Bagaimana Cara Membuat Time Off Policy (Kebijakan Cuti) Karyawan (Tampilan Baru)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Setelah menambahkan schedule atau jadwal kerja karyawan, Anda juga dapat membuat kebijakan cuti baru untuk kemudian diterapkan. Kebijakan cuti di Talenta dapat diatur dan dikustomisasi berdasarkan kebutuhan setiap perusahaan.

Penting
Terdapat 2 (dua) tampilan untuk pengaturan kebijakan cuti yang Anda dapat atur di Talenta Labs. Pada guidebook ini menjelaskan tampilan baru Create Policy untuk Time Off. Jika Anda ingin membaca panduan untuk tampilan lama, Anda dapat klik di sini.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Pada menu Dashboard, klik ikon "Profile" pada bagian kanan atas.
    mceclip0.png
  2. Lalu klik "Company Settings".
    mceclip1.png
  3. Klik menu Time Management lalu pilih "Time Off".
    mceclip0.png
  4. Untuk membuat kebijakan cuti baru pada perusahaan Anda, klik “Create policy”.

    Anda dapat menggunakan tampilan lama dari menu pengaturan time off ini dengan klik “here” pada banner biru.

  5. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Create policy seperti berikut. Terdapat 4 halaman yang harus Anda lengkapi, yaitu Policy information, Balance information, Policy rules, dan Assign employee. Anda dapat mengisikan informasi yang dibutuhkan pada kolom-kolom yang tersedia.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
1 Policy name Isikan nama cuti di kolom ini.
2 Policy code Isikan kode cuti dari nama cuti yang dibuat di kolom ini.
3 Description Deskripsikan secara singkat mengenai cuti di kolom ini.
4 Effective date Tentukan tanggal efektif mulainya kebijakan cuti ini.
  1. Jika sudah selesai mengisi halaman Policy information, klik “Continue” untuk pergi ke halaman selanjutnya.
  2. Pada halaman kedua (Balance information), Anda dapat menentukan kebijakan mengenai saldo cuti seperti berikut.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
1 Balance allocation type Pilih salah satu tipe alokasi saldo:
  • Fixed balance: Pilih membuat kebijakan cuti yang umum, dimana karyawan akan mendapatkan saldo cuti per periode tertentu.
  • Roster leave: Kebijakan ini memberikan kesempatan untuk karyawan agar dapat mengambil cuti setelah bekerja selama beberapa hari tertentu. Anda dapat mempelajari cara mengatur roster leave di sini.
2 Balance limit Pilih salah satu kebijakan limit alokasi saldo:
  • This policy sets a limit on balance allocation: Pilih ini apabila pada perusahaan Anda memberlakukan kebijakan limit saldo cuti berdasarkan batas tertentu. Dengan memilih peraturan ini, maka Anda wajib mengatur preferensi peraturan-peraturan selanjutnya.
  • This policy has unlimited balance allocation: Pilih ini apabila perusahaan Anda memberlakukan kebijakan limit saldo cuti tanpa batas. Dengan memilih peraturan ini, Maka Anda tidak perlu mengatur prefensi peraturan selanjutnya. Anda dapat langsung pergi ke halaman selanjutnya dengan klik “Continue”.
3 Balance allocation frequency Pilih periode pembaruan alokasi saldo berikut:
  1. Annually
    Saldo cuti diperbarui setiap tahun. Anda dapat memilih tanggal dan bulan renewal saldo pada kolom-kolom berikut.

    Kemudian, Anda dapat memilih alokasi saldo awal berdasarkan On renewal date (pada tanggal renewal), Upon working a certain month (pada masa kerja berdasarkan bulan tertentu), Upon changing employment status (pada saat perubahan status ketenagakerjaan, atau On the date the contract is signed (pada tanggal kontrak ditandatangani oleh karyawan).

    - Jika Anda memilih Upon working a certain month, maka Anda perlu mengisi jumlah bulannya di kolom Waiting period. Anda dapat menentukan batas tanggal karyawan dapat dihitung sebagai sebulan masuk kerja pada kolom Employee who joined on or before this date will be rounded to. Contoh: Bila employee who join before day 14 will be rounded to one month, maka: Karyawan yang bergabung dari tanggal 1-14, akan dihitung cutinya sejak bulan tersebut. Sedangkan karyawan yang bergabung dari tanggal 15-seterusnya tidak akan mendapat saldo cuti bulan tersebut.

    - Anda dapat menentukan pembulatan yang akan digunakan untuk saldo cuti yang muncul, pada bagian Balance Rounding, apabila prorate penghitungan cuti memiliki hasil dengan pecahan desimal.

    No rounding: sesuai dengan angka desimal yang ada, tidak ada pembulatan.
    Round up: Pembulatan angka ke atas.
    Round down: Pembulatan angka ke bawah.
    Custom value: pembulatan disesuaikan dengan angka yang telah ditentukan.
    - Jika Anda memilih Upon changing employment status, maka Anda perlu mencentang salah satu atau beberapa status ketenagakerjaan berikut.

    - Jika Anda memilih Annually, maka opsi Enable block leave muncul. Block leave merupakan kebijakan cuti yang biasa dimiliki oleh perusahaan-perusahaan jasa keuangan. Kebijakan cuti ini biasanya berlaku selama minimal 5 hari kerja berturut-turut tanpa jeda wajib diambil oleh karyawan. Namun, peraturan tersebut dapat berbeda-beda sesuai kebijakan perusahaan. Anda dapat mengkustomisasi minimal cuti yang dapat diambil secara berturut-turut pada Time off taken.

  2. Monthly
    Saldo cuti diperbarui setiap bulan. Anda dapat memilih tanggal berapa saldo diperbarui setiap bulannya pada kolom Selected date. Atau, klik Anniversary date untuk menentukan tanggal perbulan berdasarkan tanggal masuknya masing-masing karyawan.

    Kemudian, Anda dapat memilih alokasi saldo awal berdasarkan On renewal date (pada tanggal renewal), Upon working a certain month (pada masa kerja berdasarkan bulan tertentu), Upon changing employment status (pada saat perubahan status ketenagakerjaan, atau On the date the contract is signed (pada tanggal kontrak ditandatangani oleh karyawan).
  3. Anniversary: Saldo cuti diperbarui setiap ulang tahun kerja masing-masing karyawan.

    Jika Anda memilih Anniversary, maka opsi Enable block leave muncul. Block leave merupakan kebijakan cuti yang biasa dimiliki oleh perusahaan-perusahaan jasa keuangan. Kebijakan cuti ini biasanya berlaku selama minimal 5 hari kerja berturut-turut tanpa jeda wajib diambil oleh karyawan. Namun, peraturan tersebut dapat berbeda-beda sesuai kebijakan perusahaan. Anda dapat mengkustomisasi minimal cuti yang dapat diambil secara berturut-turut pada Time off taken.

  1. Kemudian, Anda dapat menentukan jumlah saldo cuti yand didapatkan karyawan.

    - Base balance: Pilih dan isikan jumlah saldo cuti secara kustom di sini. Berdasarkan contoh di atas, maka saldo cuti akan kembali menjadi 12 setiap selesainya periode yang dipilih.
    - Based on length of service: Pilih ini apabila perusahaan menerapkan kebijakan penambahan saldo cuti setiap tahun/bulan/ulang tahun kerjanya. Berdasarkan contoh di bawah, maka cara membacanya adalah Tahun ke … sampai tahun ke …. memperoleh cuti … hari. Apabila Anda memilih periode bulanan, maka tahun akan diganti menjadi hitungan bulan.

  2. Lalu, Anda dapat menentukan kebijakan kadaluarsa cuti.

    Pada dropdown, Anda dapat memilih kebijakan kadaluarsa cuti berikut.

    - No expiration date: Pilih ini jika tidak ada tanggal kadaluarsa saldo cuti.
    - In month: Pilih ini jika cuti kadaluarsa dalam hitungan bulan. Anda dapat menuliskan berapa bulan cuti ini kadaluarsa dalam kolom berikut.

    - On selected date: Pilih ini jika cuti kadaluarsa di tanggal dan bulan tertentu. Selain memilih tanggal dan bulan kadaluarsa, Anda dapat menentukan masa toleransi diberlakukannya tanggal expired bagi suatu kebijakan cuti, berdasarkan jumlah bulan yang ditetapkan sebelum tanggal expired.

  3. Klik “Continue” untuk lanjut ke halaman pengaturan kebijakan cuti selanjutnya.
  4. Selanjutnya, Anda dapat menentukan aturan-aturan request cuti pada halaman Policy rules sesuai dengan kebutuhan Anda dengan menggeser tombol toggle dari Disabled (Nonaktif) ke Enabled (Aktif) atau sebaliknya.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
1 Show in request form Mengijinkan karyawan untuk memilih kebijakan ini pada formulir request.
2 Half-day request Mengijinkan karyawan untuk request ambil cuti setengah hari.
3 New schedule for half-day request Karyawan perlu mengajukan request waktu masuk dan keluar untuk cuti setengah hari.
4 Hourly time off request Mengijinkan karyawan untuk mengambil cuti per jam. Anda diwajibkan untuk menentukan berapa jumlah jam yang dihitung sebagai cuti penuh pada kolom berikut.

Contoh di atas berarti apabila karyawan mengambil cuti 3 jam ke atas, maka dihitung sebagi cuti sehari penuh.
5 Maximum days per request Menerapkan batas hari cuti yang diajukan per request. Maka, Anda wajib mengisikan jumlah maksimal cuti yang diajukan per request di kolom berikut.

Contoh di atas berarti karyawan hanya dapat mengajukan cuti maksimal 3 hari per request.
6 Attachment Mewajibkan karyawan untuk melampirkan file lampiran terkait pengajuan cuti.
7 Balance reduction on day off Menerapkan jumlah cuti yang dikurangi dari saldo karyawan ketika mereka meminta cuti pada hari libur yang dijadwalkan.
8 Negative balance Mengijinkan karyawan mengambil cuti lebih banyak daripada saldo yang dialokasikan. Maka, Anda wajib mengisikan jumlah maksimal saldo negatif di kolom berikut.

Contoh di atas berarti karyawan mendapatkan 1 hari extra cuti yang dapat diambil untuk setiap periode yang dipilih.

  1. Anda dapat mengaktifkan kebijakan sisa saldo cuti yang dapat diteruskan ke periode selanjutnya dengan klik tombol toggle Disabled ke Enabled. Anda dapat mengkustomisasi kebijakan tersebut.

    - Maximum time off to carry over: Isikan jumlah maksimal cuti yang dapat diteruskan ke periode selanjutnya dalam hitungan hari.
    - Expiration of carry over balances: Isikan berapa bulan cuti terusan tersebut kadaluarsa di periode selanjutnya tersebut.

  2. Pada bagian ini, Anda dapat mengaktifkan kebijakan terkait kompensasi. Untuk mengaktifkan kebijakan cuti dapat dicairkan menjadi kompensasi saat karyawan mengundurkan diri dengan klik tombol toggle Disabled ke Enabled.
  3. Klik “Continue” untuk lanjut ke halaman pengaturan kebijakan cuti selanjutnya.
  4. Pada tahap terakhir ini, Anda dapat menentukan siapa saja karyawan yang mendapatkan kebijakan ini. Klik “Assign & update employee”.
  5. Pada sidebar yang muncul, Anda dapat klik nama-nama karyawan yang terdapat pada daftar di bagian kiri. Nama yang terpilih akan berpindah ke bagian kanan. Jika nama-nama yang terpilih sudah sesuai, klik “Save”.

    Anda dapat klik “Filter” untuk menyaring nama-nama pada daftar kiri berdasarkan kategori tertentu. Anda dapat menyesuaikan filter karyawan berdasarkan kategori Branch, Organization, Job level, Job position, dan Employment status. Lalu, klik “Apply filter” untuk menerapkan.

  6. Maka, nama-nama yang sudah Anda pilih akan muncul pada daftar berikut.
  7. Untuk menerapkan kebijakan ini secara otomatis bagi karyawan baru, Anda dapat mencentang Make this the default time off policy for new employees. Kemudian, Anda wajib menentukan kriteria karyawan seperti apakah yang mendapatkan kebijakan cuti ini. Sebagai contoh, pada gambar berikut, Anda memilih karyawan baru dari Branch (cabang) Pusat saja yang mendapatkan kebijakan ini. Anda dapat menambahkan kriteria karyawan baru lainnya dengan klik “Add criteria”.
  8. Selanjutnya, Jika sudah melengkapi semua informasi yang dibutuhkan, klik “Create policy”.
  9. Maka, policy atau kebijakan cuti akan terdaftar di halaman ini.

Selanjutnya, Anda bisa memberikan kebijakan time off yang sudah Anda atur ke karyawan pada menu Time Management oleh user dengan role Superadmin atau Admin. Anda bisa mengatur time off secara manual atau massal.