Setiap karyawan wajib memiliki satu jadwal kerja dasar, meskipun nantinya karyawan tersebut akan bekerja menggunakan shift secara acak. Namun untuk dapat mengatur schedule, Anda harus membuat shift dan break terlebih dahulu.
Berikut adalah langkah-langkahnya:
A. Menambahkan Schedule secara Manual
- Masuk ke menu Setting dan pilih Account Settings.
- Pilih menu Time Management dan klik “Attendance”.
- Pilih tab "Schedule".
- Klik “Add Schedule” dan pilih Single Add.
- Isikan nama jadwal kerja pada kolom Name dan isikan isikan tanggal berlakunya jadwal kerja pada kolom Effective date.
- Centang pengaturan-pengaturan tambahan bagian Settings.
No. Nama Checkbox Deskripsi 1 Overide National Holiday Centang apabila libur nasional akan diperhitungkan sebagai hari kerja. 2 Overide Company Holiday Centang apabila libur perusahaan yang ditetapkan pada menu Calendar akan diperhitungkan sebagai hari kerja. 3 Overide Special Holiday Centang apabila libur khusus yang ditentukan pemerintah diperhitungkan sebagai hari kerja. 4 Flexible Centang apabila jadwal kerja fleksibel diberlakukan pada karyawan.
- Pilih Include late in apabila perusahaan menghitung keterlambatan clock-in (absen masuk) dari jadwal yang telah diatur.
- Atau, pilih Include early out apabila perusahaan menghitung clock-out (absen keluar) yang lebih awal dari jadwal.
- Masukkan dan pilih shift yang telah Anda buat pada tab Shift, atau klik “Add new shift” untuk membuat shift baru.
- Berikut tampilan dari shift yang telah Anda tambahkan pada schedule (jadwal kerja).
- Aktifkan initial shift pada shift pertama yang digunakan per tanggal efektif.
- Klik icon “-” untuk menghapus shift dari daftar jadwal kerja.
- Klik “Preview” untuk meninjau jadwal kerja yang akan terbuat.
- Berikut tampilan dari Preview yang ditampilkan. Fitur Preview ini dapat Anda dapat gunakan sebagai simulasi untuk melihat jadwal kerja yang terbuat dari schedule/jadwal kerja yang Anda buat.
- Klik “Submit” untuk menyimpan jadwal kerja baru.
- Berikut tampilan jadwal kerja yang telah terbuat.
- Klik “Edit”untuk mengubah jadwal kerja.
Jadwal Kerja (schedule) yang dapat Anda edit adalah jadwal kerja yang belum pernah di assign kepada karyawan.
- Klik icon “titik tiga” lalu pilih Permanently delete untuk menghapus jadwal kerja.
Jadwal Kerja (schedule) yang dapat Anda hapus adalah jadwal kerja yang belum pernah di assign kepada karyawan.
- Anda juga dapat klik “Set Inactive” untuk menonaktifkan jadwal kerja.
- Jika Anda memilih untuk Set Inactive, maka akan muncul pop up seperti ini. Klik “Set Inactive” untuk melanjutkan.
- Maka, jadwal kerja yang sudah Anda buat akan berada pada halaman tab Inactive seperti berikut.
Setelah jadwal kerja telah di set inactive, maka schedule tidak akan dapat digunakan dan tidak muncul pada proses assign schedule.
- Apabila Anda ingin mengaktifkannya kembali klik “Set Active” dan jadwal Anda akan berpindah ke halaman tab Active.
- Gunakan tombol Export untuk mengunduh daftar jadwal kerja Anda. Tombol Export ini juga dapat digunakan sebagai template untuk melakukan update secara massal pada schedule (jadwal kerja).
- Klik “Bulk Update” untuk mengunggah data schedule (jadwal kerja) yang telah Anda perbarui.
Schedule yang dapat Anda perbarui adalah schedule yang belum ditempelkan kepada karyawan.
- Anda dapat gunakan kolom Search untuk mencari jadwal kerja tertentu.
B. Menambahkan Schedule secara Massal
- Masuk ke menu Setting dan pilih Account Settings.
- Pilih menu Time Management dan klik “Attendance”.
- Pilih tab "Schedule".
- Klik “Add Schedule” dan pilih Bulk Add.
- Unduh template jadwal kerja yang disediakan.
- Lengkapi informasi dari jadwal kerja yang ingin ditambahkan.
- Apabila Anda ingin memasukkan informasi shift, pada kolom Shift Id dan Shift Name, Anda dapat isikan sesuai dengan informasi yang ada pada sheet List Shift. Sistem hanya membaca Shift Id.
Kolom Shift Name hanya disediakan untuk membantu user dalam melakukan mapping Shift Id dan Shift Name saja. - Setelah template sudah di lengkapi dan di simpan. Anda dapat kembali ke halaman Talenta, dan klik “Choose file” dan pilih file yang telah Anda lengkapi sebelumnya.
- Klik “Submit” dan daftar jadwal kerja yang baru akan bertambah.
Demikian penjelasan mengenai cara membuat schedule pada menu Settings. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola attendance, di sini.
