Dalam proses rekrutmen, perusahaan sering kali perlu memberikan kabar terbaru atau konfirmasi via email kepada kandidat. Melalui Mekari Talenta Recruitment, Anda dapat menyusun serta menyesuaikan template email secara mandiri agar selaras dengan aturan perusahaan.
Penting
Fungsi ini dapat diakses bagi pengguna paket Ultimate Hire maupun Modular. Apabila ingin melakukan upgrade atau mendaftar paket tersebut, Anda dapat mengajukan permintaan penawaran harga melalui menu Subscription. Panduan lengkapnya dapat Anda baca di sini.
Berikut langkah-langkah pembuatan dan pengelolaan Email Templates melalui menu Settings pada Mekari Talenta Recruitment.
Pergi ke https://recruitment-new.talenta.co/ dan masuk ke menu “Settings”.
Pilih “Recruitment” lalu klik Email templates.
Lalu, jika Anda hendak membuat template baru, klik “Create template”.
Maka, Anda diarahkan ke halaman Create template sebagai berikut.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Penjelasan |
| 1. | Template name | Isi dengan nama template (wajib). |
| 2. | Scenario | Pilih salah satu skenario dari isi email ini, seperti Incoming untuk konfirmasi telah diterimanya lamaran, Outcome untuk berbagai macam hasil akhir proses rekrutmen, Assessment untuk berbagai macam skenario terkait penilaian atau tes, dan Interview untuk berbagai macam skenario terkait tahap wawancara. |
| 3. | Email subject | Isi dengan subjek email yang akan diterima penerima (wajib). Gunakan kode variabel seperti {job.job_position_name} agar judul terisi otomatis sesuai data riil. |
| 4. | Message | Isi dengan teks pesan email (wajib). Gunakan kode variabel seperti {candidate.candidate_first_name} agar nama penerima atau detail lainnya terisi otomatis. |
| 5. | Attachment | Pilih berkas lampiran yang ingin diunggah dengan format PDF, JPG, atau PNG dan ukuran maksimal 4 MB per berkas (opsional). |
| 6. | Preview | Pilih tombol ini untuk melihat pratinjau tampilan email sebelum disimpan atau dipublikasikan. Berikut tampilan dari contoh Preview. |
Kemudian, Anda dapat menyimpan template baru dengan klik “Publish”.
Maka, Email template berhasil dibuat dan Anda diarahkan kembali ke halaman Email templates. Di halaman ini, Anda dapat memfilter daftar template seperti pada penjelasan berikut.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Penjelasan |
| 1. | Select scenario | Klik untuk memilih filter daftar berdasarkan jenis scenario. |
| 2. | Select status | Klik untuk memilih filter daftar berdasarkan status template. |
| 3. | Search template name | Ketik nama template sebagai kata kunci pencarian. |
-
Klik “Actions” untuk melakukan tindakan pada template tertentu.
- Preview email: Pilih opsi ini untuk melihat tampilan pratinjau template email yang telah dibuat.
- Edit: Pilih opsi ini untuk mengubah atau memperbarui informasi pada template email yang sudah ada. Anda tidak dapat mengubah scenario. Selain itu, perubahan hanya akan berlaku untuk kandidat baru yang masuk ke dalam skenario tersebut setelah perubahan dilakukan.
- Unpublished/Published: Pilih opsi ini untuk mengubah status template email, baik mempublikasikannya agar siap digunakan (Published) atau menonaktifkannya dari penggunaan (Unpublished).
- Duplicate: Pilih opsi ini untuk membuat salinan baru dari template email yang sudah ada.
- Delete: Pilih opsi ini untuk menghapus template email dari sistem. Selain itu, Anda dapat menghapus template secara massal dengan mencentang nama-nama template. Kemudian, klik “Delete”.
Demikian panduan mengelola pengaturan Email Templates di Mekari Talenta Recruitment. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola pengaturan pada bagian Recruitment Settings lainnya, yaitu Restricted candidates di sini.