Bagaimana Cara Mengelola Fitur Tugas (Task)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Task pada menu Company merupakan menu yang dapat digunakan untuk mengelola tugas (task) yang dibuat antar karyawan. Saat ini, Task pada Talenta sudah dilengkapi dengan fitur Projects. Anda dapat mengelola beberapa task sekaligus pada Projects.

A. Membuat Tugas Baru

Untuk membuat tugas baru pada Talenta, Anda dapat akses melalui menu Task, dimana Anda juga dapat mengakategorikan task tersebut kedalam project secara langsung.  Berikut langkah-langkahnya:

  1. Masuk ke Menu Company.
  2. Klik "Task".
    Task_2.png
  3. Pilih tab All Tasks.
    Task_3.png
  4. Klik “Create New Task” untuk membuat tugas baru.
    Task_4.png
  5. Maka, muncul pop-up berikut.

    No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
    1 Task name Masukkan nama atas tugas tersebut.
    2 Project Pilih project untuk Task tersebut. Pilih new project apabila Anda ingin membuat project baru atau No Project apabila task tersebut tidak termasuk dalam project manapun.
    3 Assignee

    Selanjutnya pilih karyawan mana yang akan diberikan tugas tersebut.

    List karyawan yang muncul hanya yang sudah tergabung di dalam project yang sudah dipilih. apabila ingin menambahkan karyawan lain, Anda dapat melakukan add member terlebih dahulu pada project 

    4 Duplicate task for selected employee Klik untuk mencentang opsi menduplikasi task ini bagi karyawan yang terpilih.
    5 Due on Masukkan tanggal dan waktu untuk batas penyelesaian tugas tersebut.

    Centang pada informasi “No Due Date” apabila tidak ada batasan waktu untuk tugas tersebut.

    6 Description Anda dapat memberikan informasi atas tugas tersebut secara detail pada kolom ini.
    7 Attachment Anda dapat melampirkan file pendukung (docx, jpg, png, xlsx, jpeg, ppt, txt, etc.) di sini dengan ukuran maksimal 10 MB.
    8 Email to assigned employee Anda dapat memberikan notifikasi via email kepada karyawan yang bersangkutan dengan mencentang opsi ini.
    9 Time tracking need approval Centang untuk mengimbuhkan approval pada setiap task dengan time tracking. Dengan pengaturan ini, maka setiap task dengan time tracking akan perlu approval dari approval line yang telah ditentukan sebelumnya. Selanjutnya, status task dengan time tracking ini akan menjadi Pending hingga approval line menerima request.
  6. Setelah semuanya diisi secara lengkap, klik “Submit” untuk menyimpan task.
  7. Maka task yang baru Anda buat akan masuk pada tab to do seperti ini.
    mceclip0.png
  8. Anda juga dapat mengekspor task dengan klik tombol"Export XLS".
    mceclip1.png

    Export XLS hanya bisa dilakukan oleh Superadmin.

  9. Maka, data yang di expor akan terlihat seperti berikut.
    mceclip2.png

B. Membuat Project Baru

Pada Menu Task Talenta, Anda dapat membuat Project Baru. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Masuk ke Menu Company.
  2. Klik "Task".
    Project_Baru_2.png
  3. Pilih tab Project.
    Project_Baru_3.png
  4. Klik “Create Project”.
    Project_Baru_4.png
  5. Anda dapat memasukan nama project pada kolom Name.
    Project_Baru_5.png
  6. Pilih Color, untuk memberikan label warna atas project tersebut, lalu klik “Save”.
    Project_Baru_6.png
  7. Maka Project akan terbentuk seperti gambar di bawah.
    Project_Baru_7.png

    Karyawan yang membuat project akan otomatis menjadi admin atas project tersebut

  8. Klik ikon “Pensil” jika Anda hendak merubah nama project dan warna label pada project tersebut.
    Project_Baru_8.png
  9. Anda dapat melihat status project seperti gambar dibawah yang sudah terdiri dari tugas tugas yang sebelumnya sudah dibuat atas project tersebut, klik disini untuk mempelajari cara membuat tugas.
    Project_Baru_9.png

    Bar complete berdasarkan jumlah task yang masuk pada progress Done

  10. Klik Nama Project untuk melihat detail tugas yang ada di project tersebut.
    Project_Baru_10.png
  11. Maka akan terlihat seperti gambar dibawah.
    Project_Baru_11.png

    No. Kolom Penjelasan
    1. Members
    Anda dapat melihat total jumlah member dan project adminAnda dapat melihat total jumlah member dan project admin
    2. Total time tracked
    Anda dapat melihat total jam atas project tersebut sudah berlangsung berapa lama
    3. Bar
    Anda dapat melihat progress task di dalam project
    4. Task
    Semua task yang berada pada project tersebut dapat dilihat pada tab task
    5. Members
    Anda dapat melihat daftar project admin dan member yang tergabung di dalam suatu project
    6. All assignee
    Anda dapat memfilter daftar task berdasarkan nama karyawan
    7. Search task by name
    Anda dapat mencari task  dengan mengetikan keyword
    8. To do
    berisi task yang statusnya to do
    9. In progress
    berisi task yang statusnya in progress
    10. Done
    berisi task yang statusnya done
  12. Klik ikon “Titik Tiga” untuk melakukan tindakan perubahan atau melakukan arsip atas project tersebut.
    Project_Baru_12.png
  13. Klik ikon “Hapus” untuk menghapus project.
    Project_Baru_13.png
  14. Anda dapat melihat semu project yang sudah di arsip pada tab Archive.
    Project_Baru_14.png
  15. Jika Anda hendak mengaktifkan kembali status project yang sudah di arsip, klik ikon Panah.
    Project_Baru_15.png
  16. Maka project akan kembali ke tab Active.

C. Mengelola Project Tertentu

Pada Menu Task, Anda sebagai pemberi dan penerima tugas, dapat melakukan update atas progress tugas tersebut. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Masuk ke Menu Company.
  2. Klik "Task".
    Tertentu_2.png
  3. Pada tab All Task, Anda akan melihat tugas Anda miliki pada tab To Do seperti ini.
    Tertentu_3.png
  4. Klik tugas yang hendak di update atas tugas tersebut.
    Tertentu_4.png

    Jika tugas ternyata sudah melewati due date, maka tanggal akan berubah menadi merah seperti ini

  5. Anda dapat memberikan comment dan attachment file pada kolom “Write your comment here”.
    Tertentu_5.png
  6. Maka aktivitas comment Anda akan terlihat seperti ini.
    Tertentu_6.png
  7. Anda dapat merubah status tugas pada tombol “to do”.
    Tertentu_7.png

    - To do: Status tugas menggambarkan tugas tersebut baru di berikan oleh assigner
    - In progress: Status tugas menggambarkan tugas tersebut masih dalam progress pengerjaan
    - Done: Status tugas menggambarkan tugas tersebut sudah selesai dikerjakan

  8. Maka tugas akan berpindah ke tab sesuai dengan status yang dipilih.
    Tertentu_8.png

Demikian cara mengelola fitur Task pada Talenta. Selanjutnya pelajari tentang cara mengelola fitur pengumuman di sini.