Selain secara manual, Anda dengan role Super Admin/Admin dapat membuat penjadwalan secara otomatis dengan fitur Auto Schedule. Fitur pada Mekari Talenta ini dapat memangkas waktu proses pembagian jadwal karyawan, terutama apabila terdapat sejumlah karyawan yang belum mendapatkan jadwal.
Selain itu, penjadwalan dapat secara optimal mencakup shift yang ada dan menghindari error atau ketidak sesuaian saat membuat jadwal secara manual. Sistem secara otomatis membagikan jadwal berdasarkan kriteria - kriteria tertentu yang dapat Anda susun sesuai kebutuhan Anda.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuat Auto Schedule.
- Masuk ke menu Account Settings.
- Kemudian, klik tab Time Management dan pilih Auto schedule.
- Terdapat tampilan berbeda untuk pengguna pertama dan yang sudah pernah membuat Auto schedule. Jika Anda pengguna pertama, maka klik “Learn more” untuk mempelajari buku panduan ini.
- Selanjutnya, Anda dapat mengatur jam kerja karyawan dengan klik “Set up now”.
- Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Working hour set up. Working hour set up perlu diatur supaya quota jam kerja per harinya terpenuhi.
| No. | Nama Kolom/Tombol | Deskripsi |
| 1 | Add job position |
Klik untuk menambahkan kolom job position apabila lebih dari satu jabatan yang akan Anda tugaskan dengan jadwal jam kerja ini. Berikut adalah contoh Work hour dengan 6 job position yang berbeda dengan kebijakan jam kerja yang berbeda juga. |
| 2 | Search job position | Ketikkan jabatan tertentu yang ingin Anda cari di kolom search bar ini. |
| 3 | Job position | Pilih job position yang hendak disetting untuk keperluan auto schedule |
| 4 | Work hours per day | Tentukan jam kerja maksimal karyawan dengan job position yang telah dipilih per harinya. |
| 5 | Day off per week | Tentukan jumlah maksimal hari libur karyawan dengan job position yang telah dipilih perminggunya. |
| 6 | Day off on weekend | Aktifkan toggle button ini untuk memperbolehkan sistem memberikan libur pada hari sabtu/minggu. |
| 7 | Delete | Klik untuk menghapus job position dan pengaturannya. |
- Jika data yang diisi sudah sesuai, klik “Save”.
- Selanjutnya, Anda dapat membuat Auto schedule preset baru dengan klik “Create new preset”.
- Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Create new preset seperti berikut. Anda dapat melengkapi informasi yang dibutuhkan, seperti tugas shift per harinya dan jumlah karyawan yang Anda tugaskan pada kolom-kolom yang sesuai.
| No. | Nama Kolom/Tombol | Deskripsi |
| 1 | Name | Isi kolom ini dengan nama preset. |
| 2 | Description | Anda dapat secara opsional menyertakan deskripsi tentang preset ini dengan melengkapi kolom ini. |
| 3 | Include time off | Aktifkan toggle button ini untuk memperbolehkan sistem memberikan jadwal kerja walaupun karyawan sudah submit cuti |
| 4 | Include holiday | Aktifkan toggle button ini untuk memperbolehkan sistem memberikan jadwal kerja pada hari libur (national, company, and special holiday). |
- Selanjutnya, Anda dapat mengatur shift pada bagian Set shift. Di sini, Anda dapat mengelompokan shift berdasarkan group. Ikuti penjelasan berikut.
| No. | Nama Kolom/Tombol | Deskripsi |
| 1 | Select days | Pilih hari - hari shift untuk masing - masing group. Lalu, klik ikon “panah bawah” untuk menentukan shift. |
| 2 | Select shift | Pilih shift untuk group tersebut. - Shift yang tersedia pada pilihan ini merupakan shift yang telah Anda atur sebelumnya di sini. |
| 3 | Select job position | Pilih karyawan dengan jabatan kerja apakah yang akan ditugaskan dengan shift ini. Pilihan yang muncul sesuai dengan pengaturan yang telah Anda lakukan sebelumnya saat tahap Set work hour. Jika Anda tidak menemukan job position yang sesuai klik “working hour set up” untuk kembali mengatur work hour. |
| 4 | Total employees | Tentukan berapa banyak karyawan yang Anda tugaskan. - Sistem akan memilih karyawan dengan jabatan yang telah dipilih secara acak dengan metode equal distribution yang berarti sistem mencoba memberikan jadwal secara merata. |
| 5 | Copy | Klik untuk menyalin group yang telah diatur. |
| 6 | Delete | Klik untuk menghapus group atau shift berdasarkan job position. |
| 7 | Add job position | Klik untuk menambahkan jabatan lainnya pada group shift. |
| 8 | Add shift | Klik untuk menambahkan shift yang akan ditugaskan ke karyawan dengan jabatan tertentu. |
| 9 | Add shift group | Klik untuk menambahkan group shift lainnya. Dalam 1 preset, user wajib menentukan Senin - Minggu untuk bisa menyimpam (save) presetnya. |
- Jika data yang diisi sudah sesuai, klik “Save”.
- Maka, preset berhasil dibuat. Klik “Open auto schedule” pada pop-up yang muncul.
- Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman daftar Auto schedule preset. Di sini, Anda dapat melihat seluruh Auto schedule preset yang telah Anda buat sebelumnya. Anda dapat melihat informasi Name (Nama), Assigned to (Auto schedule ditugaskan ke), Description (Deskripsi Auto schedule), dan Last edited (Terakhir diedit).
- Anda juga dapat melakukan tindakan-tindakan tertentu pada Auto schedule preset yang telah dibuat dengan klik “Actions”.
- Klik Edit untuk mengubah pengaturan Auto schedule preset atau klik Delete untuk menghapus preset tersebut.
Penting
Anda tidak dapat menghapus preset yang telah dibuat transaksi auto schedule dengan status = draft, dan status = unpublish. - Jika Anda ingin menambahkan Auto schedule preset baru, maka klik “Create new preset” pada halaman Auto schedule settings.
Pada halaman ini, Anda dapat melihat berapa jumlah maksimal job positions yang telah Anda atur. Untuk mengubahnya, klik “Working hour set up: (amount) job positions >”.
- Maka, Anda akan diarahkan pada halaman Create new preset seperti pada langkah nomor 8.
Demikian panduan cara membuat Auto schedule pada menu settings Talenta. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengatur jam istirahat karyawan di sini.