Overtime atau Lembur adalah waktu kerja yang melebihi jadwal kerja yang telah ditentukan. Pada sistem, lembur akan dibayarkan apabila ada data check in dan atau check out sebagai bentuk validasi data.
Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Masuk ke menu Company Settings.
- Pada menu Time Management klik "Overtime".
- Klik tab "Overtime Company".
- Isikan informasi yang diperlukan seperti Overtime Planning, Rounding Setting, Multiplier, Overtime Compensation, Overtime Payment Setting, Automatic Overtime Setting dan Overtime Payment Schedule. Berikut cara pengisiannya.
A. Overtime Planning
Pada menu settings, Anda dapat mengaktifkan opsi Overtime Planning. Fitur ini membantu Anda dengan role Super Admin/admin untuk merencanakan overtime dengan sistem approval. Selain itu, melalui fitur ini, Anda juga dapat menugaskan karyawan untuk Overtime jauh hari sebelumnya. Karyawanpun juga dapat melakukan klaim atas tugas Overtime tersebut jika tugas tersebut benar adanya.
- Centang pada “Enable overtime planning” untuk mengaktifkan fitur tersebut.
- Maka, opsi “Allow overtime request without planning” akan muncul di bawahnya. Opsi ini dapat Anda centang jika Anda memperbolehkan karyawan untuk membuat request overtime tanpa adanya overtime planning dari Anda.
B. Rounding Setting
Pembulatan untuk perhitungan menit lembur. Durasi menit aktual akan dikonversi ke perhitungan nominal kompensasi lembur.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Rounding Setting |
Centang No Rounding apabila tidak ada pembulatan. Contoh kasus: Rounding 0-14 = 0 15-29 = 15 30-44 = 30 45-59 = 45 Apabila karyawan lembur dengan durasi 3 jam 35 menit, maka akan dibulatkan menjadi 3 jam 30 menit. Apabila “No Rounding”, akan tetap menjadi 35 menit. |
C. Multiplier
Digunakan sebagai dasar koefisien penghitungan konversi dari durasi jam lembur untuk nanti diubah ke nominal rupiah kompensasi lembur.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Multiplier |
Multiplier lembur yang diatur oleh pemerintah dibedakan untuk hari biasa dan hari day off/libur. Lalu multiplier untuk day off dengan jadwal kerja 5 hari atau 6 hari juga dibedakan.
|
D. Overtime Compensation
Merupakan perhitungan upah uang lembur per jam yang akan diberikan kepada karyawan.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Overtime Compensation |
Default: Dasar perhitungan berdasarkan dari pemerintah mengacu kepada UU No 13. Tahun 2003. Upah lembur sejam default = (gaji pokok + tunjangan tetap) / 173 - Angka 173 diperoleh dari perhitungan jumlah jam kerjadalam satu bulan. Override IDR: Apabila perusahaan memiliki cara hitung upah lembur yang berbeda untuk setiap jamnya maka dapat diinput sebagai pengganti rumus “upah lembur sejam default”. |
E. Set Maximum Overtime
Pengaturan untuk membatasi request jam lembur maksimal karyawan.
- Klik “Go to page” untuk pergi ke halaman Set Maximum Overtime Settings.
Anda juga dapat mengakses halaman Overtime setting dengan klik Maximum Overtime pada sidebar Overtime.
- Klik “Create maximum overtime rule” untuk membuat pengaturan waktu maksimal karyawan.
- Pada halaman ini, Anda dapat mengatur waktu maksimal overtime dengan melengkapi informasi pada masing-masing bagian.
| No. | Nama Kolom/Tombol | Deskripsi |
| 1 | Rule name | Anda wajib mengisi nama pengaturan ini. |
| 2 | Daily overtime | Anda dapat memilih waktu maksimal harian, yang mana termasuk hari kerja (Working day) dan hari libur dan cuti (Day off & holiday). Untuk masing-masing cakupan, Anda dapat memilih di antara kedua pilihan berikut:
|
| 3 | Weekly overtime |
Anda dapat menentukan jam lembur maksimal karyawan perminggunya dengan memilih di antara kedua pilihan berikut:
Selain itu, Anda juga dapat mencentang “Include day off & holiday” untuk memasukkan hari libur dan cuti ke dalam hitungan mingguan tersebut. |
| 4 | Monthly overtime |
Anda dapat menentukan jam lembur maksimal karyawan perbulannya dengan memilih di antara kedua pilihan berikut:
Selain itu, Anda juga dapat mencentang “Include day off & holiday” untuk memasukkan hari libur dan cuti ke dalam hitungan bulanan tersebut. |
- Pada bagian selanjutnya, Anda dapat menentukan siapa saja karyawan yang mendapatkan pengaturan maksimal jam lembur ini.
| No. | Nama Kolom/Tombol | Deskripsi |
| 1 | Select employee |
Tentukan nama-nama karyawan dengan klik tombol ini. Sebuah sidebar muncul. Pada sidebar tersebut, seluruh nama karyawan pada perusahaan Anda muncul dan Anda dapat klik pada nama karyawan untuk memindahkannya ke kolom nama karyawan terpilih (selected employees). Klik “Submit” untuk mengajukan nama-nama tersebut. - Klik “Filter” untuk mempermudah pencarian Anda. Sehingga, Anda dapat memilih nama karyawan berdasarkan kategori tertentu, seperti Branch, Job level, Job position, etc. |
| 2 | Assign rule to new employee | Centang untuk secara otomatis menerapkan pengaturan maksimal jam lembur ini untuk karyawan baru. |
| 3 | Criteria category | Opsi ini muncul, jika Anda mencentang Assign rule to new employee. Anda dapat menerapkan pengaturan ini ke karyawan baru berdasarkan kriteria kategori yang Anda tentukan sendiri, seperti Branch, Organization, Job Level, Job Position, dan SBU. |
| 4 | Criteria subcategory | Selanjutnya, Anda dapat menentukan berdasarkan subkategorinya. Contohnya, Anda memilih Branch, maka Anda dapat menentukan berdasarkan cabang mana saja yang karyawan barunya mendapatkan pengaturan ini. |
| 5 | Add criteria | Klik tombol ini apabila Anda ingin menambahkan kriteria tambahan. Anda akan diminta untuk mengisi Criteria category dan subcategory kembali. |
- Klik “Save” untuk menyimpan, atau Cancel untuk tidak jadi mengisi form membuat pengaturan baru.
- Maka, pengaturan baru berhasil disimpan dan terdaftar pada halaman Overtime settings.
- Dengan klik “Action” lalu “Edit”, Anda dapat mengedit pengaturan tersebut. Anda juga dapat menghapusnya dengan klik “Action” lalu “Delete”.
- Untuk menghapus pengaturan secara massal, centang Rule names, lalu klik “Delete rule”. Tindakan ini membuat semua yang karyawan yang mendapatkan pengaturan ini untuk pindah ke default setting (pengaturan semula).
Penting
Perhatikan skenario berikut ini:
Apabila Anda mengatur jam lembur maksimum karyawan dengan waktu seperti ini:
- Working Day: 4 jam
- Day Off & Holiday: 8 jam
- Weekly maximum duration: 20 jam
F. Overtime Payment Setting
Pengaturan minimal durasi lembur yang akan diperhitungkan.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Overtime Payment Setting |
1) Minimal overtime payment before (menit): Durasi minimal sebelum mulai penghitungan lembur sebelum jam masuk kerja. Apabila diisi dengan 60 menit, maka pada menit ke-61 baru akan dimulai perhitungan lemburnya. Namun, 60 menit pertama tetap akan dibayarkan. |
G. Automatic Overtime Setting
Pengaturan untuk membuat pengajuan lembur secara otomatis.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Automatic Overtime Setting |
Contoh: |
H. Overtime Payment Schedule
Penentuan periode pembayaran lembur.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Overtime Payment Schedule | Payment Schedule dapat dibuat berbeda dengan periode penggajian dengan terlebih dahulu membuat master payment schedule melalui tab pengaturan Payment Schedule pada menu payroll. |
Demikian penjelasan mengenai cara mengelola overtime. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari bagaimana cara melihat overtime report, di sini.