Pada Talenta, bagi Anda yang memiliki roles sebagai Super Admin/Admin/Karyawan yang diberikan akses dapat membuat custom forms, yang dapat Anda gunakan untuk membuat formulir, survei atau polling dari dalam Talenta.

HR dapat memanfaatkan fitur forms yang dapat dikustomisasi dan diintegrasikan ini untuk keperluan pengumpulan data. Contohnya, pada saat karyawan offboarding dan survey kepuasan karyawan.

Forms Talenta ini terbagi atas 2 paket, yaitu paket Forms (Gratis) dan paket Talenta Forms+.

Penting
Apabila Anda ingin belangganan Talenta Form Plus, Anda dapat hubungi tim support kami di support-hr@mekari.com.Fitur Forms ini dapat diakses pada Menu Company.

A. Cara Membuat Forms

Berikut langkah-langkah membuat forms pada Talenta:

1. Klik menu Company, lalu pilih Forms.
   
   

   Melalui tampilan New navigation, Anda dapat mengakses halaman Forms & Surveys di menu Productivity.
   

2. Kemudian, pilih Forms. Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Klik “Create Form” untuk membuat template form baru. Apabila Anda ingin membuat form dengan template yang tersedia, maka terdapat beberapa template form yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan HR.
   
   

   Untuk mengupgrade fitur Form menjadi Forms+, Anda dapat mengisi kolom Phone number lalu klik “Request consulting”. Berbeda dengan fitur Forms basic, pada Forms+ Anda dapat mengatur approval form dan pengaturan kustom lainnya.

3. Isikan nama formulir serta deskripsi yang menggambarkan formulir tersebut. Anda juga dapat centang Submission needs approval, apabila setiap submission memerlukan persetujuan terlebih dahulu. Klik di sini untuk mengatur approval forms.
   
   

   - Anda hanya dapat mencentang Submission needs approval, apabila Anda berlangganan Talenta Forms Plus.
   - Form hanya dapat di submit satu kali apabila form tidak membutuhkan approval.
   - Namun apabila proses untuk men-submit form membutuhkan approval, maka form dapat di submit beberapa kali, sampai di approve oleh approver. Dan setelah approver melakukan approval, maka form sudah tidak bisa lagi disubmit.

4. Klik “Continue”.
   

   Penting
   Anda tidak perlu memberikan pertanyaan yang berkaitan dengan data karyawan yang nantinya mengisi form ini seperti Nama, Nomor telepon, Email, Branch, Organization, Job position, dan Job level karena sistem terintegrasi dengan data yang telah diinput di personal information karyawan.

5. Isikan nama kolom atau pertanyaan yang ingin diajukan di Question, kemudian pilih tipe jawaban serta lengkapi deskripsi apabila perlu. Maka, pertanyaan tersebut akan ditampilkan di preview box di atasnya.
   
   

   Tipe jawaban yang terdapat pada forms Talenta adalah:
   - Text: Pilih Text, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk tulisan/kalimat.
   - Number: Pilih Number, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk angka.
   - Email: Pilih Email, apabila jawaban diperlukan dalam bentuk email dengan domain extension (test@gmail.com).
   - Amount: Pilih Amount, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk nominal uang rupiah.
   - Option: Pilih Option, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk pilihan (hanya dapat memilih 1 pilihan).
   - Checkboxes: Pilih Checkboxes, apabila jawaban yang diperlukan dalam pilihan (pilihan dapat dipilih lebih dari 1).
   - Linear Scale: Pilih Linear Scale, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk skala.
   - Date: Pilih Date, apabila jawaban diperlukan dalam format tanggal.
   - Phone number: Pilih Phone number, apabila jawaban yang diperlukan dalam format nomor telepon (08 atau +62), maksimal 15 digit.
   - Long text: Pilih Long text, apabila jawaban yang diperlukan dalam bentuk tulisan panjang.
   - File upload: Pilih File upload, Apabila ingin menggunggah file atau gambar untuk jawaban. (Hanya untuk forms+).

6. Jika Anda pengguna Forms+ dan memilih tipe jawaban Option, maka akan muncul icon Jump question yang bisa Anda klik. Fitur ini memungkinkan pertanyaan yang muncul selanjutnya adalah berdasarkan jawaban yang dipilih.
   
7. Setelah jump question aktif, Anda dapat tentukan alur pertanyaan selanjutnya yang akan muncul setelah jawaban yang dipilih.
   
8. Anda juga bisa menambah pilihan jawaban dengan klik “Add option” atau jawaban lainnya lainnya dengan klik “Others”.
9. Kemudian, pilih jump question yang Anda inginkan.
   
10. Anda dapat aktifkan Required, apabila pertanyaan wajib diisi.
    
11. Anda dapat klik ikon "salin" apabila pertanyaan ingin anda salin untuk menjadi pertanyaan selanjutnya dan klik ikon "tempat sampah" apabila Anda ingin menghapus pertanyaan.
    
12. Klik “Add question” untuk menambah pertanyaan.
    
13. Apabila semua daftar pertanyaan sudah Anda buat, klik “Continue".
    
14. Maka, Anda akan diarahkan ke lembar Set employees. Pilih “Select Employee”, apabila hanya karyawan tertentu saja yang dapat mengakses formulir. Kemudian, cari dan pilih nama karyawan. Nama karyawan yang terpilih akan berpindah ke bagian sebelah kanan.
    
    

    Jika semua karyawan dapat mengakses formulir, Anda dapat centangSelect all employees.
    

15. Klik “Save” untuk menyimpan dan nama karyawan yang terpilih akan terdaftar di lembar Set employee.
    
16. Lalu, Anda dapat mengaktifkan fitur Set reminder yang untuk pengingat karyawan agar mengisi form apabila diperlukan. Maka, isikan informasi berikut pada kolom yang tersedia, seperti Date untuk mengisi tanggal batas pengingat dan Remind before untuk mengisi berapa hari sebelum tanggal batas pengingat notifikasi harus dikirimkan sistem.
    
17. Centang Set schedule untuk mengaktifkan batas mengisi form. Lalu, Anda dapat menentukan tanggalnya di kolom When dengan klik Select date.
    
18. Centang Send an email after employees submit the form untuk mengirimkan email setelah karyawan selesai mengisi form.
    
    

    Anda dapat memilih salah satu:
    - Daily summary notification: Ringkasan tentang form yang telah disubmit akan dikirimkan ke email Anda setiap harinya.
    - Instant notification: Anda akan mendapatkan notifikasi melalui email Anda dan karyawan yang telah Anda pilih pada setiap form yang telah disubmit.

19. Anda dapat mencentang Default add to new employee apabila karyawan baru diizinkan untuk mengakses formulir. Atau, centang Only allow 1 submission per employee jika Anda menginginkan submission form hanya dapat dilakukan satu kali saja. Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan periode 1 submission only ini untuk selamanya atau dengan periode tertentu. Dengan kebijakan ini, Anda dapat membuat form untuk Employee Engagement Survey. Anda cukup membuat 1 form saja untuk beberapa periode survey dan mengatur periode 1 submission only-nya.
    
    

    Anda dapat memilih salah satu:
    - All time: Pilih jika karyawan dapat mengumpulkan form sekali saja.
    - Certain time: Pilih apabila karyawan yang belum mengumpulkan form dapat mengisi form pada periode yang dapat Anda tentukan di kolom Start date dan End date.

20. Klik “Save” untuk menyimpan formulir, maka pop-up berikut muncul. Pilih “Send” agar sistem mengirimkan notifikasi ke assignee melalui email mereka atau pilih “Don’t send” agar sistem tidak melakukannya.
    
21. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat kembali ke halaman form dengan klik “Back to all form”.
    
22. Maka, pada halaman utama Form, formulir yang terbentuk terdaftar di tabel dan Anda dapat melihat status form tersebut. Klik “Actions” untuk melakukan tindakan melihat Detail, Preview, Duplicate, Close form, Copy link, atau Delete.
    

B. Cara Menutup Forms

1. Klik menu Company, lalu pilih Forms.
   
   

   Melalui tampilan New navigation, Anda dapat mengakses halaman Forms & Surveys di menu Productivity.
   

2. Pada salah satu forms yang ingin Anda close lalu klik “Actions” dan pilih Close form.
   
3. Lalu akan muncul pop up konfirmasi, Anda bisa klik “Close” untuk langsung menutup forms. Atau klik “Schedule close” untuk menjadwalkan penutupan forms.
   
4. Jika Anda memilih Schedule close, maka Anda akan masuk ke halaman Settings.
5. Kemudian centang “Set schedule” untuk mengatur jadwal penutupan forms dan pilih tanggal penutupan.
   
6. Maka, Anda akan melihat tanda “Closed” pada status form.
   
   

   Form yang sudah di close akan menutup akses karyawan dalam melakukan pengisian form.

7. Anda juga bisa membuka form yang sudah di close dengan klik ikon “Actions” lalu pilih “Re-open form”.

Demikian cara mengelola Forms pada Talenta. Pelajari cara melakukan perubahan pengaturan pada Forms Talenta di sini. Temukan add-ons dan produk rekomendasi untukmu, di sini.