Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola keseluruhan dokumen yang dimiliki perusahaan, baik yang dibagikan kepada karyawan maupun dokumen perusahaan lainnya.
Berikut langkah-langkahnya:
A. Company Files
Company Files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki oleh perusahaan.
Masuk ke menu "Company", lalu klik Files.
Pilih tab Company Files.
Klik “Add New”.
Masukkan nama file yang ingin dibagikan pada kolom File Name dan atur tanggal publikasi dokumen pada Publish Date.
Klik “Choose Files” untuk memilih file yang ingin dibagikan dan pada kolom Share to, pilih Share to All Employee untuk membagikan ke seluruh karyawan atau Select Employee untuk memilih karyawan tertentu.
Centang Send email & push notification after file uploaded, jika Anda ingin mengirimkan email dan notifikasi dan centang Send file reminder notification jika Anda ingin employee atau orang yang di assign untuk menerima file mendapatkan notifikasi pengingat pada waktu tertentu.
Centang Default add to new employee, jika Anda ingin file yang diunggah diterima juga oleh karyawan baru. Namun, apabila Anda tidak mencentangnya, maka karyawan baru tidak akan mendapatkan file tersebut. Default add to new employee dapat Anda centang apabila pada bagian kolom Share to, Anda memilih All Employee.
-
Klik "Upload".
- Super admin dan admin dapat melakukan beberapa tindakan atas dokumen yang diunggah, seperti: Download untuk mengunduh dokumen, Edit untuk mengubah dokumen, atau Delete untuk menghapus dokumen.
- File yang diunggah dapat diunduh oleh karyawan melalui akun ESS dari menu My Files.
B. Employee Files
Employee Files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki oleh karyawan.
Pada menu Company klik “Files”.
Lalu, pilih tab Employee files.
-
Pilih kategori file yang ingin ditampilkan pada pilihan berikut.
- Anda dapat mencari nama kategori dengan mengetikkannya pada kolom Search bar.
- Anda dapat menambahkan kategori file dengan klik “+”. Maka, Anda dapat memberikan nama kategori baru (tanpa simbol), kemudian klik “Save”. -
Klik “Employee files report”. Lalu, untuk mengunduh laporan jumlah employee files pada masing-masing category dengan klik “Download employee files report”. Sedangkan untuk mengunduh seluruh data Employee files, klik “Download all employee files”.
- Apabila Anda memilih “Download employee files report”, maka file laporan dalam format Excel otomatis terunduh. Berikut merupakan halaman tampilan dari laporan jumlah employee files pada masing-masing category tersebut.
- Sedangkan, apabila Anda memilih “Download all employee files”, file yang berhasil diunduh akan dikirimkan ke inbox Talenta Anda. Klik “Check inbox” untuk membuka halaman inbox Anda.
Maka, di dalam folder yang berjudul ‘Results of employee files export’, Anda akan menemukan file berikut. Klik “Download ZIP file”. Untuk menambahkan Employee file secara satu per satu, Anda dapat klik “Add file”.
Lengkapi informasi dan unggah lampiran pada halaman Add file.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Deskripsi |
| 1 | Employee | Masukkan nama karyawan yang mendapatkan file ini. |
| 2 | Attachment |
Unggah file dengan cara memilih “Browse” atau menarik lalu melepasnya (drag and drop). Batas maksimum pengunggahan adalah 10 file, dengan ketentuan ukuran tiap file paling banyak 10 MB dan total seluruhnya tidak melebihi 1 GB. Pastikan juga bahwa format file sesuai dengan yang didukung (PDF, JPG, PNG, XLSX, XLS, JPEG, DOCX, DOC, CSV, TXT, PPT, PPTX, ZIP, RAR). File yang diunggah dapat diunduh oleh karyawan melalui akun ESS dari menu My Files. |
| 3 | File category | Masukkan lampiran ke kategori file tertentu. |
| 4 | Delete | Klik untuk menghapus lampiran satu per satu. |
Klik “Save” jika file yang Anda buat sudah lengkap.
Maka, Anda diarahkan kembali ke halaman Employee files, di mana setiap file yang telah dibuat terdaftar di sini.
Di halaman ini, Anda dapat melakukan tindakan tertentu, sebagai berikut.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Deskripsi |
| 1 | Filter based on employees | Klik untuk memilih filter berdasarkan karyawan tertentu. |
| 2 | Filter based on job positions | Klik untuk memilih filter berdasarkan jabatan tertentu. |
| 3 | Search bar | Ketik kata kunci tertentu untuk mencari nama file. |
| 4 | Actions | Klik untuk melakukan tindakan tertentu pada lampiran Employee file, seperti mengunduh lampiran dengan klik Download, mengubah rincian lampiran dengan klik Edit, atau menghapus lampiran dengan klik Delete. |
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan Employee files secara langsung dengan mengunggah folder dan file dari komputer dengan klik “+ Add employee files”.
-
Kemudian, Anda dapat menyiapkan folder dan file di komputer.
- Beri nama folder utama: Gunakan ID Karyawan sebagai nama folder (contoh: XYZ-112038771591121211523).
- Buat sub-folder kategori: Di dalam folder ID karyawan, buat folder baru sesuai nama kategori (contoh: Identity atau Other).
- Masukkan berkas: Simpan dokumen di dalam sub-folder tersebut (maksimal 10 MB per berkas, mendukung format PDF, Foto, Word, Excel, PPT, ZIP, RAR, dan teks). Maka, Anda diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat mengunduh template dengan klik “Download folder template” di kanan bawah jika ingin melihat atau menggunakan contoh struktur folder yang benar.
Kemudian, Anda dapat klik “Browse folder” atau drag and drop folder sehingga folder dapat terunggah.
-
Maka Anda dapat memerika folder dan berkas-berkas di dalamnya sebelum klik “Upload”.
Apabila terdapat kesalahan pada format penamaan berkas, Anda dapat melengkapi kolom yang kosong terlebih dahulu. Contohnya, pada kasus di bawah ini, kesalahan terdapat pada penamaan Employee ID dan Category. Maka, Anda wajib memilih nama karyawan pada kolom “Select employee” dan nama kategori pada kolom “Select category”. Selain itu, Anda dapat klik ikon “-” untuk menghapus berkas.
Maka, folder berhasil diunggah dan terdaftar di halaman Employee files.
C. Other Files
Company files merupakan tab yang berfungsi untuk mengelola dokumen-dokumen lainnya. Dokumen-dokumen yang terdapat pada Other files merupakan file yang langsung diunggah (upload) pada tab ini dan melalui fitur announcement, task, reprimand dan onboarding.
Masuk ke menu "Company", lalu klik Files.
Pilih tab Other Files.
Klik “Drop files here, paste or browse" untuk mengunggah dokumen.
-
Anda dapat melihat daftar dokumen lainnya seperti berikut.
Anda dapat melihat 3 status yang berbeda pada daftar file, yaitu:
- Need completion: Berarti file ini digunakan di fitur lain. Selain itu, bisa jadi file ini sudah terupload di sistem namun belum disimpan. Atau, file ini langsung diupload melalui other file. Contoh kasus: File ini telah diunggah di announcement yang belum disimpan.
- Complete: Berarti file ini digunakan di fitur lain, dan sudah disimpan. Contoh kasus: File ini telah diunggah dan disimpan di sebuah announcement.
- Delete: Berarti entitas di fitur lain yang mana terlampir file ini telah dihapus. Contoh kasus: Announcement yang terdapat lampiran file ini telah dihapus. Untuk menghapus dokumen, centang dokumen yang ingin dihapus.
Lalu klik “Delete”.
Demikian cara mengelola files pada Talenta. Pelajari cara mengelola fitur file reminder di sini.