Setiap karyawan wajib memiliki satu jadwal kerja dasar, meskipun nantinya karyawan tersebut akan bekerja menggunakan shift secara acak. Namun untuk dapat mengatur schedule, Anda harus membuat shift dan break terlebih dahulu.
Berikut adalah langkah-langkahnya:
A. Menambahkan Schedule secara Manual
- Masuk ke menu Setting dan pilih Account Settings.
- Pilih menu Time Management dan klik “Attendance”.
- Pilih tab "Schedule".
- Klik “Create new schedule” dan pilih Create single schedule.
- Isikan nama jadwal kerja pada kolom Name dan isikan isikan tanggal berlakunya jadwal kerja pada kolom Effective date.
- Centang pengaturan-pengaturan tambahan bagian Settings.
No. Nama Checkbox Deskripsi 1 Ignore national holiday Centang apabila libur nasional akan diperhitungkan sebagai hari kerja. 2 Ignore special holiday Centang apabila libur khusus yang ditentukan pemerintah diperhitungkan sebagai hari kerja. 3 Ignore company holiday Centang apabila libur perusahaan yang ditetapkan pada menu Calendar akan diperhitungkan sebagai hari kerja. 4 Flexible Centang apabila jadwal kerja fleksibel diberlakukan pada karyawan.
- Pilih Include late in apabila perusahaan menghitung keterlambatan clock-in (absen masuk) dari jadwal yang telah diatur.
- Atau, pilih Include early out apabila perusahaan menghitung clock-out (absen keluar) yang lebih awal dari jadwal. - Lengkapi shift pattern sesuai dengan pola penjadwalan pada perusahaan Anda.
No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi 1 Preview Schedule Klik untuk meninjau jadwal kerja yang Anda buat sebelum disimpan. 2 Select shift Klik untuk memilih shift yang Anda masukkan pada jadwal ini. 3 Repeat shift toggle Klik untuk mengaktifkan/menonaktifkan repeat shift. Jika Anda mengaktifkan fitur ini, maka shift akan berulang dan Anda dapat menentukan hingga berapa hari shift tersebut berulang. 4 Repeat until Tentukan jumlah hari shift berulang di sini. 5 View detail Klik untuk melihat rincian shift ini. 6 Delete Klik untuk menghapus shift pada daftar. 7 Add day Klik untuk menambahkan satu kolom shift pada daftar.
Tombol ini dapat diklik apabila Anda sudah menentukan shift minimal 1 hari pada daftar.
- Berikut tampilan dari Preview schedule. Fitur Preview ini dapat Anda dapat gunakan sebagai simulasi untuk melihat jadwal kerja yang terbuat dari schedule/jadwal kerja yang Anda buat.
- Tampilan Calendar view
- Tampilan List view
- Tampilan Calendar view
- Klik “Save” untuk menyimpan jadwal kerja baru.
Anda dapat klik “Save & create new” apabila Anda ingin menyimpan dan membuat jadwal baru. Sehingga, Anda akan diarahkan ke halaman Create new schedule lagi.
- Maka, jadwal yang Anda buat akan masuk ke dalam daftar Attendance Active pada Settings di urutan teratas berdasarkan jadwal terbaru.
- Klik “View detail”untuk melihat rincian jadwal kerja.
- Klik ikon “titik tiga” untuk melakukan beberapa tindakan tertentu pada jadwal tersebut.
- Set as default: Klik untuk membuat jadwal ini sebagai jadwal bawaan utama.
- Duplicate: Klik untuk menduplikasi jadwal.
- Edit: Klik untuk mengubah rincian jadwal. Jadwal Kerja (schedule) yang dapat Anda edit adalah jadwal kerja yang belum pernah di-assign kepada karyawan.
- Set as inactive: Klik untuk menonaktifkan jadwal kerja. Jadwal kerja tersebut akan berpindah ke tab Inactive. Setelah jadwal kerja telah di-set inactive, maka schedule tidak akan dapat digunakan dan tidak muncul pada proses assign schedule. Apabila Anda ingin mengaktifkannya kembali klik Set Active dan jadwal Anda akan berpindah kembali ke halaman tab Active. - Gunakan tombol Export (kanan) untuk mengunduh daftar jadwal kerja Anda yang mana juga dapat digunakan sebagai template untuk melakukan update secara massal dengan klik tombol Import (kiri).
Schedule yang dapat Anda perbarui adalah schedule yang belum ditempelkan kepada karyawan.
- Anda dapat gunakan kolom Search untuk mencari jadwal kerja tertentu.
B. Menambahkan Schedule secara Massal
- Masuk ke menu Setting dan pilih Account Settings.
- Pilih menu Time Management dan klik “Attendance”.
- Pilih tab "Schedule".
- Klik “Create new schedule” dan pilih Create bulk schedule.
- Unduh template jadwal kerja dengan format xlsx. yang disediakan dengan klik “Export file”.
- Lengkapi informasi dari jadwal kerja yang ingin ditambahkan sesuai dengan instruksi yang terdapat pada sheet.
- Apabila Anda ingin memasukkan informasi shift, pada kolom Shift Id dan Shift Name, Anda dapat isikan sesuai dengan informasi yang ada pada sheet List Shift. Sistem hanya membaca Shift Id. Selain itu, kolom Shift Name hanya disediakan untuk membantu user dalam melakukan mapping Shift Id dan Shift Name saja.
- Setelah template sudah di lengkapi dan di simpan. Anda dapat kembali ke halaman Talenta, dan klik “Browse” dan pilih file yang telah Anda lengkapi sebelumnya.
- Klik “Submit” dan daftar jadwal kerja yang baru akan bertambah.
Demikian penjelasan mengenai cara membuat schedule pada menu Settings. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola attendance, di sini.