Forms yang telah berhasil Anda buat pada menu Forms, pengaturannya masih dapat Anda ubah dan Anda juga dapat memberikan akses untuk karyawan siapa sajakah form ini diberikan. Berikut langkah-langkahnya.

A. Cara Mengubah Peraturan Forms

1. Klik menu Productivity, kemudian pilih Forms & surveys.
2. Klik “Actions” pada forms yang ingin Anda ubah pengaturannya, lalu pilih Detail.
   
3. Pada tab Submission, Anda dapat melihat daftar nama karyawan yang telah mengirimkan jawaban atas formulir yang Anda buat dengan memperhatikan Statusnya.
   
   

   Klik nama karyawan untuk menampilkan rincian jawaban karyawan. Anda dapat menghapus form submission karyawan tersebut dengan klik ikon “tempat sampah” atau mengunduh lampiran yang terdapat di dalamnya dengan klik “Download”.
   

4. Klik ikon “Export” untuk mengunduh daftar submission dalam bentuk Excel.
   
5. Pada tab Customize forms, Anda dapat melakukan perubahan pada form yang sudah memiliki submission. Anda dapat mengubah pertanyaan dan pilihan yang ada dengan klik ikon “pensil”, serta Anda dapat menambah dengan klik “Add question”/”+”, atau menggeser urutan pertanyaan dengan klik ikon “titik tiga” tanpa menghilangkan data submission yang telah masuk sebelumnya. Klik “Save” untuk menyimpan perubahan.
   
6. Pada tab Respondent, Anda bisa menambahkan respondent atau karyawan yang bisa mengisi form dengan klik “Select Employee” untuk menambahkan beberapa karyawan atau centang “Select all employee” untuk menambahkan semua karyawan.
   
   

   Anda juga dapat memanfaatkan filter daftar karyawan yang sudah submit form dengan klik “All respondent”.

7. Anda dapat klik tombol “Remind” di samping nama karyawan, agar karyawan tersebut mendapatkan pengingat untuk mengisi form. Kemudian, klik “Save”.
   
8. Pada tab Settings, Anda dapat melakukan perubahan mengenai nama atau deskripsi formulir.
   
9. Centang Set reminder, untuk mengatur reminder, sehingga karyawan akan menerima pengingat pengisian form sesuai dengan waktu yang telah Anda tetapkan.
   
10. Centang Set schedule untuk mengatur kapan pengumpulan form ini ditutup. Maka, Anda dapat menentukan tanggalnya di kolom Select date.
    
11. Centang Send an email after employees submit the form untuk mengaktifkan notifikasi, sehingga Anda atau Forms Creator (yang membuat form) akan menerima notifikasi melalui email ketika ada respondent yang mengisi Forms.
    
    

    Anda dapat memilih Daily summary notification untuk mendapatkan notifikasi mengenai forms dalam bentuk rangkuman setiap hari atau Instant notification untuk mendapatkan notifikasi setiap kali ada karyawan yang mengisi forms.
    

12. Pada kolom More options, Anda dapat mencentang beberapa pengaturan berikut.
    

    No.	Nama Tombol/Kolom	Deskripsi
    1	Submission needs approval	Centang jika forms yang diisi karyawan membutuhkan approval.
    2	Default add to new employee	Centang jika ingin karyawan baru ikut mengisi forms.
    3	Only allow 1 submission per employee	Centang Only allow 1 submission per employee jika Anda menginginkan submission form hanya dapat dilakukan satu kali saja. Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan periode 1 submission only ini untuk selamanya atau dengan periode tertentu. Dengan kebijakan ini, Anda dapat membuat form untuk Employee Engagement Survey. Anda cukup membuat 1 form saja untuk beberapa periode survey dan mengatur periode 1 submission only-nya. Anda dapat memilih salah satu: - All time: Pilih jika karyawan dapat mengumpulkan form sekali saja. - Certain time: Pilih apabila karyawan yang belum mengumpulkan form dapat mengisi form pada periode yang dapat Anda tentukan di kolom Start date dan End date.

13. Jika pengaturan sudah selesai dibuat, klik “Save” untuk menyimpan.

B. Cara Memberikan Akses Forms

1. Anda dapat klik “Share” untuk menyalin link formulir serta menambahkan akses untuk karyawan tertentu.
   
2. Klik “Copy link” untuk menyalin link form.
   
3. Lalu, Anda dapat mencari nama karyawan yang ingin Anda berikan akses form pada bagian Invite employees who can access dan klik ikon “+” untuk menambahkan karyawan.
   
4. Setelah karyawan berhasil ditambahkan, akses yang otomatis diberikan adalah Can view, dimana karyawan hanya dapat mengakses form tanpa mengubah isinya. Namun apabila Anda ingin memberikan akses karyawan untuk dapat mengubah isi form, Anda dapat pilih Can edit, atau pilih Remove access untuk menghapus akses. Dan klik “Save” untuk menyimpan.
   

Demikian cara melakukan perubahan pengaturan pada forms Talenta. Pelajari cara mengelola forms pada Talenta di sini.