Pada proses rekrutmen, setelah melalui proses tahap Screening, pada umumnya tahap selanjutnya adalah untuk melakukan move stage menuju tahap Assessment. Pada tahap ini, kandidat wajib mengerjakan serangkaian tes penilaian dari rekruter perusahaan yang dilamar. Melalui Mekari Talenta, rekruter dapat mengundang kandidat secara satuan maupun massal untuk melakukan assessment dengan fitur Invite Assessment. Selain itu, untuk kondisi tertentu terdapat fitur yang dapat membantu Anda untuk mengubah dan membatalkan Assessment yang telah dikirim. Berikut langkah-langkahnya.
A. Invite Assessment
Pergi ke menu “Candidate”.
-
Klik tab “Screening” lalu pilih salah satu nama kandidat.
Penting
Anda juga dapat mengundang kandidat untuk melakukan assessment secara massal dengan mencentang nama-nama kandidat. Kemudian, klik “Move to”, lalu pilih salah satu assessment yang ingin Anda kirimkan. -
Kemudian klik “Move stage” dan pilih salah satu assessment yang Anda hendak kirimkan pada bagian Assessment.
Proses pengaturan Assessment dapat Anda pelajari lebih lanjut di sini.
Penting
Proses selanjutnya dapat berjalan secara manual seperti yang ditunjukkan pada panduan ini. Namun, apabila Anda mengaktifkan Enable assessment, maka setelah Anda memindahkan stage, sistem akan secara otomatis mengirimkan URL/link assessment untuk kandidat yang melamar posisi pekerjaan tertentu. Pelajari panduannya di sini. -
Kemudian, muncul tampilan berikut. Pilih lokasi pengerjaan tugas yang terdiri dari On-site dan Online.
- Apabila Anda menginginkan kandidat untuk mengerjakan tugas secara On-site, maka Anda dapat mengisikan alamat serta detail ruangan kantor pada kolom Office.
- Apabila Anda menginginkan kandidat untuk mengerjakan tugas secara Online, maka Anda dapat mengisikan link URL pada kolom Assessment link. Selanjutnya, isikan tanggal (Date) dan waktu (Time) pelaksanaan Assessment secara On-site untuk apabila Anda menginginkan kandidat untuk mengerjakan tugas tersebut di kantor.
Apabila Anda menginginkan kandidat untuk mengerjakan Assessment secara Online, maka isikan kolom Due date dan Time seperti berikut.
Lalu Anda dapat centang toggle berikut untuk mengirimkan Invitation melalui email.
Kemudian, isikan instruksi pelaksanaan tugas. Instruksi ini akan muncul pada email Invitation untuk kandidat.
-
Selanjutnya, apabila dibutuhkan, klik “Choose file” untuk mengunggah lampiran. Setelah lampiran berhasil terunggah ke sistem, Anda dapat klik “Attach assessment file on the email” agar lampiran dimasukkan ke dalam email yang dikirimkan ke kandidat.
Pada form Invite for Assessment untuk serangkaian tes tertentu yang telah diatur, Anda dapat mendapatkan bagian tambahan yang perlu diisi, yaitu bagian Assessment seperti berikut.
Keterangan:
1. Start date and Time (wajib diisi): Tentukan tanggal mulai tes beserta waktunya. Anda wajib memilih waktu di atas 5 menit ke depan.
2. Due date and Time (wajib diisi): Tentukan tanggal berakhirnya tes beserta waktunya. Pilih waktu penutupan tes dengan menyesuaikan durasi tes.
3. Instructions (opsional): Isi dengan instruksi pengerjaan tes. Lalu tentukan Assessor yang akan menilai Assessment kandidat. Dalam hal ini, Anda juga dapat menambahkan Assessor lebih dari satu dengan klik “Add assessor”.
Apabila keseluruhan data telah terisi, Anda dapat klik “Preview email” untuk melihat pratinjau email undangan Assessment untuk kandidat.
Maka akan muncul tampilan pratinjau email seperti berikut. Pastikan keseluruhan isinya telah benar, lalu klik “Send”.
-
Selanjutnya, klik “Save”.
- Jadwal Assessment yang telah berhasil diunggah dapat Anda Cancel (batalkan), Edit (ubah kembali), dan Submit (kumpulkan hasilnya).
- Saat ini, tindakan Cancel dan Edit hanya dapat diterapkan ke Assessment yang tidak mengandung tes.
B. Edit Assessment
Apabila Anda ingin memperbarui detail undangan penilaian (assessment) kandidat yang sudah terjadwal, Anda dapat memanfaatkan fitur Edit assessment yang ada pada halaman Candidate detail. Dengan fitur ini, rekruter dapat mengubah informasi penilaian (seperti tanggal jatuh tempo, mengganti penilai, atau memperbarui instruksi) tanpa harus membatalkan dan mengirim ulang undangan tes secara manual. Berikut penjelasannya.
Pada halaman Candidates, pilih stage Assessments, kemudian pilih salah satu nama kandidat pada daftar.
Lalu, pilih tab “Assessments”.
Pada undangan assessment yang ingin diubah rinciannya, klik “titik tiga” kemudian pilih Edit assessment.
-
Maka, muncul sidebar berikut. Anda dapat mengubah rincian-rincian yang terdapat pada undangan assessment.
Penting
- Anda tidak dapat melakukan perubahan atau pengeditan dalam waktu 30 menit sebelum jadwal penilaian dimulai, sama halnya dengan aturan pembatalan tes. Hal ini untuk memastikan konsistensi data sebelum kandidat memulai penilaian mereka.
- Saat detail diubah, tugas tes sebelumnya akan dianggap tidak berlaku (diinvalitasi) dan sistem akan otomatis membuatkan tugas tes baru. Selain itu, sistem akan mengirimkan email pembaruan kepada kandidat berisi detail instruksi atau jadwal terbaru.
- Rincian-rincian yang dapat Anda ubah adalah tahap (stage), waktu assessment, catatan khusus di email, lampiran, durasi tes, serta catatan khusus tes.
- Nama tes tidak dapat diubah. Jika Anda ingin mengganti jenis tes, Anda harus membatalkan undangan saat ini dan mengundang ulang kandidat tersebut.
C. Cancel Assessment
Apabila rencana rekrutmen berubah, Anda dapat memanfaatkan fitur Cancel assessment pada halaman Candidate detail untuk membatalkan penilaian yang sudah terkirim kepada kandidat. Fitur ini memungkinkan rekruter menghentikan proses penilaian secara instan melalui halaman detail kandidat.
Pada halaman Candidates, pilih stage Assessments, kemudian pilih salah satu nama kandidat pada daftar.
Lalu, pilih tab “Assessments”.
-
Pada undangan assessment yang ingin dibatalkan, klik “titik tiga” kemudian pilih Cancel assessment.
Anda juga dapat mengumpulkan hasil assessment dengan klik Submit assessment result.
-
Maka, pop-up berikut muncul. Isi alasan pembatalan (wajib), kemudian klik “Cancel assessment”.
Setelah dibatalkan, kandidat akan secara otomatis menerima email pembatalan dan tautan (link) tes yang sebelumnya dikirimkan akan menjadi tidak valid (tidak bisa diakses).
Penting
- Anda tidak dapat melakukan pembatalan dalam waktu 30 menit sebelum jadwal penilaian dimulai.
- Fitur ini tidak tersedia untuk kandidat yang masih berada di tahap New Candidate. Penilaian hanya bisa dibatalkan jika kandidat sudah dipindahkan ke tahap setelahnya.
- Pembatalan hanya dapat dilakukan satu per satu melalui halaman detail kandidat dan tidak tersedia untuk dilakukan secara massal (bulk).
Saat ini, tindakan Cancel dan Edit hanya dapat diterapkan ke Assessment yang tidak mengandung tes.
Demikian cara melakukan Invite, Edit, dan Cancel assessment untuk para kandidat. Selanjutnya Anda akan mempelajari terkait cara menambahkan jadwal Interview pada New Talenta Recruitment.