Personal Data adalah tab database karyawan yang meliputi Basic Info, Family, dan Emergency Contact. Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola Persoal Data karyawan pada Tab General Info.
A. Cara mengelola Basic Info Karyawan
Pada Basic Info, Anda dapat mengelola data karyawan yang terdiri dari Personal Data dan Identity & Addres. Berikut langkah-langkahnya.
Masuk ke menu "Employees" lalu pilih Employee Directory.
Lalu klik nama karyawan.
Kemudian klik tab "General", lalu pilih Personal.
Anda dapat mengubah data informasi karyawan dengan cara mengklik “Edit” untuk mengubah informasi personal data.
Klik "Full Name" untuk mengedit nama karyawan.
-
Masukkan perubahan informasi kontak karyawan pada kolom Mobile Phone, Email dan Phone.
Email wajib diisi karena akan digunakan oleh karyawan untuk login pada Talenta ESS.
-
Masukkan perubahan informasi tempat dan tanggal lahir pada kolom Place of Birth dan Birthdate.
Birthdate wajib diisi karena akan menjadi password dasar untuk karyawan mengakses payslip pada Talenta ESS.
-
Masukkan perubahan informasi gender pada kolom Gender dan status perkawinan pada Marital Status.
Marital Status wajib diisi karena dapat berpengaruh pada formulasi payroll component karyawan.
Masukkan perubahan informasi golongan darah pada kolom Blood Type dan agama pada Religion.
Lalu klik ”Save Changes” untuk menyimpan perubahan Personal Data karyawan.
Kemudian, Anda juga dapat mengubah informasi identitas dan alamat karyawan dengan cara klik “Edit” pada Identity & Address.
Masukkan perubahan tipe identitas karyawan pada ID type.
Masukkan perubahan nomor identitas karyawan pada ID number
Masukkan perubahan tanggal kadaluarsa identitas pada ID expiration date atau centang Permanent jika tidak ada masa kadaluarsa
Masukkan perubahan kode pos alamat karyawan pada Postal Code
Masukkan perubahan alamat pada kartu identitas pada City ID Address
Masukkan perubahan alamat domisili pada Residential Address, atau centang Use as residential address jika sama dengan alamat pada kartu identitas.
-
Lalu klik ”Save Changes” untuk menyimpan perubahan Identity & Address karyawan.
Informasi bertanda bintang (*) wajib diisi.
B. Cara Mengelola Family Info
| No. | Tampilan | Deskripsi |
| 1 | Add New | Tombol untuk menambahkan data keluarga secara manual. |
| 2 | Import | Tombol untuk mengunggah informasi data keluarga secara massal berdasarkan template yang telah diunduh sebelumnya. |
| 3 | Export | Tombol untuk mengunduh template data keluarga. |
| 4 | Family Data Table |
Menampilkan detail informasi data keluarga karyawan. - Klik ikon “pensil” untuk mengubah data keluarga. |
| 5 | Showing | Kolom untuk mengatur tampilan informasi karyawan. |
Untuk menambahkan data keluarga baru, berikut langkah-langkahnya.
Pilih Tab Personal Info, klik “Family”.
Anda dapat menambahkan informasi keluarga dengan klik “Add New”.
Klik "Full Name" untuk mengisi nama lengkap anggota keluarga.
Klik "Relationship" untuk mengisi nama lengkap anggota keluarga.
Klik "Gender" untuk mengisi jenis kelamin anggota keluarga.
-
Klik "Birthdate" untuk mengisi tanggal kelahiran anggota keluarga.
Anda dapat meMasukkan informasi tambahan seperti berikut:
- Add to Emergency Contact: Apabila kontak keluarga karyawan yang ditambahkan juga merupakan kontak darurat karyawan tersebut.
- Address: Alamat tempat tinggal anggota keluarga;
- ID Number: Nomor identitas anggota keluarga karyawan;
- Religion: Agama anggota keluarga;
- Marital Status: Status perkawinan anggota keluarga;
- Job: pekerjaan anggota keluarga. -
Klik “Save” untuk menyimpan
.
Informasi bertanda bintang (*) wajib diisi.
Anda dapat mengimpor informasi keluarga karyawan secara massal dengan cara klik “Import”. Pastikan dokumen yang akan Anda impor sudah sesuai dengan template yang disediakan oleh Talenta.
-
Atau mengekspor data informasi keluarga karyawan dengan cara klik “Export”.
Terdapat dua tombol export:
- Export Template: tombol untuk mengunduh template yang disediakan oleh Talenta apabila Anda ingin menginput data informasi keluarga karyawan secara massal melalui Import.
- Export Data: tombol untuk mengunduh informasi keluarga karyawan yang sudah tersimpan pada Talenta. Anda dapat melihat informasi keluarga karyawan pada Family Data Table.
Dan mengatur tampilan informasi karyawan dengan cara klik “Showing”.
C. Cara Mengelola Emergency Contact
Berikut adalah sekilas tampilan Emergency Contact:
| No. | Tampilan | Deskripsi |
| 1 | Add New | Tombol untuk menambahkan data kontak darurat secara manual. |
| 2 | Import | Tombol untuk mengunggah informasi data kontak darurat secara massal berdasarkan template yang telah diunduh sebelumnya. |
| 3 | Export | Tombol untuk mengunduh template data kontak darurat. |
| 4 | Emergency Contact Table |
Menampilkan detail informasi data kontak darurat karyawan.
- Klik ikon “pensil” untuk mengubah data keluarga. |
| 5 | Showing | Kolom untuk mengatur tampilan informasi karyawan. |
Untuk menambahkan Emergency Contact, berikut langkah-langkahnya.
Pilih tab "Personal”, klik "Emergency Contact”.
Anda dapat menambahkan informasi kontak darurat dengan cara klik “Add New”.
Klik "Name" untuk mengisi nama pemilik kontak darurat yang dapat dihubungi.
Klik "Relationship" untuk mengisi hubungan kekeluargaan dengan karyawan.
Klik "Phone number" untuk mengisi nomor telepon yang dapat dihubungi.
-
Klik “Save” untuk menyimpan.
Informasi bertanda bintang (*) wajib diisi.
Anda dapat mengimpor informasi kontak darurat karyawan secara masal dengan cara klik “Import”. Pastikan dokumen yang akan Anda impor sudah sesuai dengan template yang disediakan oleh Talenta.
-
Atau mengekspor data informasi kontak darurat karyawan dengan cara klik “Export”.
Terdapat dua tombol ekspor:
- Export Template: tombol untuk mengunduh template yang disediakan oleh Talenta apabila Anda ingin menginput data informasi kontak darurat karyawan secara massal melalui Import.
- Export Data: tombol untuk mengunduh informasi kontak darurat karyawan yang sudah tersimpan pada Talenta. Anda dapat melihat informasi kontak darurat karyawan pada tabel Emergency Contact Table.
Dan mengatur tampilan informasi kontak darurat karyawan dengan cara klik “Showing”.
Demikian penjelasan mengenai cara mengelola personal data pada General Info Karyawan. Pelajari juga cara mengelola Education dan Experience data, di sini.