Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola keseluruhan dokumen yang dimiliki perusahaan, baik yang dibagikan kepada karyawan maupun dokumen perusahaan lainnya. 

Berikut langkah-langkahnya: 

A. Company Files

Company Files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki oleh perusahaan. 

1. Masuk ke menu "Company", lalu klik Files.
   

2. Pilih tab Company Files.
   

3. Klik “New company files”.
   

4. Anda wajib mengisi nama berkas yang akan dibagikan pada kolom “Name” dan menentukan tanggal mulai akses melalui kolom “Accessible on”. Selain itu, Anda dapat mengisi keterangan berkas pada kolom “Description” secara opsional.
   

5. Pada bagian Criteria, pilih “Apply to all employees” untuk membagikan kepada seluruh karyawan atau “Add criteria” untuk memilih membagikan kepada karyawan berdasarkan kategori tertentu, seperti Branch, Organization, Job position, Job level, dan lain-lain.
   
   

   Berikut merupakan contoh saat Anda memilih untuk membagikan kepada karyawan berdasarkan kategori Branch (Pusat Head Office dan Bandung) dan Employment status (Permanent). Anda dapat menghapus kategori yang sudah terpilih dengan klik ikon “-”. Apabila Anda perlu menambahkan criteria, klik “Add criteria”.
   

6. Centang “After file uploaded” jika Anda ingin mengirimkan email dan notifikasi, dan centang “Reminder to check the newly added file” jika Anda ingin karyawan atau orang yang di-assign untuk menerima file mendapatkan notifikasi pengingat pada waktu tertentu.
   
   

   Apabila Anda memilih opsi “Reminder to check the newly added file”, maka Anda perlu melengkapi kolom “Reminder date”, yaitu tanggal dikirimnya notifikasi pengingat. Kolom “Remind before” (berapa hari email pengingat dikirim) dan “Message” (pesan dalam pesan pengingat) dapat Anda isi secara opsional.
   

7. Pada bagian Upload file, Anda dapat mengunggah file dengan menyeretnya langsung (drag and drop) ke area pengunggahan, klik “Browse” untuk memilih file dari komputer, atau memilih tombol “Upload folder” untuk mengunggah satu folder sekaligus. Sistem mendukung beragam format file (seperti PDF, JPEG, DOCX, XLSX, PPT, hingga ZIP/RAR, dan lain-lain) dengan ukuran maksimal 10 MB per file. Dalam sekali proses, Anda dapat mengunggah hingga 100 file dengan total ukuran maksimal 1 GB serta kedalaman subfolder hingga 100 tingkat. 
   
   

   Untuk mengunggah folder, Anda dapat menyiapkan folder dan file di komputer terlebih dahulu. Kemudian, pilih file lalu klik “Upload”.
   
   Konfirmasi untuk mengunggah file dengan klik “Upload”.
   

8. Setelah file masuk ke daftar yang akan diunggah, klik "Save" untuk mengunggahnya ke dalam sistem.
   
   

   Apabila Anda mengunggah folder (Upload folder), maka berikut contoh tampilannya. Anda dapat klik ikon “panah” untuk membuka uraian dokumen.
   

   Penting
   - Super Admin dan Admin dapat melakukan beberapa tindakan atas dokumen yang diunggah, seperti: Download untuk mengunduh dokumen, Edit untuk mengubah dokumen, atau Delete untuk menghapus dokumen.
   - File yang diunggah dapat diunduh oleh karyawan dari Employee profile - Files.

B. Employee Files

Employee Files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki oleh karyawan. 

1. Pada menu Company klik “Files”.
   

2. Lalu, pilih tab Employee files.
   

3. Pilih kategori file yang ingin ditampilkan pada pilihan berikut.
   

   - Anda dapat mencari nama kategori dengan mengetikkannya pada kolom Search bar.
   - Anda dapat menambahkan kategori file dengan klik “+”. Maka, Anda dapat memberikan nama kategori baru (tanpa simbol), kemudian klik “Save”.
   

4. Klik “Employee files report”. Lalu, untuk mengunduh laporan jumlah employee files pada masing-masing category dengan klik “Download employee files report”. Sedangkan untuk mengunduh seluruh data Employee files, klik “Download all employee files”.
   

   - Apabila Anda memilih “Download employee files report”, maka file laporan dalam format Excel otomatis terunduh. Berikut merupakan halaman tampilan dari laporan jumlah employee files pada masing-masing category tersebut.
   
   - Sedangkan, apabila Anda memilih “Download all employee files”, file yang berhasil diunduh akan dikirimkan ke inbox Talenta Anda. Klik “Check inbox” untuk membuka halaman inbox Anda.
   
   Maka, di dalam folder yang berjudul ‘Results of employee files export’, Anda akan menemukan file berikut. Klik “Download ZIP file”.
   

5. Untuk menambahkan Employee file secara satu per satu, Anda dapat klik “Add file”.
   

6. Lengkapi informasi dan unggah lampiran pada halaman Add file.
   

6. Klik “Save” jika file yang Anda buat sudah lengkap.
   

7. Maka, Anda diarahkan kembali ke halaman Employee files, di mana setiap file yang telah dibuat terdaftar di sini.
   

8. Di halaman ini, Anda dapat melakukan tindakan tertentu, sebagai berikut.
   
   
    

9. Selain itu, Anda juga dapat menambahkan Employee files secara langsung dengan mengunggah folder dan file dari komputer dengan klik “+ Add employee files”.
   

10. Kemudian, Anda dapat menyiapkan folder dan file di komputer.

    - Beri nama folder utama: Gunakan ID Karyawan sebagai nama folder (contoh: XYZ-112038771591121211523).
    
    - Buat sub-folder kategori: Di dalam folder ID karyawan, buat folder baru sesuai nama kategori (contoh: Identity atau Other).
    
    - Masukkan berkas: Simpan dokumen di dalam sub-folder tersebut (maksimal 10 MB per berkas, mendukung format PDF, Foto, Word, Excel, PPT, ZIP, RAR, dan teks).
    

11. Maka, Anda diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat mengunduh template dengan klik “Download folder template” di kanan bawah jika ingin melihat atau menggunakan contoh struktur folder yang benar.
    

12. Kemudian, Anda dapat klik “Browse folder” atau drag and drop folder sehingga folder dapat terunggah.
    

13. Maka Anda dapat memerika folder dan berkas-berkas di dalamnya sebelum klik “Upload”.
    

    Apabila terdapat kesalahan pada format penamaan berkas, Anda dapat melengkapi kolom yang kosong terlebih dahulu. Contohnya, pada kasus di bawah ini, kesalahan terdapat pada penamaan Employee ID dan Category. Maka, Anda wajib memilih nama karyawan pada kolom “Select employee” dan nama kategori pada kolom “Select category”. Selain itu, Anda dapat klik ikon “-” untuk menghapus berkas.
    

14. Maka, folder berhasil diunggah dan terdaftar di halaman Employee files.
    

C. Other Files

Company files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen lainnya. Dokumen-dokumen yang terdapat pada Other files merupakan file yang langsung diunggah (upload) pada tab ini dan melalui fitur announcement, task, reprimand dan onboarding.

1. Masuk ke menu "Company", lalu klik Files.

2. Pilih tab Other Files.
   
    

3. Klik “Drop files here, paste or browse" untuk mengunggah dokumen.
   

4. Anda dapat melihat daftar dokumen lainnya seperti berikut.
   

   Anda dapat melihat 3 status yang berbeda pada daftar file, yaitu:
   - Need completion: Berarti file ini digunakan di fitur lain. Selain itu, bisa jadi file ini sudah terupload di sistem namun belum disimpan. Atau, file ini langsung diupload melalui other file. Contoh kasus: File ini telah diunggah di announcement yang belum disimpan.
   - Complete: Berarti file ini digunakan di fitur lain, dan sudah disimpan. Contoh kasus: File ini telah diunggah dan disimpan di sebuah announcement.
   - Delete: Berarti entitas di fitur lain yang mana terlampir file ini telah dihapus. Contoh kasus: Announcement yang terdapat lampiran file ini telah dihapus.

5. Untuk menghapus dokumen, centang dokumen yang ingin dihapus.
   

6. Lalu klik “Delete”.
   

Demikian cara mengelola files pada Talenta. Pelajari cara mengelola fitur file reminder di sini.