Bagaimana Cara Mengelola Transfer Karyawan (Employee Transfer)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Employee transfer adalah fitur yang digunakan untuk mencatat aktivitas promosi, mutasi, rotasi, demosi dan pergantian status karyawan sehingga terdapat riwayat perubahan data kepegawaian karyawannya. Pada panduan ini Anda akan mempelajari cara mengelola informasi transfer karyawan secara manual dan bulk import. Namun, sebelumnya pastikan Anda telah menambahkan data karyawan yang ingin dipindahkan/ditransfer tersebut ke Talenta. Berikut langkah-langkahnya.

Penting
Saat Employee transfer sudah disubmit, maka direct edit tidak dapat dilakukan yang mana berlaku untuk seluruh employment data yang ada di employee transfer.

  1. Pilih menu “Employees” lalu klik Employee directory.
  2. Setelah itu, klik “Employee Transfer”.
    mceclip0.png
  3. Pada tampilan di bawah ini Anda dapat melihat riwayat dari employee transfer yang pernah dilakukan.
    ETRF1.png

A. Transfer Employee Secara Manual

  1. Dengan melakukan transfer employee secara manual, Anda dapat melakukan transfer employee untuk satu atau lebih karyawan, dengan cara klik “Create transfer”.
    mceclip1.png
  2. Maka, pop-up seperti berikut muncul.

    Kini, Anda dapat melakukan beberapa kali employee transfer dalam satu payroll period, dengan syarat NPWP branch masih dalam satu NPWP yang sama. Pelajari cara mengelola Parent Branch pada Branch List, di sini.

    Keterangan:
    No. Nama Kolom Deskripsi
    1 Employee Anda dapat memilih lebih dari satu employee di sini.
    2 Effective date Pilih tanggal efektif pemberlakuan kebijakan transfer karyawan.
    3 Transfer type

    Anda dapat memilih tipe - tipe transfer seperti ini.

    ETRF6.png

    4 Group structure Anda dapat secara opsional memilih group structure dengan mapping yang telah Anda susun di Settings. Jika Anda perlu menyusun mapping baru, klik “Go to settings” untuk shortcut ke tampilan Settings.
    5 Employment status Pilih status kepegawaian karyawan.

    Apabila status karyawan Permanent, maka Anda dapat mengisi Sign Date.
    2023-06-22
    Apabila status karyawan Probation, Kontrak atau magang, maka Anda dapat mengisi End employment status date.
    2023-06-22

    6 Branch Pilih cabang kantor karyawan yang ingin Anda transfer.
    7 Organization Pilih organisasi karyawan Anda.
    8 Job Position Pilih jabatan karyawan Anda.
    9 Job level Pilih level pekerjaan karyawan.
    10 Grade Pilih grade karyawan.
    11 Class Pilih kelas karyawan. Kolom ini tidak perlu diisi jika Anda tidak memilih Grade.
    12 Cost center Pilih cost center karyawan
    13 Cost center category Pilih center category karyawan. 
    14 Approval line Pilih approval line dari karyawan tersebut.
    15 Manager Pilih manager dari karyawan tersebut
    16 Custom fields

    Tambahkan Custom field jika diperlukan dengan klik kolom “Select custom field”, kemudian pilih opsi fieldnya dengan klik “Select field option”.

    Klik “Add other” untuk menambahkan field baru dan klik ikon “-” untuk menghapus field.

    17 SBU

    Pilih SBU Group dari karyawan tersebut.

    Klik ikon “+Add other” untuk menambahkan SBU lainnya.

    18 Attachment

    Anda dapat menyertakan lampiran.

    Kriteria file yang dapat diunggah berupa format pdf, jpg, png, xlsx, xls, jpeg, docx, doc, csv, txt, ppt, pptx dengan ukuran maksimal 10MB.

    19 Document template Pilih Document template jika ada. Pilihan ini merupakan opsional.
    20 Transfer reason Anda dapat mengimbuhkan alasan transfer pada kolom ini.
    21 Notify checkboxes Anda dapat tidak mencentang atau mencentang salah satu/kedua checkbox dengan pilihan notifikasi:
    • Notify employee’s manager by email: Untuk mengirimkan email ke manager karyawan tentang transfer ini.
    • Notify employee by email: Untuk mengirimkan email ke karyawan tentang transfer ini.
  3. Klik “Submit” untuk mengajukan transfer employee yang sudah Anda lengkapi.

    - Apabila perusahaan tidak menerapkan approval pada employee transfer, setiap employee transfer yang telah dibuat statusnya akan otomatis menjadi “Approved”.
    - Apabila company menerapkan approval, maka status akan menjadi “Pending” sehingga setiap transaksi employee transfer akan meminta approval pada user sesuai dengan pengaturan approval (terdapat notifikasi pada inbox, approval list  inbox, dan email).

  4. Klik pada status transfer karyawan.
    2022-10-03_18_06_12.jpg
  5. Apabila Anda ingin melihat data yang mengalami perubahan melalui employee transfer klik “Action” lalu pilih Detail.
  6. Maka rincian riwayat employee transfer terlihat seperti ini.
  7. Role Admin/super admin dapat melakukan beberapa tindakan seperti membatalkan promosi dengan klik “Action” lalu pilih Cancel transfer.

B. Transfer Employee dengan Menggunakan Fitur Bulk Import

  1. Anda dapat gunakan tombol Import untuk perubahan data secara massal dan gunakan tombol Export untuk mengunduh data transfer karyawan. Untuk melakukan transfer karyawan secara massal, maka klik “Import”
    mceclip2.png
  2. Kemudian, Anda akan diarahkan ke halaman Bulk Transfer Employee.
    ETRF2.png
    Keterangan:
    1. Unduh template spreadsheet transfer employee massal dengan klik ikon “Unduh”. Lalu, isi spreadsheet tersebut dengan data - data employee yang akan ditransfer.

    2. Pilih template yang telah Anda isi dengan klik “Choose file”.
    3. Klik “Submit” untuk menerapkan transfer employee massal tersebut.

Demikian penjelasan mengenai cara mengelola transfer karyawan. Untuk mempelajari sekilas cara melakukan pengaturan jadwal pada karyawan, klik di sini.