Anda dapat menyesuaikan kebijakan reimbursement di Mekari Talenta sesuai kebutuhan perusahaan dengan bantuan verifikasi berbasis AI. Kehadiran fitur AI Policy Verification ini mempermudah proses validasi atas pengajuan klaim karyawan, sehingga mampu memangkas tahapan persetujuan (approval) yang diperlukan.
Penting
Jika Anda membutuhkan informasi lebih lengkap mengenai fitur ini, baik pengaktifan fitur, atau penambahan kuota token AI, silakan hubungi tim kami di support-hr@mekari.com.
Berikut langkah-langkah mengelola pengaturan AI Policy Verification.
Pergi ke menu “Settings”.
Kemudian, pada tab Finance, pilih Reimbursement.
Pada bagian Reimbursement policy, Anda dapat melengkapi kolom Reimbursement Name (nama kebijakan reimbursement), Effective Date (tanggal efektif pemberlakuan reimbursement), dan Reimbursement Description (deskripsi reimbursement).
Lalu, terapkan fitur AI Policy Verification dengan mencentang checkbox berikut.
-
Pada bagian Policy rules, Anda dapat memilih “Policy category”. Opsi kategori reimbursement yang dapat Anda pilih adalah Travel & Business Trip, Food & Representation, Medical & Health, Communication & Remote Work, dan Office, Training & General.
Penting
Pastikan Anda memilih kategori yang benar karena kategori ini tidak dapat diubah setelah dipilih dan diterapkan. -
Kemudian, Anda dapat mengunggah dokumen ketentuan untuk AI dengan klik “Add policy document”.
Apabila Anda memilih opsi untuk mengunggah ketentuan dokumen, maka Anda dapat mengunggah dokumen dalam format PDF, PPTX, dan DOCX dengan klik “File”. Lalu, klik “Add document”.
Berikut contoh isi dari dokumen tersebut.
Maka, saat sistem sudah berhasil mengartikan dokumen yang Anda unggah, muncul keterangan berikut ini. Pada contoh berikut, gambar ini menampilkan bagian Policy document pada sistem pengaturan AI kebijakan reimbursement, yang berguna untuk mengunggah dokumen pedoman agar AI dapat menganalisis dan memberikan saran aturan secara otomatis. Pada tampilan tersebut, Anda dapat memantau status ringkasan aturan yang mencakup 7 aturan yang disarankan (suggested), 12 aturan yang menanti peninjauan (pending review), dan 5 aturan yang membutuhkan pengaturan manual. Untuk meninjau aturan yang dihasilkan klik tombol “Review suggested rules”. Apabila diperlukan, Anda juga dapat mengganti dokumen melalui tombol “Replace document”.
Saat Anda memilih “Review suggested rules”, maka Anda diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat melakukan pengecekan terhadap aturan yang akan diterapkan berdasarkan dokumen yang Anda unggah tersebut. Pada contoh berikut, terdapat 7 kriteria ketentuan yang perlu Anda review dengan status Needs review. Anda dapat memilih “Accept” untuk menerima, “Edit” untuk mengubah ketentuan, dan “Delete” untuk menghapus ketentuan. Status ini akan berubah menjadi Accepted saat Anda menerimanya atau Deleted saat Anda menghapusnya. Scroll halaman ini ke bawah untuk menyelesaikan review. Jika pengecekan sudah selesai, klik “Finish review” agar sistem menerapkan pengaturan ini.
Ketentuan yang tidak berhasil dibaca oleh sistem akan membutuhkan pengaturan secara manual. Anda dapat mengklik “Add to AI rules” untuk memasukkannya ke ketentuan AI, atau “Ignore” untuk mengabaikan saran ini.
Setelah selesai direview, status dari kolom ini akan menjadi Reviewed.
Atau, Anda dapat memasukkan kriteria secara manual dengan klik “Add criteria”. Kemudian, pada menu “Select criteria”, Anda dapat memilih kriteria pengajuan untuk diberikan aturan, seperti Merchant type, Receipt type, Receipt date, dan Items/keywords. Pada kolom “Operator”, Anda dapat memilih opsi Operator untuk memunculkan kolom Type, di mana Anda dapat memilih salah satu operator yang tersedia (contohnya, apabila Anda memilih Policy category Travel & Business trip, maka opsi yang tersedia mencakup Grab, Gojek, Maxim, dsb.). Terakhir, pada kolom “AI Decision”, Anda dapat memilih keputusan AI untuk kriteria tersebut, yaitu Need Review atau Auto-reject.
-
Selanjutnya, Anda dapat menambahkan ketentuan tambahan untuk AI di kolom Additional AI rules.
Jelaskan kebijakan penggantian biaya (reimbursement) dalam kalimat yang sederhana dan spesifik agar AI dapat mengevaluasi klaim secara tepat dengan logika seperti berikut:
- Gunakan logika jika–maka (contoh: Jika tanggal resi lebih dari 30 hari, tolak)
- Jelaskan kondisi yang dapat diamati, bukan asumsi
- Tentukan batasan yang jelas (jumlah, tanggal, kategori, kuantitas)
- Gunakan istilah yang konsisten untuk objek yang sama
- Hindari kata-kata yang samar seperti "biasanya", "sesuai", atau "valid" -
Untuk mengatur kelayakan (eligibility) klaim reimbursement bagi anggota keluarga, Anda dapat klik “Select relationship” dan pilih salah satu anggota keluarga (Self, Spouse, Child, atau Parent). Jika terdapat batasan atau syarat tambahan tertentu yang perlu diterapkan, klik tombol Add rule.
Saat Anda klik “Add rule”, maka Anda dapat menambahkan batasan kondisional (Conditional Restrictions) dengan menentukan kriteria pada bagian Field (seperti Items / Keywords, Merchant type, Receipt type, Employee gender, atau Employee marital status), Operator (exclude/include), dan Value, serta mengganti ketentuan hubungan keluarga pada Allowed family relationship override, atau menghapus aturan tersebut dengan klik tombol Remove.
Sebagai contoh, pada pengaturan di bawah ini, hubungan keluarga utama yang diizinkan pada ALLOWED FAMILY RELATIONSHIP diisi dengan SPOUSE. Pada bagian CONDITIONAL RESTRICTIONS, aturan khusus ditambahkan di mana ketika Field Employee marital status bernilai Is married, maka sistem secara spesifik menetapkan ALLOWED FAMILY RELATIONSHIP OVERRIDE ke SPOUSE. Pengaturan ini memastikan bahwa klaim reimbursement untuk pasangan hanya akan diproses dan disetujui oleh AI apabila status pernikahan karyawan yang bersangkutan terverifikasi sebagai married.
Pada bagian Required documents, klik “Add field” di bagian Receipt / Invoice untuk menambahkan bidang data yang akan diambil dari dokumen (Extraction). Selanjutnya, isi Field key dan Description, tentukan status bidang (Optional atau Mandatory), lalu aktifkan checkbox “Required only when condition matches” jika bidang hanya wajib diisi ketika kondisi tertentu terpenuhi. Untuk menambahkan dokumen pendukung, klik “Add Supporting Document”. Kemudian, tentukan Document type, isi Description, pilih tingkat kewajiban (Optional atau Mandatory), dan atur kondisi lampiran (Always required atau Conditional). Anda juga dapat menambahkan bidang data yang perlu diambil dari dokumen pendukung atau menghapus dokumen tersebut dengan klik “Remove”.
Untuk memastikan bahwa kebijakan ini berlaku sesuai dengan yang Anda ingin terapkan, simulasikan dengan klik “Simulate AI verification”. Apabila pengaturan sudah sesuai, simpan kebijakan ini dengan klik “Save & add policy”.
Demikian panduan mengelola pengaturan verifikasi AI untuk kebijakan reimbursement di Mekari Talenta. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengajukan reimbursement sebagai Super Admin/Admin di sini.