Melalui Mekari Talenta, Anda dapat mengelola halaman dan fitur Restricted Employee yang dibuat untuk membantu perusahaan dengan siklus rekrutmen tinggi, seperti perusahaan sektor F&B, manufaktur, dan perhotelan. Restricted employee merupakan fitur yang dapat membantu HR dalam mengurangi risiko mempekerjakan karyawan baru dengan daftar hitam (blacklist) karena kasus, masalah kecurangan, atau lain sebagainya. Fitur ini akan secara otomatis memberikan peringatan apabila terdapat karyawan yang ada di database Mekari Talenta merupakan karyawan yang dibatasi.
Penting
- Hanya pengguna dengan role Super Admin/Admin yang dapat mengakses fitur ini. Sehingga, sebelumnya Anda perlu mengatur akses role tertentu dengan lebih rinci, pelajari panduannya di sini.
- Pastikan Anda telah mempelajari Panduan Multiplier Kompensasi Berdasarkan Peraturan Pemerintah Atas Alasan Pengunduran Diri Karyawan, di sini.
Terdapat 2 (dua) cara untuk membuat pengaturan, secara satuan dan massal, berikut langkah-langkahnya.
A. Add Restriction (Satuan)
- Pergi ke menu Settings.
- Pilih Company, lalu klik Restricted employee.
-
Pada halaman tersebut, klik “Add restriction”.
Penting
Anda perlu mengatur akses role dari submenu Restricted employee's NIK terlebih dahulu. Pelajari panduannya di sini. Maka, pada sidebar yang muncul, lengkapi kolom-kolom yang kosong.
| No. | Nama Kolom/Tombol | Deskripsi |
| 1 | Field type | Tentukan berdasarkan tipe informasi data pribadi apakah restriction ini akan diberlakukan, misalnya NIK, nomor telepon, atau email. |
| 2 | Restricted data | Lengkapi informasi data pribadi kandidat atau eks-karyawan yang mendapatkan restriction. |
| 3 | Reason | Lengkapi alasan mengapa karyawan tersebut mendapatkan restriction. |
| 4 | Period | Tentukan periode diberlakukannya restriction ini. |
| 5 | No period limit | Klik ini apabila restriction ini diberlakukan secara permanen. |
| 5 | Soft restriction | Pilih opsi restriction ini apabila pengguna Mekari Talenta tetap dapat memasukkan data karyawan ke sistem dengan adanya peringatan yang akan muncul menyatakan bahwa karyawan tersebut merupakan karyawan yang masuk daftar hitam (restricted employee). |
| 6 | Hard restriction | Pilih opsi restriction ini agar pengguna Mekari Talenta tidak dapat memasukkan data karyawan restricted ke sistem. |
-
Jika data yang dimasukkan sudah sesuai, klik “Save” untuk menyimpan.
Penting
Berikut adalah daftar proses-proses yang akan mendapatkan peringatan restricted employee.
1. Proses Penambahan & Perubahan Data Individu
- Tambah Karyawan (Add Employee): Pesan validasi akan muncul secara langsung (inline) pada formulir sebelum Anda menyimpan data.
- Edit Karyawan dan Edit Profil (Data Pribadi & Info Payroll): Validasi akan dilakukan seketika saat Anda menekan tombol “Save”.
- Mempekerjakan Kembali Karyawan (Rehire Employee): Pesan validasi akan muncul sebelum proses rehire diselesaikan secara final.
- Permintaan Tambah Karyawan & Perubahan Data (Web & Mobile): Validasi muncul secara langsung pada aplikasi versi web maupun aplikasi seluler (mobile).
2. Proses Massal (Bulk)
- Impor Tambah Karyawan (Bulk Import): Jika Anda menambahkan banyak karyawan sekaligus melalui unggahan file, hasil validasi NIK dapat diperiksa melalui menu Processing Inbox.
- Pembaruan Data Karyawan Massal (Bulk Update - General Info): Untuk pembaruan data umum dalam jumlah besar, status atau hasil validasi juga akan ditampilkan pada Processing Inbox. Maka, restriction akan tersimpan di daftar Restricted employee. Untuk mengelola daftar tersebut, pelajari bagian C.
B. Import Restriction (Massal)
- Pergi ke menu Settings.
- Pilih Company, lalu klik Restricted employee.
- Pada halaman tersebut,, klik “Import”.
-
Pada halaman Import restriction, klik “Download template” untuk mengunduh template. Kemudian, unggah kembali template yang sudah terisi dengan klik “Browse” atau drag and drop file tersebut di kotak Drop your file(s) here, lalu klik “Import”.
Berikut adalah contoh template Import restriction dalam format XLSX yang perlu Anda lengkapi. Anda dapat mengarahkan kursor ke bagian yang di-highlight seperti pada gambar berikut pada template Anda untuk melihat panduan pengisiannya.
Maka, terdapat tampilan box seperti berikut yang menunjukkan informasi proses sistem mengunggah data.
Apabila sistem sudah selesai memproses data tersebut, maka tampilan box akan berubah menjadi seperti berikut. Klik “Go to inbox” untuk melihat keterangan lengkapnya.
Ketika Anda kembali ke halaman Restricted employee, proses import data secara massal berhasil apabila daftar bertambah sesuai dengan template yang Anda unggah.
C. Edit dan Delete Restricted Employees
Setelah membuat daftar restricted employees, Anda dapat mengelolanya. Tindakan pengelolaan daftar data yang dapat dilakukan seperti mengubah dan menghapus. Maka, dari itu, pastikan agar role tertentu yang dapat melakukan tidakan ini dengan mengatur access role terlebih dahulu.
Klik “Actions” lalu pilih Edit untuk mengubah informasi restriction, atau Delete untuk menghapus restriction.
Selain menghapus restriction secara satuan, Anda dapat melakukannya secara massal dengan mencentang checkbox data-data yang ingin dihapus. Kemudian, klik “Delete”.
Demikian panduan mengelola pengaturan restricted employees atau kandidat daftar hitam. Melalui Talenta New Recruitment, Anda dapat memantau rincian kandidat dan memindahkan tahapan rekrutmennya. Namun, pelajari panduannya terlebih dahulu untuk memahami langkah-langkahnya di sini.