Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola keseluruhan dokumen yang dimiliki perusahaan, baik yang dibagikan kepada karyawan dan dokumen perusahaan lainnya. 

Berikut langkah-langkahnya: 

A. Company Files

Company Files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki oleh perusahaan. 

1. Masuk ke menu Company.
2. Klik “Files”.
   
3. Pilih tab Company Files.
   
4. Klik “Add New”.
   
5. Masukkan nama file yang ingin dibagikan pada kolom File Name dan atur tanggal publikasi dokumen pada Publish Date. 
   
6. Klik “Choose Files” untuk memilih file yang ingin dibagikan dan pada kolom Share to, pilih Share to All Employee untuk membagikan ke seluruh karyawan atau Select Employee untuk memilih karyawan tertentu.
   
7. Centang Send email & push notification after file uploaded, jika Anda ingin mengirimkan email dan notifikasi dan centang Send file reminder notification jika Anda ingin employee atau orang yang di assign untuk menerima file mendapatkan notifikasi pengingat pada waktu tertentu.
   
8. Centang Default add to new employee, jika Anda ingin file yang diunggah diterima juga oleh karyawan baru. Namun, apabila Anda tidak mencetangnya, maka karyawan baru tidak akan mendapatkan file tersebut. Default add to new employee dapat Anda centang apabila pada bagian kolom Share to, Anda memilih All Employee.
   
9. Klik "Upload".
   
   

   - Super admin dan admin dapat melakukan beberapa tindakan atas dokumen yang diunggah seperti: Download untuk mengunduh dokumen, Edit untuk mengubah dokumen atau Delete untuk menghapus dokumen.
   - File yang diunggah dapat diunduh oleh karyawan melalui akun ESS dari menu My Files. Anda dapat melihat daftar dokumen seperti berikut.

B. Employee Files

Employee Files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki oleh karyawan. 

1. Masuk ke menu Company.
2. Klik “Files”.
   
3. Pilih tab Employee Files. 
   
4. Maka akan muncul daftar dokumen yang sudah pernah disimpan atau diunggah karyawan melalui fitur My Files.
   
   
5. Klik “Employee Files” untuk masuk ke fitur My Files masing-masing karyawan.
   
6. Klik “Download File” untuk mengunduh dokumen.
   
7. Anda juga dapat mengunduh seluruh dokumen Employee files secara massal dengan cara klik “Download all files”.
   
8. Maka, Anda dapat menemukan file hasil export tersebut di dalam Inbox. Klik inbox yang masuk dengan judul Results of employee files export dan Anda akan menemukan file berikut. Klik “Download ZIP file”.
   

C. Other Files

Company files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen lainnya. Dokumen-dokumen yang terdapat pada Other files merupakan file yang langsung diunggah (upload) pada tab ini dan melalui fitur announcement, task, reprimand dan onboarding.

1. Masuk ke menu Company.
2. Klik “Files”.
   
3. Pilih tab Other Files.
   
   
4. Klik “Drop files here, paste or browse" untuk mengunggah dokumen.
   
5. Anda dapat melihat daftar dokumen lainnya seperti berikut.
   
   

   Anda dapat melihat 3 status yang berbeda pada daftar file, yaitu:
   - Need completion: Berarti file ini digunakan di fitur lain. Selain itu, bisa jadi file ini sudah terupload di sistem namun belum disimpan. Atau, file ini langsung diupload melalui other file. Contoh kasus: File ini telah diunggah di announcement yang belum disimpan.
   - Complete: Berarti file ini digunakan di fitur lain, dan sudah disimpan. Contoh kasus: File ini telah diunggah dan disimpan di sebuah announcement.
   - Delete: Berarti entitas di fitur lain yang mana terlampir file ini telah dihapus. Contoh kasus: Announcement yang terdapat lampiran file ini telah dihapus.

6. Untuk menghapus dokumen, centang dokumen yang ingin dihapus.
   
7. Lalu klik “Delete”.
   

Demikian cara mengelola files pada Talenta. Pelajari cara mengelola fitur file reminder di sini.