Halaman ini sedang dimuat

Pencarian

Bagaimana Cara Mengelola Overtime pada Menu Settings

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Overtime atau Lembur adalah waktu kerja yang melebihi jadwal kerja yang telah ditentukan. Pada sistem, lembur akan dibayarkan apabila ada data check in dan atau check out sebagai bentuk validasi data. 

Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Masuk ke menu Company Settings.
    mceclip1.png
  2. Pada menu Time Management klik "Overtime".
    mceclip1.png
  3. Klik tab "Overtime Company".
    mceclip2.png
  4. Isikan informasi yang diperlukan seperti Rounding Setting, Multiplier, Overtime Compensation, Overtime Payment Setting, Automatic Overtime Setting dan Overtime Payment Schedule. Berikut cara pengisiannya.

A. Rounding Setting

Pembulatan untuk perhitungan menit lembur. Durasi menit aktual akan dikonversi ke perhitungan nominal kompensasi lembur.
mceclip3.png

No Tampilan Penjelasan
1 Rounding Setting

 Centang No Rounding apabila tidak ada pembulatan.
mceclip5.png
Contoh kasus:
Rounding
0-14 = 0
15-29 = 15
30-44 = 30
45-59 = 45
Apabila karyawan lembur dengan durasi 3 jam 35 menit, maka akan dibulatkan menjadi 3 jam 30 menit.
Apabila “No Rounding”, akan tetap menjadi 35 menit.

B. Multiplier

Digunakan sebagai dasar koefisien penghitungan konversi dari durasi jam lembur untuk nanti diubah ke nominal rupiah kompensasi lembur.
mceclip6.png

No Tampilan Penjelasan
1 Multiplier

Multiplier lembur yang diatur oleh pemerintah dibedakan untuk hari biasa dan hari day off/libur. Lalu multiplier untuk day off dengan jadwal kerja 5 hari atau 6 hari juga dibedakan.

  1. Multiplier hari biasa: Jam pertama lembur akan dikali dengan 1,5. Jam berikutnya dikali dengan 2, lalu dijumlah seluruhnya.
    mceclip7.png
  2. Multiplier day off 5 hari kerja: Jam ke 1-8 akan dikali dengan 2, lalu jam ke 9-9 (hanya 1 jam) akan dikali dengan 3. Lalu sisanya akan dikali dengan 4. Lalu dijumlah seluruhnya.
    mceclip9.png
  3. Multiplier day off 6 hari kerja: Jam ke 1-7 akan dikali dengan 2, lalu jam ke 8-8 (hanya 1 jam) akan dikali dengan 3. Lalu sisanya akan dikali dengan 4. Lalu dijumlah seluruhnya.
    mceclip10.png

C. Overtime Compensation

Merupakan perhitungan upah uang lembur per jam yang akan diberikan kepada karyawan.
mceclip11.png

No Tampilan Penjelasan
1 Overtime Compensation

Default: Dasar perhitungan berdasarkan dari pemerintah mengacu kepada UU No 13. Tahun 2003.upah lembur sejam default=gaji pokok+tunjangan tetap/173

- Angka 173 diperoleh dari perhitungan jumlah jam kerjadalam satu bulan.
- Dalam 1 tahun ada 52 minggu dan dalam 1 minggu karyawan bekerja selama 40 jam. Maka, dalam 1 tahun karyawan bekerja selama 2080 jam (52 minggu X 40 jam).
- Sehingga 2080 jam /12 bulan dan hasilnya adalah 173,333 (berlaku pembulatan menjadi 173 jam).

Override IDR: Apabila perusahaan memiliki cara hitung upah lembur yang berbeda untuk setiap jamnya maka dapat diinput sebagai pengganti rumus “upah lembur sejam default”.

D. Set Maximum Overtime

Pengaturan untuk membatasi request jam lembur maksimum karyawan.
mceclip12.png

No Tampilan Penjelasan
1 Daily Maximum duration (hours) 1. Working day: Sistem akan memvalidasi durasi lembur harian pada shift hari kerja.
2. Day off & holiday: Sistem akan memvalidasi durasi lembur harian pada shift day off/holiday (00:00 - 00:00).
3. Weekly maximum duration (hours): Sistem akan memvalidasi total durasi dalam seminggu (Senin sampai Minggu), namun akan mengecualikan shift day off/holiday.

Sebagai Contoh, perhatikan skenario berikut ini:
Apabila Anda mengatur jam lembur maksimum karyawandengan waktu seperti ini:
- Working Day: 4 jam
- Day Off & Holiday: 8 jam
- Wekly maximum duration: 20 jam

No Skenario Simulasi
1
Daily validation on workday
 image_1_.png
*Hari Senin: Karyawan request lembur 4 jam --> Lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur.
*Hari Selasa: Karyawan request lembur 3 jam --> Lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur.
*Hari Rabu: Pada sistem akan muncul peringatan: daily max duration on working day is 4 hours. Dikarenakan apabila karyawan melakukan request lembur selama 5 jam, artinya sudah melebihi aturan maksimum lembur 4 jam.
2 Daily validation on day off image__2__2_.png
*Hari Senin: Karyawan request lembur 4 jam --> Lolos validasi, dikarenakanrequest lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur.
*Hari Selasa: Karyawan request lembur 3 jam --> Lolos validasi, dikarenakanrequest lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur.
*Hari Sabtu: Pada sistem akan muncul peringatan: daily max duration on working day is 8 hours. Dikarenakan apabila karyawan melakukan request lembur selama 9 jam, artinya sudah melebihi aturan maksimum lembur 8 jam.
3
Weekly validation
 image__1__2_.png
*Hari Senin - Jumat: Karyawan request lembur tidak lebih dari 4 jam, sehingga lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur.
*Hari Sabtu: Karyawan request lembur 4 jam --> Lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur day off.
4
Weekly validation + daily validation on day off is excluded from weekly validation 
 image__3__2_.png
*Hari Senin - Jumat: Karyawan request lembur tidak lebih dari 4 jam, sehingga lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur.
*Hari Sabtu: Pada sistem akan muncul peringatan: weekly max duration on working day is 20 hours. Dikarenakan dalam seminggu (skenario hari kerja dari senin sampai dengan sabtu), karyawan sudah melakukan request lembur lebih dari 20 jam.
*Hari Minggu: Karyawan request lembur 7 jam --> Lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur day off.

E. Overtime Payment Setting

Pengaturan minimal durasi lembur yang akan diperhitungkan.

No Tampilan Penjelasan
1 Overtime Payment Setting

1) Minimal overtime payment before (menit): Durasi minimal sebelum mulai penghitungan lembur sebelum jam masuk kerja. Apabila diisi dengan 60 menit, maka pada menit ke-61 baru akan dimulai perhitungan lemburnya. Namun, 60 menit pertama tetap akan dibayarkan.
2) Minimal overtime payment after (menit): Durasi minimal sebelum mulai penghitungan lembur setelah jam pulang kerja. Apabila diisi dengan 60 menit, maka pada menit ke-61 baru akan dimulai perhitungan lemburnya. Namun, 60 menit pertama tetap akan dibayarkan.

F. Automatic Overtime Setting

Pengaturan untuk membuat pengajuan lembur secara otomatis.
mceclip13.png

No Tampilan Penjelasan
1 Automatic Overtime Setting
  1. Allow automatic overtime request: Bila diaktifkan, maka ketika check out melebihi schedule out akan ada request lembur secara otomatis. Tetap membutuhkan approval sesuai dengan jalur yang sudah diatur. Request lembur akan masuk ke “Approval List”.
  2. Send email overtime request automatic: Apabila diaktifkan, maka sistem akan mengirimkan email notifikasi untuk request lembur.
  3. Minimal overtime before (minutes): Durasi lembur minimal sebelum mulai kerja yang harus dilewati sebelum request otomatis muncul.
  4. Minimal overtime after (minutes): Durasi lembur minimal setelah kerja yang harus dilewati sebelum request otomatis muncul.
  5. Overtime break before (minutes): Durasi maksimal lembur yang diperbolehkan sebelum mulai jam kerja efektif.
  6. Overtime break after (minutes): Durasi maksimal lembur yang diperbolehkan setelah berakhirnya jam kerja efektif.

Contoh:
Jika minimal overtime payment before di input dengan 60 menit, maka lembur akan dihitung jika lembur sudah melebihi 60 menit. Apabila Karyawan A lembur 45 menit, karyawan B lembur 1 jam 30 menit, maka bagi Karyawan A tidak ada perhitungan lembur sedangkan Karyawan B memperoleh perhitungan lembur selama 1 jam 30 menit.

G. Overtime Payment Schedule

Penentuan periode pembayaran lembur. 
mceclip14.png

No Tampilan Penjelasan
1 Overtime Payment Schedule Payment Schedule dapat dibuat berbeda dengan periode penggajian dengan terlebih dahulu membuat master payment schedule melalui tab pengaturan Payment Schedule pada menu payroll.

Demikian penjelasan mengenai cara mengelola overtime. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari bagaimana cara melihat overtime report, di sini.