Setiap perusahaan memiliki kebijakan mengenai batasan periode absensi dan penggajian pada setiap periodenya. Maka dari itu, sebelum melakukan payroll Anda perlu membuat pengaturan untuk penggajian karyawan. Sebelumnya, Anda dapat terlebih dahulu mengimpor Attendance karyawan, di sini.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk masuk ke menu pengaturan cut off dan tax:
- Pada menu Dashboard, pilih menu Profile pada bagian kanan atas. Lalu, klik "Company Settings".
- Pilih menu Payroll.
- Klik tab "Cut Off".
- Lalu, Anda dapat menentukan untuk mengatur cut off secara aturan default atau cut-off khusus (custom).
- Lakukan default cut-off untuk menghitung payroll berdasarkan cut-off normal (tanggal periode cut-off tidak maju/mundur).
- Lakukan custom cut-off untuk menghitung payroll dengan tanggal periode cut-off yang dimajukan dan perlu adanya penyesuaian tanggal periode pada bulan berikutnya.
A. Default Cut Off & Tax Settings
- Apabila Anda centang "Default", maka cut off attendance dan cut off payroll akan terkunci (berwarna abu-abu).
- Isikan batasan tanggal absensi pada bagian "Attendance" sebagai perhitungan komponen yang sifatnya daily (harian). Misalnya: overtime, potongan keterlambatan, tunjangan makan siang.
- Isikan batasan tanggal penggajian pada bagian "Payroll" sebagai perhitungan prorate gaji dan komponen yang sifatnya monthly (bulanan). Misalnya: Basic salary.
- Apabila centang "Attendance Pay Last Month" maka perhitungan komponen yang sifatnya harian (daily) akan mengacu pada data kehadiran bulan sebelumnya.
Contoh Kasus Attendance Pay Last Month
PT Digital Talenta menetapkan periode cut off attendance 21-20 tiap bulan dan cut off payroll 1-31 setiap bulan. Employee A memperoleh komponen payroll sebagai berikut:
Gaji Pokok sebesar Rp 5.000.000
Overtime bulan Juli sebesar Rp 100.000
Overtime bulan Agustus sebesar Rp 120.000
Apabila “Attendance Pay Last Month” diaktifkan maka perolehan pendapatan karyawan pada bulan Agustus adalah Rp 5.100.000 yang diperoleh dari jumlah gaji pokok 5.000.000 ditambah dengan perhitungan overtime bulan Juli sebesar Rp 100.000.
Fitur “Attendance Pay Last Month” diaktifkan karena ada kemungkinan penggajian ditransfer pada tanggal 28, sehingga apabila tidak diaktifkan maka tunjangan harian tanggal 29-31 Agustus tidak akan dibayarkan pada tanggal 28. Hal ini dikarenakan tunjangan yang sifatnya harian baru akan dibayarkan apabila kode attendance karyawan “H” (ada data check in dan/atau data check out). - Bila Anda melakukan import employee menggunakan excel, Anda diminta mengisi pada bagian Default Employee Tax Setting. Terdapat 3 pilihan: Default, Gross, Gross Up, Netto.
Jika Anda memilih Default, maka akan secara otomatis mengikuti pengaturan pada menu cut off.
- Bila melakukan import employee menggunakan Excel, Anda tidak dapat menentukan pengaturan pengenaan pajak atas gaji karyawan seperti taxable atau non taxable sehingga secara otomatis akan mengikuti pengaturan pada menu ini.
- Pilih pengaturan JHT yang akan mempengaruhi ketentuan JHT karyawan (2%) pada saat diinput, baik dari import excel maupun input manual. Apabila pada field JHT configuration (by company, by employee, not paid, default) dipilih default maka akan mengikuti pengaturan pada menu ini.
- Pilih pengaturan BPJS Kesehataan yang akan mempengaruhi ketentuan BPJS Kesehatan karyawan (1%) pada saat diinput, baik menggunakan import excel maupun input manual. Apabila pada field BPJS configuration (by company, by employee, default) dipilih default maka akan mengikuti ketentuan dari menu ini.
- Pilih pengaturan Jaminan Pensiun yang akan mempengaruhi ketentuan Jaminan Pensiun karyawan (1%) pada saat diinput, baik dari import excel ataupun satu persatu. Ketika pada field JHT configuration (by company, by employee, not paid, default) dipilih default maka akan mengikuti pengaturan dari menu ini.
Batas atas jaminan pensiun efektif per Maret 2020 adlah Rp 8.939.700
- Pilih Tax Employee Transfer Setting, yang berfungsi agar user dapat membedakan perlakuan pajak antara cabang (branch transfer) dan anak perusahaan (company transfer) melalui Cut Off & Tax Setting pada Talenta.
- Based on NPWP category (branch/company): Pilih ini, apabila terjadi mutasi karyawan, sehingga PPh 21 akan dihitung berdasarkan nomor NPWP antar Cabang/Anak Perusahaan.
- All inter-branch transfer: Pilih ini, apabila terdapat transfer karyawan, sehingga PPh 21 akan dihitung sebagai transfer cabang tanpa memperhatikan nomor NPWP antar cabang/anak perusahaan (pengaturan default di Talenta).
- All-inter company transfer: Pilih ini, apabila terdapat mutasi karyawan, sehingga PPh 21 akan dihitung sebagai mutasi perusahaan tanpa memperhatikan nomor NPWP antar cabang/anak perusahaan (tidak akan disetahunkan pada bulan kerja terakhir cabang lama). - Klik "Save" untuk menyimpan.
B. Custom Cut Off Attendance & Payroll
Anda dapat memanfaatkan fitur ini untuk membuat pengaturan khusus (custom) payroll berdasarkan potongan periode payroll tertentu berdasarkan absensi kehadiran karyawan. Misalnya, apabila tanggal periode cut-off dimajukan dan perlu adanya penyesuaian tanggal periode pada bulan berikutnya. Sehingga, sistem tidak akan membaca periode cut-off default, melainkan awal dan akhir periode cut-off sesuai dengan pengaturan custom yang telah Anda atur.
Contoh kasus:
Batas penggajian > 21-20
Periode > Mei
Ada kasus-kasus tertentu seperti hari libur. Jadi, tanggal cut-off terakhir diubah menjadi 21-15. Jadi bulan berikutnya dihitung menjadi 16-20 dari bulan lalu ditambah 21-20 untuk bulan berjalan.
Berikut adalah cara membuat pengaturan custom cut off Attendance dan Payroll.
- Centang Enable custom cut-off date, lalu klik “Add”.
- Maka, pop-up berikut muncul. Di sini, Anda dapat mengisi dan mengatur aturan custom cut-off attendance & payroll.
| No. | Nama Kolom/Tombol | Deskripsi |
| 1 | Month | Isikan bulan yang pengaturan payrollnya custom (khusus). |
| 2 | Year | Isikan tahun pada bulan yang pengaturan payrollnya custom (khusus). |
| 3 | Payroll will be scheduled on this date | Isikan dengan tanggal payroll ini dijadwalkan. |
| 4 | Tax Calculate with Salary | Centang apabila perhitungan pajak disertakan dengan gaji. |
| 5 | Attendance Start Date | Isikan dengan tanggal, bulan, dan tahun mulainya absensi karyawan. |
| 6 | Attendance End Date | Isikan dengan tanggal, bulan, dan tahun berakhirnya absensi karyawan. |
| 7 | Payroll Start Date | Isikan dengan tanggal, bulan, dan tahun mulainya absensi karyawan. |
| 8 | Payroll End Date | Isikan dengan tanggal, bulan, dan tahun berakhirnya absensi karyawan. |
| 9 | Payroll Payment Schedule | Pilih jadwal pembayaran payroll yang telah Anda simpan pada sistem saat melakukan pengaturan jadwal pembayaran. |
Durasi antara Attendance Start Date sampai dengan Attendance End Date maupun antara Payroll Start Date sampai dengan Payroll End Date hanya dapat mengakomodir rentang waktu 62 hari. Jika Anda menginput rentang waktu yang ketika dihitung lebih dari 62 hari, sistem akan menghitung hanya rentang waktu 62 hari.
- Simpan pengaturan dengan klik “Submit”.
- Pada pop-up yang muncul, klik “Save”.
Pastikan tanggal mulai dan berakhirnya attendance dan payroll yang terpilih tidak ada yang bertimpa atau jeda.
- Maka, pengaturan Anda akan tersimpan di tabel berikut. Anda dapat klik “pensil” untuk mengedit pengaturan. Selain itu, Anda juga dapat klik “silang” untuk menghapus pengaturan.
Penting
- Custom cut-off yang sudah dirun payroll tidak dapat dihapus.
- Apabila Anda telah membuat pengaturan custom cut off dengan Payroll Payment Schedule tertentu, maka pada setting Payment Schedule, Payment Schedule yang sudah di-assign tersebut juga tidak dapat dihapus.
Demikian penjelasan mengenai cara mengelola pengaturan cut off dan tax settings. Selanjutnya, Anda dapat mengatur payroll schedule, di sini.