Anda dapat membuat kebijakan baru terkait reimbursement yang akan diberlakukan kepada karyawan. Aktivitas ini hanya dapat dilakukan oleh user dengan role Super Admin atau Admin.

Berikut langkah-langkahnya.

1. Masuk ke menu "Finance", pilih Benefit Reimbursement.
   

2. Kemudian, klik "Settings".
   

3. Klik “New” pada bagian Create or View Setting Reimbursement.
   

4. Anda juga dapat masuk melalui menu Account Settings dan Company Settings.

5. Setelah itu, lengkapi informasi Reimbursement Policy.

6. Isikan nama kebijakan reimbursement di kolom Reimbursement name. Kemudian, isikan tanggal efektif berlakunya kebijakan reimbursement di kolom Effective date.
   

7. Anda dapat secara opsional mengisikan penjelasan terkait reimbursement.
   

8. Kemudian, terdapat beberapa opsi pengaturan yang bisa Anda pilih.
   

   No	Kolom	Penjelasan
   1	This Policy has unlimited amount	Centang jika ingin pengaturan ini memiliki saldo reimbursement yang tidak terbatas.
   2	This policy using currency	Centang apabila reimbursement menggunakan mata uang tertentu, yang mana mengikuti pengaturan kurs yang telah Anda atur di Currency rate settings.   Apabila Anda mencentang opsi ini, Anda wajib memilih salah satu dari dua metode pemrosesan penggajian di bawah ini:  - Keep in original currency (Pertahankan mata uang asli): Jika Anda memilih opsi ini, seluruh perhitungan penggajian (payroll calculation) akan tetap diproses menggunakan mata uang asing yang telah dipilih. Nominal gaji akan tertera apa adanya sesuai dengan mata uang asing tersebut pada slip gaji (payslip) karyawan tanpa mengalami konversi. - Convert to Indonesian Rupiah (Konversi ke Rupiah): Jika Anda memilih opsi ini, sistem secara otomatis akan mengonversi seluruh perhitungan penggajian yang bermata uang asing ke dalam mata uang Rupiah (IDR). Proses konversi ini akan menggunakan nilai tukar (exchange rate) yang sebelumnya telah Anda definisikan dan masukkan ke dalam sistem dan muncul opsi untuk menerapkan Taxable pada komponen ini (baca tabel nomor 5).
   3	Default Reimbursement for new employee	Centang jika pengaturan reimbursement juga berlaku untuk karyawan baru dengan dua opsi yaitu: 1. Yes: Jika ingin semua karyawan baru mendapatkan policy reimbursement. 2. Select Filter: Jika ingin hanya karyawan tertentu sesuai filter terpilih yang bisa mendapatkan policy reimbursement.
   4	Include in Take Home Pay	Centang apabila reimbursement akan disertakan sebagai penambah komponen pajak saat perhitungan pajak bulanan.
   5	Taxable	Jika ingin menetapkan pajak pada reimbursement policy tersebut. Ada dua jenis tax yang bisa Anda pilih yaitu - Tax Type untuk menentukan pengaturan tipe pajak reimbursement dengan metode pengenaan yang sama terhadap basic salary, tipe gross, gross up, dan netto. - Tax Group untuk memberlakukan pengaturan tipe grup pajak reimbursement dengan metode perhitungan allowance taxable (regular) atau allowance once (irregular).
   6	Prorate on First Year	Centang jika karyawan baru mendapatkan reimbursement disbursement secara prorate.
   7	No Expiry Date	Centang jika reimbursement tidak memiliki masa berlaku.
   8	Max Request per Merge	Apabila dicentang, maka karyawan hanya dapat melakukan request sebanyak “X” setelah pemunculan reimbursement tersebut.

9. Jika Anda mencentang This Policy has unlimited amount, maka Anda dapat mengisikan nama benefit pada kolom Benefit Name dan maksimal nominal yang bisa diajukan karyawan pada Max Request.
   
   Penting
   
   Apabila Anda memilih mata uang tertentu, maka terdapat simbol dari mata uang tersebut di kolom Max Request.
   

   Contoh Kasus: Klaim Kacamata terdiri atas benefit Frame dan Lensa. Plafon reimbursement kacamata adalah Rp 6.000.000, dengan maksimal benefit Frame adalah Rp 4.000.000 dan maksimal benefit Lensa adalah Rp 4.000.000.
   - Karyawan A request frame Rp 4.000.000 dan lensa Rp 1.000.000, maka dapat diproses karena tidak melewati batas limit frame, lensa dan kombinasi keduanya masih di bawah plafon keseluruhan.
   - Karyawan B request frame Rp 3.000.000 dan lensa Rp 4.000.000 maka tidak dapat diproses karena totalnya melewati plafon reimbursement kacamata.
   - Karyawan C request frame Rp 4.000.000 dan lensa Rp 4.000.000 maka tidak dapat diproses karena totalnya melewati plafon reimbursement kacamata.

    

10. Kolom Min Next Claim (months) merupakan penentuan kapan request benefit berikutnya dapat dilakukan. Bila request dapat dilakukan terus-menerus, maka diisi dengan angka nol. Dan klik Formula, jika Anda ingin menentukan nominal benefit menggunakan rumus formula.
    

    Contoh Kasus: Klaim Kacamata terdiri atas benefit Frame dan Lensa. Plafon reimbursement kacamata adalah 6.000.000, dengan maksimal benefit Frame adalah 4.000.000 dan maksimal benefit Lensa adalah 4.000.000.
    - Karyawan A request frame 4.000.000 dan lensa 1.000.000, maka dapat diproses karena tidak melewati batas limit frame, lensa dan kombinasi keduanya masih di bawah plafon keseluruhan.
    - Karyawan B request frame 3.000.000 dan lensa 4.000.000 maka tidak dapat diproses karena totalnya melewati plafon reimbursement kacamata.
    - Karyawan C request frame 4.000.000 dan lensa 4.000.000 maka tidak dapat diproses karena totalnya melewati plafon reimbursement kacamata.

11. Kolom Min Next Claim (months) merupakan penentuan kapan request benefit berikutnya dapat dilakukan. Bila request dapat dilakukan terus-menerus, maka diisi dengan angka nol. Dan klik Formula, jika Anda ingin menentukan nominal benefit menggunakan rumus formula.
    

12. Jika reimbursement memiliki masa berlaku, maka Anda dapat mengaturnya pada bagian Expired In. Anda dapat memilih berdasarkan bulan atau tanggal di bulan tertentu.
    

13. Centang Disbursement by Mekari Expense, jika ingin reimbursement disbursement dilakukan melalui Mekari Expense
    

    Penting
    - Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus berlangganan Mekari Expense terlebih dahulu.
    - Dan apabila menggunakan fitur ini, Include in Take Home Pay tidak bisa dicentang karena bisa menyebabkan double disbursment.

14. Pada bagian Emerge, Anda dapat memilih apakah benefit dapat muncul dalam periode setiap tahun, tahunan atau setiap bulan.
    

15. Jika terdapat batasan pada reimburse/benefit, maka Anda bisa menentukan batasannya pada bagian Reimbursement Limit.
    
    

    - Amount: Masukkan nominal batas reimbursement. Apabila Anda memilih mata uang tertentu, maka akan terdapat simbol dari mata uang tersebut sebagai berikut.
    
    - Formula: Menentukan batasan berdasarkan kriteria tertentu seperti Job Level, Else, Function, Branch, Organization, Job Position, dsb.

16. Selanjutnya, First Year Flag dapat digunakan untuk mengatur waktu pemunculan saldo reimbursement dengan konsep pengaturan yang sama dengan cuti.
    

    - Centang Effective From Join Date, jika ingin kebijakan reimburse berlaku sejak tanggal karyawan bergabung.
    - Pada bagian Emerge After, maka kebijakan reimburse akan muncul setelah “X” bulan.
    - Sedangkan First Emerge Status, kebijakan akan muncul pada karyawan dengan status yang Anda pilih.

17. Jika pengaturan sudah selesai dibuat, maka klik “Save & Add Policy”.
    

18. Maka, kebijakan Reimburse telah berhasil dibuat.
    

    - Klik ikon "Silang" untuk menghapus kebijakan reimbursement yang sudah dibuat.
    - Klik "Search" untuk melihat kebijakan yang dibuat untuk reimbursement tersebut.
    - Klik "Garis Tiga" untuk melihat detail reimbursement yang sudah dibuat.
    - Klik "Orang" untuk melihat detail reimbursement employee yang sudah dibuat.

Demikian penjelasan mengenai cara membuat kebijakan baru pengajuan reimbursement. Klik di sini, untuk mempelajari bagaimana cara menghentikan kebijakan reimbursement.