memberlakukan pengaturan tipe grup pajak reimbursement dengan metode perhitungan allowance taxable (regular) atau allowance once (irregular).
- Max Request Per Emerge, apabila dicentang maka karyawan hanya dapat melakukan request sebanyak “X” setelah pemunculan reimbursement tersebut.
- Selanjutnya, First Year Flag dapat digunakan untuk mengatur waktu pemunculan saldo reimbursement dengan konsep pengaturan yang sama dengan cuti.
- Isikan Reimbursement Limit atau plafon (saldo) reimbursement yang dapat diatur menggunakan angka mutlak atau diatur menggunakan rumus pada menu formula.
- Benefit merupakan bagian dari klaim. Benefit wajib diisi saat pengaturan kebijakan reimbursement maupun saat melakukan request reimbursement.
- Isikan Benefit name dengan nama benefit yang ditentukan.
Contoh Kasus: Klaim Kacamata terdiri atas benefit Frame dan Lensa. Plafon reimbursement kacamata adalah 6.000.000, dengan maksimal benefit Frame adalah 4.000.000 dan maksimal benefit Lensa adalah 4.000.000.
- Karyawan A request frame 4.000.000 dan lensa 1.000.000, maka dapat diproses karena tidak melewati batas limit frame, lensa dan kombinasi keduanya masih dibawah plafon keseluruhan.
- Karyawan B request frame 3.000.000 dan lensa 4.000.000 maka tidak dapat diproses karena totalnya melewati plafon reimbursement kacamata.
- Karyawan C request frame 4.000.000 dan lensa 4.000.000 maka tidak dapat diproses karena totalnya melewati plafon reimbursement kacamata. - Tentukan Max request atau Saldo maksimal pengambilan benefit tersebut.
- Minimal next claim (months), merupakan penentuan kapan request benefit berikutnya dapat dilakukan, bila request dapat dilakukan terus menerus maka diisi dengan angka nol.
- Field Formula dapat digunakan untuk menentukan nominal benefit menggunakan rumus formula.
- Lalu klik “Save & Add Policy”.
- Maka kebijakan reimbursement baru Anda telah terbuat.
Klik ikon "Silang" untuk menghapus kebijakan reimbursement yang sudah dibuat.
Klik "Search" untuk melihat kebijakan yang dibuat atas reimbursement tersebut.
Klik "Garis Tiga" untuk melihat detail reimbursement yang sudah dibuat.
Klik "Orang" untuk melihat detail reimbursement employee yang sudah dibuat.
Demikian penjelasan mengenai cara membuat kebijakan baru pengajuan reimbursement. Klik di sini, untuk mempelajari bagaimana cara menghentikan kebijakan reimbursement.
