Onboarding adalah fitur untuk mengelola kegiatan yang ditugaskan kepada karyawan yang baru bergabung dalam perusahaan. Proses Onboarding dapat dirancang sedemikan rupa melalui menu User Setting pada Talenta. Anda dengan role Super Admin/admin dapat menyusun prosedur Onboarding dalam bentuk Task, Forms, dan Document yang harus dilakukan karyawan saat pertama bergabung dan menunjuk Person in Charge-nya.

Sebelum memulai proses Onboarding, terdapat beberapa hal yang perlu Anda atur pada Settings, seperti membuat daftar task (tugas) yang harus diselesaikan oleh karyawan atau PIC (Person in Charge Onboarding) dan menyesuaikan Form and Document Setting untuk kebutuhan Anda pada menu Employees. Berikut adalah langkah - langkah untuk melakukannya.

A. Mengelola Task Setting pada Onboarding

1. Klik profil Anda dan pilih Company Settings.
2. Pilih submenu Users, lalu Onboarding.
   
3. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut, dimana Anda dapat membuat, mengedit, dan menghapus task Onboarding. Untuk membuat task, pilih Task template, kemudian klik “Create task”.
   
4. Pada sidebar yang muncul, lengkapi informasi pada kolom - kolom yang kosong seperti berikut.
   
   Keterangan:
   

   No.	Nama Kolom/Tombol	Deskripsi
   1	Task name	Isikan nama task onboarding yang akan Anda buat.
   2	Task for	Pilih untuk siapa task ini ditujukan dan pilih nama - nama karyawan tersebut: - New joiner: Karyawan yang baru bergabung dalam perusahaan. - PIC (Person in Charge): Karyawan yang menjadi penanggungjawab new joiner
   3	Due on	Tentukan tanggal tenggat waktu task onboarding.
   4	Description	Isikan deskripsi dari task onboarding ini sebagai informasi yang akan ditujukan kepada penerima task.
   5	Attachment	Pilih “Choose file” untuk memilih lampiran yang ingin Anda sertakan di dalam task. Klik ikon “Download” untuk mengunduh lampiran tersebut, atau klik ikon “Strip” untuk menghapus lampiran.
   6	Automatically add task when onboarding	All employee: Klik untuk menyertakan task ini secara otomatis pada setiap karyawan yang onboard. Only selected organization: Klik untuk menyertakan task ini secara otomatis pada organisasi tertentu yang onboard.
   7	Send email to the assigned employee	Klik untuk mengirimkan email task ini kepada seluruh karyawan yang telah dipilih di kolom Task for.
   8	Tombol Cancel/Save	Klik Cancel untuk membatalkan pembuatan task, atau “Save” untuk menyimpan task.

5. Setelah task selesai dibuat, maka task tersebut akan masuk ke dalam daftar pada halaman Onboarding Settings, dimana Anda dapat mengedit atau menghapusnya. Untuk mengedit task onboarding, klik “Actions”, lalu pilih Edit.
   
6. Sedangkan, untuk menghapus task onboarding, klik “Actions”, lalu pilih Delete.
   
7. Akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut jika Anda hendak menghapus task. Pilih “Delete” untuk lanjut menghapus, atau Cancel untuk tidak jadi menghapus task.
   

B. Mengelola Form Setting pada Onboarding

Penting
Sebelumnya, perlu Anda ketahui bahwa Form ini merupakan fitur tambahan dari Talenta yaitu Forms+ yang mana membutuhkan subscription tambahan. Hubungi tim support kami untuk informasi lebih lanjut tentang Forms+ pada Talenta dengan email ke support-hr@mekari.com.

1. Jika Anda belum membuat task template pada Forms & docs setting, maka Anda dapat klik “Add form”. Untuk membuat task template, Anda dapat mempelajari panduannya di sini.
   
2. Maka, pop up berikut muncul. Anda dapat memilih forms yang telah Anda buat sebelumnya dengan klik “Select forms”. Lalu, pilih “Add”.
   
   

   Daftar ini berisi formulir yang dapat dipilih oleh pengguna di menu orientasi:
   - Terbuka untuk semua karyawan sebagai penerima tugas.
   - Default untuk karyawan baru.
   - Tidak berisi formulir yang dihapus/ditutup.
   - Tidak memuat formulir yang terintegrasi dengan pinjaman.

3. Setiap template yang telah terbuat akan muncul pada halaman Form & docs setting. Jika Anda perlu mengedit form, klik toggle button pada form yang ingin Anda atur dan klik ikon “Settings”.
   
   

   Anda dapat menghapus form dengan klik ikon “-”.

4. Anda akan diarahkan ke tampilan berikut. Anda dapat memulai pengaturan form dari Submission di mana terdapat daftar nama - nama karyawan yang melakukan request terkait Onboarding. Anda dapat klik pada nama karyawan untuk preview form.
   
   Keterangan:
   

   No.	Nama Tombol/Kolom	Deskripsi
   1	Filter status	Klik untuk memfilter daftar karyawan berdasarkan status.
   2	Export	Klik untuk export data karyawan.
   3	Search bar	Ketik kata kunci di sini untuk mencari nama karyawan.
   4	Close form	Klik untuk menutup halaman form.
   5	Share	Klik untuk membagikan request.
   6	Full screen view	Klik untuk melihat halaman dengan layar penuh.

5. Anda dapat mengelola form dari halaman ini pada tab - tab berikut mengikuti cara pada panduan di sini.
   
   
   

C. Mengelola Document Setting pada Onboarding

1. Jika Anda belum membuat document template pada Forms & docs setting, maka Anda dapat klik “Add document”. Untuk membuat document template, Anda mempelajari panduannya, di sini.
   
2. Maka, pop up berikut muncul. Anda dapat memilih dokumen yang telah Anda buat sebelumnya dengan klik “Select document”. Lalu, pilih “Add”.
   
   

   - Hanya berisi “kategori orientasi”.
   - Template dokumen yang sudah dihapus/diclose tidak bisa muncul di list onboarding setting.

3. Setiap template yang telah terbuat akan muncul pada halaman Form & docs setting. Jika Anda perlu mengedit document, klik toggle button pada form yang ingin Anda atur dan klik ikon “Settings”.
   
   

   Anda dapat menghapus document dengan klik ikon “-”.

4. Anda akan diarahkan ke tampilan berikut. Anda dapat memulai pengaturan document terkait Onboarding. Pelajari panduan untuk mulai mengedit document, di sini.
   
   Demikian adalah panduan cara mengelola task, forms, dan document Onboarding pada Talenta. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengundang karyawan baru ke Talenta di sini.