Pencarian

Bagaimana Cara Mengelola Fitur Payroll History

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Payroll History pada menu Payroll Talenta adalah fitur yang menampilkan daftar Payroll yang sedang dalam proses atau telah diproses setiap periode atau bulannya. 

Anda dapat menggunakan fitur ini, apabila setelah melakukan run payroll, Anda ingin mengunci akses run payroll (data payroll pada periode yang bersangkutan tidak dapat diubah kembali setelah di kunci), serta Anda ingin karyawan dapat langsung mengakses payslipnya masing-masing.

Di dalam Payroll History, terdapat fitur - fitur yang memudahkan Anda untuk melakukan action pada proses approval, seperti request Payroll Approval, lock/unlock Payroll, publish/unpublish Payroll, hingga melihat status Payroll secara real-timedan melihat Report.

Penting
- Anda dapat membaca guidebook Overview Payroll History di sini, sebelum memulai mengelola fitur Payroll History.
- Fitur ini hanya dapat diakses oleh Superadmin.

Pada panduan ini, akan dijelaskan tentang cara mengelola fitur Payroll History pada Talenta seperti Request Payroll Approval, Publish/Unpublish Payroll, Lock/Unlock Payroll, dan melihat Approval History/Approval Details. Ikuti  langkah - langkah berikut:

Anda dapat membuka “Payroll History” melalui menu Payroll.
pasted_image_0_-_2023-04-14T152744.982.png

Payroll History juga dapat diakses melalui “View Reports” dengan klik “See Payroll History”.
PAYROLLHISTORY__2_.png

A. Cara Request Payroll Approval

  1. Pada halaman Payroll history, action “Request approval” hanya berlaku pada daftar - daftar tertentu yang masih membutuhkan approval, yaitu untuk periode Payroll dengan status Rejected dan Need Approval saja.
    PAYROLLHISTORY__3__-_Copy_-_Copy.png
  2. Pilih “Request approval” pada salah satu periode Payroll yang ingin Anda ajukan approvalnya.
    a. Klik “Request approval” pada Payroll dengan status Rejected.
    PAYROLLHISTORY__4_.pngb. Atau, klik “Request approval” pada Payroll dengan status Need approval.
    PAYROLLHISTORY__18_.png
  3. Periksa rincian pada pop-up yang muncul dan klik “Request payroll approval”.
    PAYROLLHISTORY__5_.png
  4. Maka, request berhasil dilakukan ditandai dengan status pada periode Payroll yang berubah menjadi Ready to publish dan tombol “Request approval”berubah menjadi “Publish payslip”.
    PAYROLLHISTORY__6_.png

B. Cara Lock/Unlock Payroll

  1. Pada daftar Payroll history, Anda dapat melihat ikon “Lock” pada sebelah kanan halaman.
    PAYROLLHISTORY__3__-_Copy.png
  2. Pada periode Payroll yang ingin Anda lock Payrollnya. Klik ikon “Unlock”.
    PAYROLLHISTORY__12_.png

    Ikon seperti di atas menandakan Payroll belum dilock.

  3. Klik “Lock payroll” untuk mengunci payroll tersebut. Fitur ini memungkinkan Anda melakukan lock payroll tanpa melakukan publish payslip.
    PAYROLLHISTORY__14_.png
  4. Maka, ikon akan berubah menjadi “Locked”. Anda dapat klik ikon tersebut untuk membuka Payroll yang sudah locked.

    Ikon di bawah menandakan payroll telah dilock.
    PAYROLLHISTORY__13_.png

  5. Pilih “Unlock payroll” untuk membuka Payroll.

C. Cara Publish/Unpublish Payroll

  1. Setelah Anda melakukan action Request payroll, maka Anda dapat melakukan Publish payslip. Pilih “Publish payslip” pada periode Payroll dengan status Ready to publish.
    PAYROLLHISTORY__9_.png
  2. Klik “Lock & publish payslip” untuk publish payslip yang secara otomatis akan juga akan lock payslip.
    PAYROLLHISTORY__10_.png

    Terdapat 2 (dua) cara untuk melakukan Publish Payslip,yaitu:
    - Dengan 2 (dua) langkah: Melakukan Lock Payroll, lalu Publish Payslip di waktu yang berbeda saat kondisi payroll sudah locked.
    - Dengan 1 (satu) langkah: Melakukan Publish Payslip saat kondisi payroll masih unlocked, dan secara sistem akan langsung melakukan lock payroll otomatis.

  3. Maka, status Payroll berubah menjadi Complete. Kemudian, untuk melakukan Unpublish payslip, klik tombol berikut.
    PAYROLLHISTORY__11_.png

    Tombol “Unpublish payslip” hanya tersedia pada periode Payroll dengan status Completed.

D. Cara Melihat Approval History atau Approval Details

  1. Untuk melihat Approval history, klik ikon “Titik tiga”, kemudian Approval history.
    PAYROLLHISTORY__7_.png

    Approval history hanya tersedia pada periode Payroll yang berstatus Rejected.

  2. Maka, Anda dapat melihat rincian Payroll approval seperti berikut.
    PAYROLLHISTORY__8_.png
    Keterangan:
    1. Requested by: Nama user yang request Payroll.
    2. Payroll period: Periode Payroll.
    3. Branch: Cabang pemberlakuan Payroll.
    4. Payment schedule: Jadwal pemberlakuan Payroll.
    5. Status: Status Payroll (Ready to publish, Need approval, Rejected, atau Approved).
    6. Request date: Tanggal request Payroll.
    7. Request history: Riwayat request Payroll yang berisi rincian (Nama requestor atau approver dan waktu tindakan dilakukan) dari proses request hingga approval.
  3. Untuk melihat Approval details, klik ikon “Titik tiga”, kemudian View approval details.
    PAYROLLHISTORY__16_.png
  4. Maka, Anda dapat melihat rincian Payroll approval seperti berikut.
    PAYROLLHISTORY__17_.png
    Keterangan:
    1. Requested by: Nama user yang request Payroll.
    2. Payroll period: Periode Payroll.
    3. Branch: Cabang pemberlakuan Payroll.
    4. Payment schedule: Jadwal pemberlakuan Payroll.
    5. Status: Status Payroll (Ready to publish, Need approval, Rejected, atau Approved).
    6. Request date: Tanggal request Payroll.
    7. Request history: Riwayat request Payroll yang berisi rincian (Nama requestor atau approver dan waktu tindakan dilakukan) dari proses request hingga approval.

Demikian adalah panduan cara mengelola fitur Payroll History pada Talenta. Pelajari mengenai cara mengakses laporan Talenta lainnya di sini.