Setelah Anda menambahkan karyawan, Anda dapat melakukan assign schedule kepada karyawan-karyawan yang baru Anda tambahkan. Anda dapat menambahkannya pada Scheduler. Scheduler merupakan sub-menu untuk mengelola jadwal kerja karyawan. Pada tampilan baru ini, Anda bisa melihat jadwal kerja karyawan lebih jelas seperti tampilan kalender. Jadwal kerja berisi jadwal shift yang sebelumnya telah Anda buat dalam menu Attendance.
Untuk mengaksesnya, Anda dapat masuk ke menu Time Management kemudian pilih submenu Scheduler.
Berikut adalah tampilan submenu Scheduler.
A. Tampilan Assign Schedule Index
|
No. |
Nama Tombol/Kolom |
Penjelasan |
|
1 |
Index |
Tombol untuk masuk ke halaman index, yang berisi daftar karyawan beserta schedulenya. |
|
2 |
Schedule |
Tombol untuk masuk ke halaman schedule, tampilan daftar jadwal assign shift tanpa harus membuat master data schedule. |
|
3 |
Filter |
Klik untuk memfilter schedule yang muncul. Anda bisa memilih filter berdasarkan Status, Organization, Branch, Job position, Job level dan Employment status. |
|
4 |
Adjust column |
Tombol untuk menyesuaikan hal apa saja yang hendak ditampilkan di kolom. |
|
5 |
Import |
Tombol untuk melakukan import data index schedule karyawan dalam format xls. |
|
6 |
Export |
Tombol untuk melakukan export data dan template index schedule karyawan dalam format xls. |
|
7 |
Guidebook |
Tombol yang akan mengarahkan Anda ke panduan cara menggunakan fitur Schedule. |
|
8 |
Search bar |
Tombol untuk mencari nama karyawan. |
|
9 |
Checkbox |
Dengan mencentang checkbox, Anda dapat melakukan bulk Assign schedule sesuai dengan nama - nama karyawan yang telah Anda centang. |
|
10 |
Employee’s schedule |
Klik nama karyawan untuk membuka rincian jadwal karyawan. |
|
11 |
Schedule pattern |
Klik untuk membuka rincian schedule pattern tersebut. |
|
12 |
Assign schedule |
Tombol ini berfungsi untuk melakukan action Assign schedule karyawan satu - persatu. |
B. Tampilan Flexible Scheduler (Schedule)
Penting
Warna pada flexible scheduler dapat berbeda-beda apabila terdapat lebih dari 1 (satu) shift. Lihat contohnya pada bagian C dengan klik di sini.
|
No. |
Nama Tombol/Kolom |
Penjelasan |
|
1 |
Settings |
Tombol untuk masuk ke menu Attendance Settings. |
|
2 |
Assign Shift |
Tombol untuk menerapkan shift pada karyawan baik secara satuan maupun massal. |
|
3 |
Index |
Tombol untuk masuk ke halaman index, tampilan daftar karyawan beserta schedulenya. |
|
4 |
Schedule |
Tombol untuk masuk ke halaman schedule, tampilan daftar jadwal assign shift tanpa harus membuat master data schedule. |
|
5 |
Filter |
Klik untuk memfilter schedule yang muncul. Anda bisa memilih filter berdasarkan Status, Organization, Branch, Job position, Job level dan Employment status. |
|
6 |
Weekly |
Tombol untuk melihat schedule dalam waktu satu minggu, dua minggu atau sebulan. |
|
7 |
Date |
Klik untuk melihat schedule berdasarkan rentang tanggal tertentu. |
|
8 |
Import |
Tombol untuk melakukan import data schedule karyawan dalam format xls. |
|
9 |
Export |
Tombol untuk melakukan export data schedule karyawan dalam format xls. |
|
10 |
Guidebook |
Tombol yang akan mengarahkan Anda ke panduan cara menggunakan fitur Schedule. |
|
11 |
Search bar |
Tombol untuk mencari nama karyawan. |
|
12 |
Checkbox |
Dengan mencentang checkbox, Anda dapat melakukan bulk Assign shift atau remove shift sesuai dengan nama - nama karyawan yang telah Anda centang. |
|
13 |
Nama karyawan |
Berisi daftar nama karyawan. |
|
14 |
Jadwal kerja karyawan |
Di sini Anda bisa melihat jadwal kerja karyawan dalam satu minggu. |
|
15 |
Edit |
Tombol untuk mengedit shift karyawan. |
|
16 |
Hapus |
Tombol untuk menghapus shift karyawan. |
C. Generate Auto Schedule pada Scheduler
Penting
Fitur Auto scheduler merupakan fitur tambahan yang harus Anda atur terlebih dahulu pada menu settings sebelum melakukan generate. Pelajari panduannya di sini.
Untuk menggunakan fitur Auto Schedule pada Talenta, Anda perlu mengaktifkannya terlebih dahulu dengan menghubungi tim support di email support-hr@mekari.com.
- Baik pada tampilan Index maupun Scheduler, Anda dapat mengakses Auto schedule dengan klik “Auto schedule”.
- Maka, Anda akan diarahkan ke halaman daftar Auto schedule berikut.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Settings Klik untuk mengubah atau membuat pengaturan Auto schedule pada menu settings. 2 Create auto schedule Klik untuk membuat auto schedule baru yang akan memunculkan sidebar Create auto schedule. Bagian ini dijelaskan pada langkah nomor 2.a. 3 Learn more Klik untuk membuka panduan ini. 4 Date filter Klik untuk menerapkan filter daftar Auto schedule yang telah dibuat berdasarkan tanggal. 5 Status filter Klik untuk menerapkan filter daftar Auto schedule yang telah dibuat berdasarkan status (unpublished, published, dan draft). 6 Actions Klik “Continue edit” untuk melakukan perubahan data pada draft yang masih berstatus unpublished atau menghapus Auto schedule yang telah dibuat “Delete”. Anda juga dapat melakukan Bulk delete (menghapus massal) dengan mencentang nama Auto schedule.
Penjelasan Continue edit dapat Anda baca pada langkah nomor 4.
-
- Berikut merupakan tampilan sidebar Create auto schedule.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Date Klik untuk menentukan tanggal durasi preset dengan jangka waktu maksimal 14 hari. Pilih tanggal mulai dan berakhirnya preset. 2 Auto schedule settings Klik untuk membuka preset Auto schedule yang telah Anda buat sebelumnya jika Anda perlu menambahkan preset baru. 3 Change preset Klik untuk memilih mengubah preset. 4 Change selected employee Klik untuk menentukan karyawan yang hendak sistem bantu untuk automasi proses assign jadwal kerjanya.
- Berikut merupakan tampilan sidebar Create auto schedule.
- Kemudian, klik “Save as draft” untuk menyimpan pengaturan ini sebagai draft dengan status unpublished atau “Continue” untuk menerapkan pengaturan ini.
- Saat melakukan generate Auto schedule, jadwal tersebut masih dalam bentuk draft sebelum Anda menentukan Prioritynya. Selain itu, Anda dapat mencentang Enable multiple shift untuk menerapkan lebih dari 1 (satu) jadwal shift kepada karyawan. Setelah itu, klik “Generate”.
- Opsi ini hanya muncul pada perusahaan yang telah melakukan aktivasi fitur Multiple shift. - Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman di mana Anda dapat memeriksa jadwal sebelum diterapkan (dengan status draft/unpublished). Anda dapat klik ikon “Edit” di sebelah nama preset untuk mengubah nama preset. Atau, klik “Edit set up” untuk membuka sidebar Edit set up dan mengubah pengaturannya.
- Berikut adalah tampilan Edit set up preset dan kolom-kolom yang dapat Anda ubah. Jika sudah selesai mengubah, klik “Continue”.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Date Klik untuk mengubah tanggal durasi preset dengan jangka waktu maksimal 14 hari. 2 Auto schedule settings Klik untuk membuka preset Auto schedule yang telah Anda buat sebelumnya jika Anda perlu menambahkan preset baru. 3 Change preset Klik untuk mengubah preset. 4 Change selected employee Klik untuk mengubah karyawan yang dipilih untuk ditugaskan pada jadwal kerja ini. - Anda dapat melihat daftar Unassigned shift (shift yang belum mendapatkan karyawan karena kurangnya jumlah karyawan) yang dipisahkan seperti berikut. Anda dapat mengelola shift tersebut dengan memindahkannya (drag and drop) atau mengeditnya (klik dan edit).
- Jika terdapat lebih dari 1 (satu shift), maka asing-masing shift mendapatkan warna yang berbeda tergantung dari setting master shift.
- Terdapat kondisi di mana pada suatu tanggal di employee tertentu bertuliskan “No working hour”. Itu jumlah karyawan lebih banyak daripada shift yang dibutuhkan. Sehingga, saat dipublish tidak akan berpengaruh ke shift yang sudah ada.
- Berikut adalah tampilan Edit set up preset dan kolom-kolom yang dapat Anda ubah. Jika sudah selesai mengubah, klik “Continue”.
- Jika sudah sesuai, terapkan jadwal dengan klik “Publish”.
Demikian sekilas tentang menu Schedule. Pelajari juga cara menambahkan atau mengubah schedule karyawan, di sini.