Overtime atau Lembur adalah waktu kerja yang melebihi jadwal kerja yang telah ditentukan. Pada sistem, lembur akan dibayarkan apabila ada data check in dan atau check out sebagai bentuk validasi data.
Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Masuk ke menu Company Settings.
- Pada menu Time Management klik "Overtime".
- Klik tab "Overtime Company".
- Isikan informasi yang diperlukan seperti Overtime Planning, Rounding Setting, Multiplier, Overtime Compensation, Overtime Payment Setting, Automatic Overtime Setting dan Overtime Payment Schedule. Berikut cara pengisiannya.
A. Overtime Planning
Pada menu settings, Anda dapat mengaktifkan opsi Overtime Planning. Fitur ini membantu Anda dengan role Super Admin/admin untuk merencanakan overtime dengan sistem approval. Selain itu, melalui fitur ini, Anda juga dapat menugaskan karyawan untuk Overtime jauh hari sebelumnya. Karyawanpun juga dapat melakukan klaim atas tugas Overtime tersebut jika tugas tersebut benar adanya.
- Centang pada “Enable overtime planning” untuk mengaktifkan fitur tersebut.
- Maka, opsi “Allow overtime request without planning” akan muncul di bawahnya. Opsi ini dapat Anda centang jika Anda memperbolehkan karyawan untuk membuat request overtime tanpa adanya overtime planning dari Anda.
B. Rounding Setting
Pembulatan untuk perhitungan menit lembur. Durasi menit aktual akan dikonversi ke perhitungan nominal kompensasi lembur.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Rounding Setting |
Centang No Rounding apabila tidak ada pembulatan. Contoh kasus: Rounding 0-14 = 0 15-29 = 15 30-44 = 30 45-59 = 45 Apabila karyawan lembur dengan durasi 3 jam 35 menit, maka akan dibulatkan menjadi 3 jam 30 menit. Apabila “No Rounding”, akan tetap menjadi 35 menit. |
C. Multiplier
Digunakan sebagai dasar koefisien penghitungan konversi dari durasi jam lembur untuk nanti diubah ke nominal rupiah kompensasi lembur.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Multiplier |
Multiplier lembur yang diatur oleh pemerintah dibedakan untuk hari biasa dan hari day off/libur. Lalu multiplier untuk day off dengan jadwal kerja 5 hari atau 6 hari juga dibedakan.
|
D. Overtime Compensation
Merupakan perhitungan upah uang lembur per jam yang akan diberikan kepada karyawan.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Overtime Compensation |
Default: Dasar perhitungan berdasarkan dari pemerintah mengacu kepada UU No 13. Tahun 2003.upah lembur sejam default=gaji pokok+tunjangan tetap/173 - Angka 173 diperoleh dari perhitungan jumlah jam kerjadalam satu bulan. Override IDR: Apabila perusahaan memiliki cara hitung upah lembur yang berbeda untuk setiap jamnya maka dapat diinput sebagai pengganti rumus “upah lembur sejam default”. |
E. Set Maximum Overtime
Pengaturan untuk membatasi request jam lembur maksimum karyawan.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Daily Maximum duration (hours) | 1. Working day: Sistem akan memvalidasi durasi lembur harian pada shift hari kerja. 2. Day off & holiday: Sistem akan memvalidasi durasi lembur harian pada shift day off/holiday (00:00 - 00:00). 3. Weekly maximum duration (hours): Sistem akan memvalidasi total durasi dalam seminggu (Senin sampai Minggu), dimana pengguna juga dapat mengaktifkan “include day off & holiday” ke dalam validasi durasi total mingguan. 4. Monthly maximum duration (hours): Sistem akan memvalidasi total durasi lembur yang ada dalam 1 periode dan durasi lembur maksimum per bulan dalam pengaturan. Validasi bulanan akan menggunakan cut off absensi untuk menentukan periode 1 bulan, sehingga pada setiap titik masuk pengguna dapat mengajukan lembur. Pengguna juga dapat mengaktifkan “include day off & holiday” yang berarti durasi day off dan holiday akan dihitung dalam validasi durasi total bulanan. |
Sebagai Contoh, perhatikan skenario berikut ini:
Apabila Anda mengatur jam lembur maksimum karyawandengan waktu seperti ini:
- Working Day: 4 jam
- Day Off & Holiday: 8 jam
- Wekly maximum duration: 20 jam
| No | Skenario | Simulasi |
| 1 |
Daily validation on workday
|
*Hari Senin: Karyawan request lembur 4 jam --> Lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur. *Hari Selasa: Karyawan request lembur 3 jam --> Lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur. *Hari Rabu: Pada sistem akan muncul peringatan: daily max duration on working day is 4 hours. Dikarenakan apabila karyawan melakukan request lembur selama 5 jam, artinya sudah melebihi aturan maksimum lembur 4 jam. |
| 2 | Daily validation on day off | *Hari Senin: Karyawan request lembur 4 jam --> Lolos validasi, dikarenakanrequest lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur. *Hari Selasa: Karyawan request lembur 3 jam --> Lolos validasi, dikarenakanrequest lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur. *Hari Sabtu: Pada sistem akan muncul peringatan: daily max duration on working day is 8 hours. Dikarenakan apabila karyawan melakukan request lembur selama 9 jam, artinya sudah melebihi aturan maksimum lembur 8 jam. |
| 3 |
Weekly validation
|
*Hari Senin - Jumat: Karyawan request lembur tidak lebih dari 4 jam, sehingga lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur. *Hari Sabtu: Karyawan request lembur 4 jam --> Lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur day off. |
| 4 |
Weekly validation + daily validation on day off is excluded from weekly validation
|
*Hari Senin - Jumat: Karyawan request lembur tidak lebih dari 4 jam, sehingga lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur. *Hari Sabtu: Pada sistem akan muncul peringatan: weekly max duration on working day is 20 hours. Dikarenakan dalam seminggu (skenario hari kerja dari senin sampai dengan sabtu), karyawan sudah melakukan request lembur lebih dari 20 jam. *Hari Minggu: Karyawan request lembur 7 jam --> Lolos validasi, dikarenakan request lembur tidak melebihi aturan maksimum lembur day off. |
F. Overtime Payment Setting
Pengaturan minimal durasi lembur yang akan diperhitungkan.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Overtime Payment Setting |
1) Minimal overtime payment before (menit): Durasi minimal sebelum mulai penghitungan lembur sebelum jam masuk kerja. Apabila diisi dengan 60 menit, maka pada menit ke-61 baru akan dimulai perhitungan lemburnya. Namun, 60 menit pertama tetap akan dibayarkan. |
G. Automatic Overtime Setting
Pengaturan untuk membuat pengajuan lembur secara otomatis.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Automatic Overtime Setting |
Contoh: |
H. Overtime Payment Schedule
Penentuan periode pembayaran lembur.
| No | Tampilan | Penjelasan |
| 1 | Overtime Payment Schedule | Payment Schedule dapat dibuat berbeda dengan periode penggajian dengan terlebih dahulu membuat master payment schedule melalui tab pengaturan Payment Schedule pada menu payroll. |
Demikian penjelasan mengenai cara mengelola overtime. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari bagaimana cara melihat overtime report, di sini.
