Bagaimana Cara Mengelola Pengaturan Komponen Gaji dan Tarifnya (Payroll Component)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Payroll Component adalah komponen penggajian selain basic salary yang bersifat menambah atau mengurangi Take Home Pay karyawan.

Payroll component dapat terdiri dari:

  • Allowance (Tunjangan): Komponen yang bersifat menambah pendapatan karyawan diluar dari gaji pokok. 
  • Deductions (Potongan): Komponen pengurang pendapatan karyawan.
  • Benefit: Komponen yang ditanggung oleh perusahaan untuk karyawan namun tidak menambah pendapatan take home pay karyawan, misalnya: BPJS  Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.

Pastikan sebelumnya Anda telah payment schedule terlebih dahulu. Berikut adalah langkah-langkahnya mengelola pengaturan payroll component:

  1. Pada menu Dashboard, klik ikon "Profile" di bagian kanan atas. Lalu, klik "Company Settings".
    mceclip1.png
  2. Pilih menu Payroll Lalu klik "Company Settings" dan klik tab "Payroll Component".
    mceclip1.png
  3. Isi komponen penggajian selain basic salary yang bersifat menambah atau mengurangi take home pay karyawan pada bagian Payroll Component. Terdapat 3 bagian komponen yaitu Allowance, Deductions dan Benefits.
    mceclip2.png
    No Menu Penjelasan
    1 Allowance (Tunjangan) Merupakan komponen yang bersifat menambah pendapatan karyawan di luar dari gaji pokok. Apabila ingin menambahkan tunjangan sesuai dengan kebutuhan klik "Add Allowance". Untuk mempelajari caranya, baca Part A. ntuk mempelajari caranya, baca Part A.
    2 Deductions (Potongan) Merupakan komponen yang bersifat pengurang atas pendapatan karyawan seperti potongan keterlambatan. Apabila ingin menambahkan tunjangan sesuai dengan kebutuhan klik "Add Deduction". Untuk mempelajari caranya, baca part B.
    3 Benefit  Merupakan komponen yang ditanggung oleh perusahaan untuk karyawan tetapi tidak menambah take home pay karyawan seperti BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Apabila ingin menambahkan benefit sesuai dengan kebutuhan klik "Add Benefit". Untuk mempelajari caranya, baca part C.
  4. Apabila Anda ingin menambahkan angka tetapan (Mutlak) untuk keperluan formula, klik "Add Custom Rate". Angka tersebut digunakan agar tidak perlu mengganti keseluruhan formula, cukup dengan mengedit nominal custom ratenya saja. Untuk mempelajari caranya, baca part D.
    mceclip3.png
  5. Apabila dalam penggajian yang di input menggunakan mata uang asing, klik "Add Curency Rate" untuk menambahkan mata uang. Untuk mempelajari caranya, baca part E.
    mceclip4.png

    Pembayaran gaji karyawan akan selalu dalam mata uang Rupian (Rp), sehingga karyawan yang menerima gaji pokok dalam mata uang asing maka take home pay yang diterima yaitu sejumlah nilai gaji pokok x currency rate.

A. Cara Menambahkan Allowance

Allowance (Tunjangan) merupakan komponen yang bersifat menambah pendapatan karyawan di luar dari gaji pokok. Allowance dapat berupa uang transportasi, uang makan, tunjangan hari raya (THR), dan sebagainya.
Berikut adalah langkah-langkah cara menambahkan allowance:

  1. Pada bagian Payroll Component, klik “Add Allowance" untuk menambahkan tunjangan.
    mceclip0.png
  2. Tentukan nama tunjangan pada kolom Allowance Name. Lalu, isi jumlah nilai kebijakan tunjangan pada bagian Amount. Pilih Default pada dropdown Currency untuk menggunakan IDR atau gunakan mata uang asing (SGD, GBP, USD) yang tersedia pada dropdown Currency. Kemudian, klik ada bagian Payroll Payment Schedule untuk memilih cut off payroll yang berbeda dengan default (pengaturan yang telah Anda atur pada payment schedule).
    AA1.png
  3. Pilih periode tunjangan yang diberikan ke karyawan pada bagian Type.
    AA2.png
    • Monthly: Nominal komponen payroll tersebut dihitung per bulan. Jika diaktifkan, maka muncul pilihan Default dan Prorate.
      • Default: Apabila diaktifkan maka komponen tunjangan yang dibuat akan otomatis diassign kepada semua karyawan dengan Assign Allowance for New Employee pada tombol Yes. Namun, jika tunjangan tersebut hanya berlaku untuk beberapa divisi atau jabatan tertentu maka dapat menggunakan tombol filter Assign Allowance for New Employee, lalu pilih “Select Filter” dan pilih berdasarkan Organization/ Job Position/ Job Level/ Branch/ Payment Schedule apa allowance ini akan diberikan.
        AA3.png
      • Prorate: Apabila diaktifkan maka bagi karyawan yang join pada pertengahan masa cut off, komponen payroll akan otomatis dihitung secara proporsional sesuai dengan ketentuan prorate yang sudah ditentukan.
    • Daily: Nominal komponen payroll tersebut dihitung per hari dengan syarat karyawan harus hadir (kode attendance H), jika tidak hadir maka tidak akan dibayarkan. Jika diaktifkan, maka muncul pilihan Default dan Maximum Amount.
      • Default: Fungsi default pada bagian ini sama dengan default pada tab monthly.
      • Maximum Amount:
        • Not Use: Tidak ada nominal maksimal.
        • Basic Salary Percentage: Ditentukan dari persentasi gaji, misalnya 60% berarti besaran komponen payroll adalah 60% dari basic salary.
        • Custom Amount: Nominal komponen payroll berasal dari angka mutlak yang telah ditentukan.
          mceclip15.png
    • One Time: Nominal komponen ini bersifat tidak tetap dan harus diinput oleh user setiap bulannya pada saat proses run payroll. Nominal komponen ini akan otomatis nol setiap bulannya. Apabila diaktifkan, maka akan muncul pilihan Bonus yang akan mempengaruhi perhitungan pajak.
      • Bonus: Apabila diaktifkan maka pada laporan 1721-A1 Desember akan digolongkan ke penghasilan bruto poin 8 (tantiem, bonus, gratifikasi, jasa produksi, dan THR). Namun, jika tidak diaktifkan maka komponen bonus tersebut masuk sebagai penghasilan bruto poin 3 (tunjangan lainnya, uang lembur dan sebagainya).
  4. Pilih kebijakan mengenai pengenaan pajak atas tunjangan pada bagian Tax.
    mceclip12.png
    • Taxable: Komponen tunjangan tersebut disertakan dalam penghitungan pajak. 
    • Non Taxable: Komponen tersebut tidak disertakan dalam penghitungan pajak.
  5. Klik "Formula" jika kebijakan tunjangan tersebut diperhitungkan dengan formula. Pengaturan ini untuk menghitung nominal tunjangan dengan rumus atau kriteria tertentu.
    mceclip16.png

    Penting
    Hubungi tim support kami di tim di support-hr@mekari.com atau tim spesialis untuk mendapatkan bantuan pembuatan formula.

  6. Klik "Confirm" untuk menyimpan. 

    mceclip17.png

B. Cara Mengatur Deduction

Decution merupakan komponen pengurang pendapatan karyawan. Anda dapat menambahkan potongan tersebut sesuai kebijakan perusahaan, misalnya: potongan keterlambatan.

Berikut langkah-langkahnya:

  1. Pada bagian Payroll Component, klik "Add Deduction" untuk menambahkan potongan atau pengurang pendapatan karyawan.
    mceclip1.png
  2. Isi nama kebijakan pengurang pada bagian Name.
    mceclip19.png
  3. Isi jumlah nilai kebijakan pengurang pada bagian Amount.
    mceclip20.png
  4. Ceklis "DPLK" jika Anda ingin menerapkan potongan pensiun.
    mceclip0.png
  5. Pilih tipe DPLK.
    mceclip3.png

    Terdapat dua tipe yaitu:
    - Mothly: Nominal komponen payrollnya akan dihitung per bulan (tiap bulan ada potongan dari komponen payroll ini).
    - One time: Nominal komponennya tidak tetap dan harus diinput oleh user setiap bulannya saat proses run payroll. Nominal komponen dengan tipe one time akan otomatis nol setiap bulannya.

  6. Selanjutnya Anda bisa mencentang Default jika ingin semua karyawan mendapatkan potongan DPLK. Centang Pro Rate jika ingin pemotongan dilakukan secara prorate atau centang Backpay apabila komponen tersebut ada backpay atau pembayaran secara rapel.
    mceclip4.png

    Jika Anda mencentang Default, maka akan muncul informasi seperti berikut.
    mceclip5.png
    Pilih Yes jika ingin semua karyawan mendapatkan pemotongan atau Select Filter jika ingin memilih karyawan dari organisasi atau posisi tertentu.

  7. Pilih pengaturan Tax (pajak) DPLK, apakah ingin dibayarkan oleh karyawan (By Employee) atau perusahaan (By Company).
    mceclip2.png
  8. Pilih mata uang asing, apabila menggunakan kurs mata uang asing selain IDR  pada bagian Currency.
    mceclip21.png
  9. Klik "Payroll Payment Schedule" untuk memilih cut off payroll yang berbeda dengan default.
    mceclip22.png
  10. Pilih periode potongan yang diberikan ke karyawan pada bagian Type.
    mceclip23.png

    - Monthly: Kebijakan potongan tersebut diberikan dalam waktu perbulan.
    - Daily: Kebijakan potongan tersebut diberikan dalam waktu harian.
    - One Time: Kebijakan potongan tersebut hanya diberikan sesekali.

  11. Pilih kebijakan mengenai pengenaan pajak atas potongan pada bagian Tax.
    mceclip24.png
  12. Jika centang "Default" maka karyawan baru akan memperoleh hak atas kebijakan potongan tersebut.
    mceclip13.png
  13. Klik pada bagian "Formula" jika kebijakan potongan tersebut diperhitungkan dengan formula.
    mceclip16.png
  14. Klik "Confirm" untuk menyimpan. 
    mceclip17.png

C. Cara Menambahkan Benefit 

Komponen Benefit merupakan komponen yang ditanggung oleh perusahaan untuk karyawan namun tidak menambah pendapatan take home pay (THP) karyawan, misalnya: BPJS  Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Maka, pada daftar Benefits BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan tidak dapat dihapus dan hanya dapat diedit saja.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Pada bagian Payroll Component, klik "Add Benefit" untuk menambahkan benefit karyawan.
    mceclip2.png
  2. Maka, pop-up berikut muncul dan Anda dapat melengkapi data pada kolom yang kosong.
    AB1.png
    No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
    1 Name Isi nama benefit di sini.
    2 Amount Isi jumlah benefit di sini.
    3 Currency Currency default adalah IDR (Rupiah), untuk mengubah nilai mata uang yang digunakan, klik ikon “panah ke bawah”.
    4 Payroll Payment Schedule

    Jadwal payroll default adalah jadwal yang mengikuti pengaturan penjadwalan cut off payroll yang telah Anda atur sebelumnya. Pelajari panduan mengatur jadwal payment payroll di sini.

    Jika Anda tidak ingin menggunakan jadwal cut off default, maka Anda dapat klik ikon “panah ke bawah” untuk memilih payroll payment schedule lainnya.

    5 Type Pilih periode tunjangan yang diberikan ke karyawan.
    AA2.png
    • Monthly: Nominal komponen payroll tersebut dihitung per bulan. Jika diaktifkan, maka muncul pilihan Default dan Prorate.
      • Default: Apabila diaktifkan maka komponen tunjangan yang dibuat akan otomatis diassign kepada semua karyawan dengan Assign Allowance for New Employee pada tombol Yes. Namun, jika benefit tersebut hanya berlaku untuk beberapa divisi atau jabatan tertentu maka dapat menggunakan tombol filter Assign Allowance for New Employee, lalu pilih “Select Filter” dan pilih berdasarkan Organization/ Job Position/ Job Level/ Branch/ Payment Schedule apa benefit ini akan diberikan.
        AA3.png
      • Prorate: Apabila diaktifkan maka bagi karyawan yang join pada pertengahan masa cut off, komponen payroll akan otomatis dihitung secara proporsional sesuai dengan ketentuan prorate yang sudah ditentukan.
    • Daily: Nominal komponen payroll tersebut dihitung per hari dengan syarat karyawan harus hadir (kode attendance H), jika tidak hadir maka tidak akan dibayarkan. Jika diaktifkan, maka muncul pilihan Default dan Maximum Amount.
      • Default: Fungsi default pada bagian ini sama dengan default pada tab monthly.
      • Maximum Amount:
        mceclip15.png
        • Not Use: Tidak ada nominal maksimal.
        • Basic Salary Percentage: Ditentukan dari persentasi gaji, misalnya 60% berarti besaran komponen payroll adalah 60% dari basic salary.
        • Custom Amount: Nominal komponen payroll berasal dari angka mutlak yang telah ditentukan.
    • One Time: Nominal komponen ini bersifat tidak tetap dan harus diinput oleh user setiap bulannya pada saat proses run payroll. Nominal komponen ini akan otomatis nol setiap bulannya. Apabila diaktifkan, maka akan muncul pilihan Bonus yang akan mempengaruhi perhitungan pajak.
      • Bonus: Apabila diaktifkan maka pada laporan 1721-A1 Desember akan digolongkan ke penghasilan bruto poin 8 (tantiem, bonus, gratifikasi, jasa produksi, dan THR). Namun, jika tidak diaktifkan maka komponen bonus tersebut masuk sebagai penghasilan bruto poin 3 (tunjangan lainnya, uang lembur dan sebagainya).
    6 Tax Pilih kebijakan mengenai pengenaan pajak atas tunjangan pada bagian Tax.
    • Taxable: Komponen tunjangan tersebut disertakan dalam penghitungan pajak. 
    • Non Taxable: Komponen tersebut tidak disertakan dalam penghitungan pajak.
    7 Tax Type Jika Anda benefit ini taxable, maka Anda dapat memilih salah satu tipe pajak yang akan dikenakan.
    • Same as salary: Pajak sama dengan pajak gaji.
    • Gross: Karyawan menanggung jumlah pajak penghasilan sendiri.
    • Gross up: Karyawan mendapatkan tunjangan pajak yang jumlahnya sama besar dengan jumlah pajak yang dipotong.
    • Netto: Perusahaan menanggung pajak karyawan.Klik "Formula" jika kebijakan tunjangan tersebut diperhitungkan dengan formula. Pengaturan ini untuk menghitung nominal tunjangan dengan rumus atau kriteria tertentu.
      AB2.png

      Penting
      Hubungi tim support kami di tim di support-hr@mekari.com atau tim spesialis untuk mendapatkan bantuan pengisian formula.

  3. Klik "Confirm" untuk menyimpan, atau “Close” untuk membatalkan add benefit.
    AB3.png

    Anda dapat mengubah pengaturan benefit dengan cara klik pada benefit yang ingin diubah kebijakannya sesuai dengan penjelasan pada poin - poin di atas. 

  4. Anda dapat juga mengedit komponen benefit BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan dengan klik pada benefit tersebut.
    AB4.png
  5. Pop up yang muncul akan berbeda dengan benefit lainnya.
    AB5.png
    No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
    1 Calculation Pilih cara perhitungan BPJS menggunakan Formula kustom yang dapat Anda sesuaikan sendiri atau Normal Calculation (Perhitungan berdasarkan peraturan BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan terkini).
    2 Payroll Component Included Pilih dan atur payroll component yang terhitung bersama benefit BPJS-TK/Kesehatan ini. Lalu, klik “Add”. Maka, payroll component included yang telah Anda pilih akan terdaftar di bawah Setting. Anda dapat menghapusnya dengan klik ikon “silang”.
    3 Setting

    Include Backpay: Klik untuk menyertakan payroll yang tertunda atau belum dibayar kepada karyawan untuk periode waktu tertentu (Backpay) jika Anda.

    Full Salary: Component ini merupakan benefit untuk karyawan dengan gaji penuh yang diberikan.

    Prorate Salary: Component ini merupakan benefit untuk karyawan yang mendapatkan gaji prorata (bekerja dengan periode paruh waktu).

    4 Others Component Sertakan component lain jika diperlukan di sini.
    5 Save Jika sudah component benefit BPJS-TK/Kesehatan sudah selesai diedit, maka klik “Save”.
  6. Klik "Confirm" untuk menyimpan, atau “Close” untuk membatalkan add benefit.

D. Cara Menambahkan Custom Rate

Fitur ini berfungsi untuk menambahkan angka tetapan (mutlak) untuk keperluan pembuatan formula. Angka ini digunakan agar user tidak perlu mengganti keseluruhan formula, cukup dengan mengedit nominal custom ratenya saja.

Penting
Hubungi tim support kami di tim di support-hr@mekari.com atau tim spesialis untuk mendapatkan bantuan pembuatan formula dengan penggunaan fungsi custom rate.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Pada bagian Payroll Component, klik "Add Custom Rate".
    mceclip32.png
  2. Isikan nama custom rate pada bagian kolom kosong Name. Anda bisa memilih nama custom rate yang sudah ada sebelumnya atau membuat baru dengan klik ikon “mata panah ke bawah”. Lalu, tentukan tanggal efektif rate tersebut pada kolom Effective Date dan masukkan nilai rate pada kolom Amount.
    AA4.png
  3. Klik "Confirm" untuk menyimpan.
    mceclip17.png
  4. Maka, Custom Rate yang telah dibuat akan muncul pada daftar berikut. Anda melakukan “Edit” dan “Delete” Custom rate yang telah dibuat.
    AA5.png

E. Cara Menambahkan Currency Rate

Tab ini berfungsi untuk menambahkan mata uang apabila gaji pokok yang diinput adalah dalam mata uang asing. Pembayaran gaji karyawan akan selalu dalam mata uang Rupiah, sehingga apabila ada karyawan yang menerima gaji pokok dalam mata uang asing maka Take Home Pay yang diterima adalah sejumlah nilai gaji pokok dikalikan dengan currency rate. Apabila terdapat perubahan nilai kurs mata uang maka perlu dilakukan perubahan secara manual. Berikut caranya:

  1. Isikan nama mata uang pada Name atau pilih nama custom rate yang sudah ada sebelumnya atau membuat baru dengan klik ikon “mata panah ke bawah”. Lalu, tentukan tanggal efektif rate tersebut pada kolom Effective Date dan masukkan nilai rate pada kolom Amount.
    AA6.png

    Contoh di atas merupakan penambahan nilai mata uang INR (Indian Rupee). Amount yang tercantum akan dikalikan nilai gaji pokok karyawan. Sehingga, karyawan akan mendapatkan gaji pokok dengan nilai Rupee.

  2. Klik "Confirm" untuk menyimpan.
    mceclip17.png
  3. Maka, Currency Rate yang telah dibuat akan muncul pada daftar berikut. Anda melakukan “Edit” dan “Delete” Custom rate yang telah dibuat.
    AA7.png

Demikian penjelasan mengenai cara mengelola pengaturan komponen gaji dan tarifnya. Selanjutnya Anda dapat mempelajari cara melakukan run payroll, di sini.