Melalui Talenta, Anda dapat mengatur jalur approval untuk karyawan yang mengajukan live attendance. Jalur approval ini dapat Anda kustomisasi layer dan PIC (Person in Charged)nya, baik satu divisi/tim atau perorangan. Sehingga, setiap pengajuan live attendance akan perlu persetujuan dari PIC tersebut.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengatur approval live attendance untuk Super Admin:
- Masuk ke menu Company Settings.
- Klik tab ESS dan pilih Approval.
- Klik “Edit” pada urutan Request untuk mengatur pengajuannya.
- Kemudian, Anda dapat melakukan pengaturan fitur auto approval pada pop-up yang muncul. Centang “Enable automatic approval based on cut off” agar request otomatis diterima/ditolak oleh sistem berdasarkan tanggal tertentu yang dapat Anda atur sesuai dengan kebijakan perusahaan.
| No. | Nama Pengaturan | Penjelasan |
| 1. | Auto approval type | Anda dapat memilih tipe pengaturan otomatis berikut:
|
| 2. | Auto approval date | Pilih salah satu pengaturan berdasarkan waktu apakah request ini diapprove atau direject oleh sistem.
|
| 3. | Auto approval occurs | Pilih kapan auto approval/rejection ini terjadi:
|
- Klik “Save” untuk menyimpan perubahan kebijakan request.
- Kemudian, Anda dapat mengatur kebijakan approval live attendance request dengan klik “Edit” pada urutan Approval.
- Di sini, Anda dapat menambahkan daftar kepada siapa (subjek) setting approval berlaku dengan klik "Add More".
- Kolom Setting berfungsi untuk memilih kepada siapa (subjek) setting approval ini akan berlaku. Anda dapat melakukan pengaturan dengan beberapa pilihan (all employee, job, organization, job level, employee ID, branch, dan SBU (Strategic Business Unit)).
- Maka, berdasarkan filter yang telah dipilih, Anda dapat memilih filter kategori Value untuk rincian spesifiknya.
- Apabila Auto Ascend dicentang, apabila approval pada job position tersebut kosong, request akan diteruskan ke job position yang berada di layer atasnya.
- Pada kolom Position, terdapat Up Down yang berfungsi untuk untuk memindahkan urutan subjek. Pada contoh gambar dibawah, apabila Anda klik "UP DOWN" pada subjek Employee ID, maka posisi employee ID akan berpindah ke bawah dan subjek All Employee akan naik ke atas.
Anda dapat membaca pengaturan tersebut seperti berikut:
Subjek Urutan 1: Employee ID; Value: 11158227 - Maulidia Saputri
Subjek Urutan 2: Organization; Value: HRD
Apabila karyawan A memiliki job level sebagai Head, maka sistem akan menyeleksi dari urutan 1 terlebih dahulu, apakah karyawan A masuk kedalam kategori subjek urutan 1?
Jika tidak, sistem akan melanjutkan proses penyeleksian ke posisi urutan request berikutnya, sampai sistem menemukan subjek yang sesuai dengan posisi Karyawan A, yang mana berada pada urutan ke 2 dan menerapkan urutan approval yang sudah diterapkan para posisi tersebut.
Sehingga dapat disimpulkan, apabila Anda ingin menerapkan pengecualian (jalur approvalnya berbeda dengan yang umum), Anda dapat letakkan di urutan atas dan dapat diurutkan dari yang paling spesifik ke yang paling umum (All Employee). - Klik "Rule" untuk menentukan layer approver.
- Approval list dapat dibuat lebih dari satu layer dengan klik tombol “Add more” pada halaman approval rule sehingga request tersebut baru bisa di approve apabila sudah disetujui oleh beberapa tingkat approval.
- Lalu, pada kolom Setting Anda dapat memilih approval berdasarkan Upper Job Position, Employee ID, atau Consultant.
- Isikan Request Type.
- Requested: Karyawan dapat melakukan request sendiri.
- Requester: Karyawan tidak dapat melakukan request sendiri. - Isikan kolom Value berdasarkan level Job Position yang dimiliki approvalnya.
Contoh:
- Value diisi 1: Jika Staff GA request time off, maka approvalnya adalah Supervisor HRD & GA.
- Value diisi 2: Jika Staff GA request time off, maka approvalnya adalah Manager HRD & GA. - Klik "Close" untuk menyimpan.
- Klik “Save” untuk menyimpan kebijakan approval Live Attendance request.
Demikian panduan cara mengatur persetujuan pada live attendance. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengatur approval transfer karyawan di sini.